Jak wystawiać paragony fiskalne w easySales: połączenie dla paragonów, seria i automatyczne wystawianie

Sprzedaż przy ladzie oznacza, że wydajesz klientowi paragon fiskalny, a nie fakturę. easySales wystawia ten paragon z własnego, wbudowanego modułu dokumentów: konfigurujesz jedno dedykowane połączenie fakturowania w krótkim kreatorze, a od tej pory każda sprzedaż w sklepie może wystawić paragon automatycznie i wysłać go prosto na kasę fiskalną.

Ten przewodnik obejmuje konfigurację — połączenie, serię, automatyczne wystawianie — a także to, gdzie paragony trafiają później i co jeszcze możesz zmienić w już wystawionym paragonie.

Czym jest paragon fiskalny w easySales

Paragon wychodzi z tego samego wbudowanego modułu dokumentów, z którego wychodzą Twoje faktury. Rozdziela je jedna właściwość, a siedzi ona na połączeniu fakturowania, nie na samym dokumencie: połączenie jest skonfigurowane albo do wystawiania faktur, albo do wystawiania paragonów.

Dlatego konto, które sprzedaje i online, i przy ladzie, ma dwa natywne połączenia — jedno wystawiające faktury, drugie wystawiające paragony. Nigdy nie wybierasz „faktura" czy „paragon" przy każdej sprzedaży osobno.

Zanim zaczniesz

Wystawianie paragonów należy do modułu Sklep stacjonarny, który jest wyłączony, dopóki go nie włączysz. Z paska bocznego otwórz Konto → Ustawienia, potem zakładkę Modules i włącz Sklep stacjonarny. Sekcja pojawia się od razu w lewym menu, a Ty trafiasz na jej przegląd, gdzie przewodnik konfiguracji prowadzi Cię przez pozostałe kroki.

Dwie rzeczy warto wiedzieć na wstępie:

• Zakładka Modules jest dostępna tylko na koncie głównym — członek zespołu nie może aktywować modułu.
• Utworzenie lub zmiana połączenia dla paragonów wymaga uprawnień do oprogramowania do fakturowania: podgląd wystarczy, by zobaczyć serię, a modyfikacja jest potrzebna, by uruchomić kreatora.

Jeśli wyłączysz moduł później, sekcja zniknie, ale Twoje ustawienia i historia zostaną zachowane.

Krok 1: utwórz połączenie dla paragonów

Z paska bocznego przejdź do Sklep stacjonarny → Ustawienia sklepu. Pierwsza karta to Wystawianie paragonów fiskalnych i dopóki jej nie skonfigurujesz, nosi etykietę Nieskonfigurowano. Kliknij Utwórz połączenie dla paragonów, aby otworzyć kreatora.

Kreator prosi o naprawdę niewiele, bo resztę wypełnia sam:

• Seria paragonów — prefiks na każdym numerze paragonu. easySales proponuje BON; do 32 znaków.
• Numer początkowy — pierwszy numer w serii. Zostaw 1 dla nowej serii albo ustaw wyżej, żeby kontynuować numerację, której już używasz.
• Nazwa firmy i NIP — pytane tylko wtedy, gdy konto nie ma jeszcze wbudowanego połączenia easySales. Jeśli już jakieś istnieje, kreator przenosi z niego dane firmy i pokazuje, z którego połączenia.
• Automatyczne wystawianie paragonu po zakończeniu sprzedaży — pozostaje wyłączone, dopóki go nie włączysz, a kreator to najprostsze miejsce, by to zrobić. Następny krok wyjaśnia, co robi.

Kliknij Utwórz połączenie dla paragonów, a karta przełączy się na Skonfigurowano, pokazując serię i numer, który weźmie następny paragon.

Krok 2: automatyczne wystawianie paragonów przy kasie

Gdy Automatyczne wystawianie paragonu po zakończeniu sprzedaży jest włączone, zakończenie sprzedaży w sklepie wystawia paragon bez drugiego kliknięcia i wysyła go na kasę fiskalną.

Pięć rzeczy musi się zgrać, żeby tak się stało:

1. Moduł Sklep stacjonarny jest aktywny.
2. Samo ustawienie jest włączone.
3. Sprzedaż została zapisana jako sprzedaż w sklepie, a nie jako zwykłe zamówienie online.
4. Zamówienie nie ma jeszcze paragonu.
5. Połączenie dla paragonów istnieje.

Jeśli brakuje któregokolwiek, paragon nie zostaje wystawiony — a sprzedaż i tak zapisuje się normalnie.

Paragon idzie na kasę fiskalną wskazaną na karcie Kasa fiskalna w Ustawieniach sklepu. To wybór na poziomie konta: nie jest to domyślna drukarka każdego kasjera.

Ustawienie możesz włączać i wyłączać w każdej chwili z karty Wystawianie paragonów fiskalnych, bez dotykania samego połączenia.

Gdzie trafiają wystawione paragony

Każdy paragon jest dokumentem przy swoim zamówieniu, a wszystkie są wypisane w jednym miejscu. Z paska bocznego przejdź do Sklep stacjonarny → Paragony fiskalne — otwiera się Dokumenty sprzedaży na zakładce Paragony, przefiltrowane na bieżący dzień, w nowej karcie przeglądarki.

Zakładka ma dwa eksporty: Eksport do Excela dla arkusza z tym, co pokazują aktualne filtry, oraz Eksportuj ZIP dla samych plików PDF paragonów.

Edycja paragonu po wystawieniu

To, czy paragon da się jeszcze poprawić, sprowadza się do jednego pytania: czy został sfinalizowany na kasie fiskalnej?

• Jeszcze nie sfinalizowany — możesz go edytować z listy dokumentów zamówienia, w tym samym formularzu, który służy do faktur: dane nabywcy, seria i numery, pozycje, przypis na dole, forma płatności.
• Już sfinalizowany na kasie fiskalnej — zablokowany. To samo dotyczy anulowanego paragonu.

Edycja aktualizuje dokument i jego PDF w easySales. Nie drukuje niczego ponownie i nie przepuszcza paragonu jeszcze raz przez kasę fiskalną.

Późniejsza zmiana serii

Karta Wystawianie paragonów fiskalnych zachowuje przycisk Edytuj serię, a prefiks serii można zmieniać w dowolnym momencie.

Numer początkowy jest celowo trudniejszy do ruszenia. To numer, który weźmie następny paragon, więc musisz zaznaczyć Zezwól na zmianę numeru początkowego, żeby pole się odblokowało.

Podnieś go, gdy chcesz przeskoczyć do przodu. Obniżenie go po tym, jak paragony już wyszły, oznacza wydawanie numerów, których już użyłeś — dokładnie po to jest tam dodatkowe zaznaczenie.