Kassenbons in easySales ausstellen: die Bon-Verbindung, die Serie und die automatische Ausstellung

Verkauf an der Theke heißt: Der Kunde bekommt einen Kassenbon, keine Rechnung. easySales stellt diesen Bon über die eigene, eingebaute Dokument-Engine aus: Sie richten über einen kurzen Assistenten eine einzige, dafür vorgesehene Abrechnungsverbindung ein, und ab dann kann jeder Ladenverkauf seinen Bon automatisch ausstellen und direkt an die Registrierkasse senden.

Diese Anleitung deckt die Einrichtung ab — die Verbindung, die Serie, die automatische Ausstellung — und außerdem, wo die Bons danach landen und was Sie an einem bereits ausgestellten Bon noch ändern können.

Was ein Kassenbon in easySales ist

Ein Bon kommt aus derselben eingebauten Dokument-Engine wie Ihre Rechnungen. Was die beiden trennt, ist eine einzige Eigenschaft, und die sitzt auf der Abrechnungsverbindung, nicht auf dem einzelnen Dokument: Eine Verbindung ist entweder für Rechnungen oder für Kassenbons konfiguriert.

Deshalb hat ein Konto, das online und an der Theke verkauft, am Ende zwei native Verbindungen — eine stellt Rechnungen aus, die andere Kassenbons. Sie wählen nie pro Verkauf zwischen „Rechnung" und „Bon".

Bevor Sie beginnen

Die Bonausstellung gehört zum Modul Ladengeschäft, das ausgeschaltet bleibt, bis Sie es einschalten. Öffnen Sie in der Seitenleiste Konto → Einstellungen, dann den Tab Modules, und schalten Sie Ladengeschäft ein. Der Bereich erscheint sofort in Ihrem linken Menü, und Sie landen auf seiner Übersicht, wo eine Einrichtungsanleitung Sie durch die restlichen Schritte führt.

Zwei Dinge, die Sie vorher wissen sollten:

• Der Tab Modules ist nur im Hauptkonto verfügbar — ein Teammitglied kann das Modul nicht aktivieren.
• Das Anlegen oder Ändern der Bon-Verbindung erfordert die Berechtigungen für Abrechnungssoftware: Ansehen genügt, um die Serie zu sehen, Bearbeiten ist nötig, um den Assistenten zu starten.

Wenn Sie das Modul später ausschalten, verschwindet der Bereich, Ihre Einstellungen und Ihr Verlauf bleiben aber erhalten.

Schritt 1: die Bon-Verbindung erstellen

Gehen Sie in der Seitenleiste zu Ladengeschäft → Filialeinstellungen. Die erste Karte ist Ausstellung von Kassenbons und trägt, solange sie nicht eingerichtet ist, das Label Nicht konfiguriert. Klicken Sie auf Bon-Verbindung erstellen, um den Assistenten zu öffnen.

Der Assistent fragt sehr wenig ab, weil er den Rest selbst ausfüllt:

• Bonserie — das Präfix auf jeder Bonnummer. easySales schlägt BON vor; bis zu 32 Zeichen.
• Startnummer — die erste Nummer in dieser Serie. Lassen Sie sie für eine neue Serie auf 1 oder setzen Sie sie höher, um eine bereits genutzte Nummerierung fortzuführen.
• Firmenname und USt-IdNr. — nur gefragt, wenn das Konto noch keine eingebaute easySales-Verbindung hat. Existiert bereits eine, übernimmt der Assistent die Firmendaten daraus und zeigt Ihnen, aus welcher Verbindung.
• Kassenbon bei Abschluss des Verkaufs automatisch ausstellen — bleibt aus, bis Sie es einschalten, und der Assistent ist dafür die einfachste Stelle. Der nächste Schritt erklärt, was es tut.

Klicken Sie auf Bon-Verbindung erstellen, und die Karte wechselt auf Konfiguriert und zeigt Ihre Serie sowie die Nummer, die der nächste Bon erhält.

Schritt 2: Kassenbons automatisch an der Theke ausstellen

Ist Kassenbon bei Abschluss des Verkaufs automatisch ausstellen eingeschaltet, stellt der Abschluss eines Ladenverkaufs den Bon ohne zweiten Klick aus und sendet ihn an Ihre Registrierkasse.

Fünf Dinge müssen dafür gleichzeitig zusammenkommen:

1. Das Modul Ladengeschäft ist aktiv.
2. Die Einstellung selbst ist eingeschaltet.
3. Der Verkauf wurde als Ladenverkauf erfasst, nicht als gewöhnliche Online-Bestellung.
4. Die Bestellung hat noch keinen Bon.
5. Die Bon-Verbindung existiert.

Fehlt eines davon, wird kein Bon ausgestellt — und der Verkauf wird trotzdem normal erfasst.

Der Bon geht an die Registrierkasse, die auf der Karte Registrierkasse in den Filialeinstellungen festgelegt ist. Das ist eine Entscheidung auf Kontoebene: Es ist nicht der Standarddrucker der einzelnen Kassierkraft.

Sie können die Einstellung jederzeit über die Karte Ausstellung von Kassenbons ein- und ausschalten, ohne die Verbindung selbst anzufassen.

Wo Ihre ausgestellten Kassenbons landen

Jeder Bon ist ein Dokument an seiner Bestellung, und alle sind an einer Stelle aufgelistet. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Ladengeschäft → Kassenbons — das öffnet Verkaufsdokumente im Tab Belege, gefiltert auf den aktuellen Tag, in einem neuen Browser-Tab.

Dieser Tab bietet zwei Exporte: Export Excel für eine Tabelle mit dem, was die Filter gerade zeigen, und ZIP exportieren für die Bon-PDFs selbst.

Einen Kassenbon nach der Ausstellung bearbeiten

Ob ein Bon noch korrigiert werden kann, hängt an einer einzigen Frage: Wurde er auf der Registrierkasse finalisiert?

• Noch nicht finalisiert — Sie können ihn aus der Dokumentliste der Bestellung bearbeiten, im selben Formular, das für Rechnungen verwendet wird: Käuferdaten, Serie und Nummern, Positionen, Fußnote, Zahlungsart.
• Bereits auf der Registrierkasse finalisiert — gesperrt. Dasselbe gilt für einen stornierten Bon.

Die Bearbeitung aktualisiert das Dokument und dessen PDF innerhalb von easySales. Sie druckt nichts neu und schickt den Bon nicht erneut über die Registrierkasse.

Die Serie später ändern

Die Karte Ausstellung von Kassenbons behält eine Schaltfläche Serie bearbeiten, und das Serienpräfix lässt sich jederzeit ändern.

Die Startnummer ist bewusst schwerer erreichbar. Es ist die Nummer, die der nächste Bon erhält, deshalb müssen Sie Änderung der Startnummer erlauben ankreuzen, bevor sich das Feld entsperrt.

Erhöhen Sie sie, wenn Sie nach vorne springen wollen. Sie zu senken, nachdem schon Bons ausgegeben wurden, bedeutet, Nummern zu vergeben, die Sie bereits verwendet haben — genau dafür ist das zusätzliche Häkchen da.