Cum emiți bonuri fiscale în easySales: conexiunea pentru bonuri, seria și emiterea automată

Vânzarea la ghișeu înseamnă că îi dai clientului un bon fiscal, nu o factură. easySales emite acel bon din propriul motor de documente încorporat: configurezi o singură conexiune de facturare dedicată, printr-un asistent scurt, iar de acolo încolo fiecare vânzare în magazin își poate emite bonul automat și îl trimite direct la casa de marcat.

Ghidul acoperă configurarea — conexiunea, seria, emiterea automată — plus unde ajung bonurile după aceea și ce mai poți schimba la unul deja emis.

Ce este un bon fiscal în easySales

Un bon iese din același motor de documente încorporat din care ies și facturile. Ce le desparte este o singură proprietate, iar ea stă pe conexiunea de facturare, nu pe documentul în sine: o conexiune e configurată fie să emită facturi, fie să emită bonuri.

De aceea un cont care vinde și online și la ghișeu ajunge cu două conexiuni native — una care emite facturi, alta care emite bonuri. Nu alegi niciodată „factură" sau „bon" de la o vânzare la alta.

Înainte să începi

Emiterea bonurilor face parte din modulul Magazin fizic, care e oprit până îl pornești tu. Din bara laterală, deschide Cont → Setări, apoi tabul Module, și pornește Magazin fizic. Secțiunea apare imediat în meniul din stânga și ajungi pe prezentarea ei generală, unde un ghid de configurare te duce prin pașii rămași.

Două lucruri de știut înainte:

• Tabul Module e disponibil doar pe contul principal — un membru al echipei nu poate activa modulul.
• Crearea sau modificarea conexiunii pentru bonuri cere permisiunile pe softurile de facturare: vizualizarea e suficientă ca să vezi seria, modificarea e necesară ca să rulezi asistentul.

Dacă oprești modulul mai târziu, secțiunea dispare din meniu, dar setările și istoricul se păstrează.

Pasul 1: creează conexiunea pentru bonuri

Din bara laterală, mergi la Magazin fizic → Setări magazin. Primul card e Emitere bonuri fiscale și, până îl configurezi, poartă eticheta Neconfigurat. Apasă Creează conexiunea pentru bonuri ca să deschizi asistentul.

Asistentul cere foarte puțin, pentru că restul îl completează singur:

• Serie bonuri — prefixul de pe fiecare număr de bon. easySales sugerează BON; până la 32 de caractere.
• Număr de început — primul număr din serie. Lasă-l pe 1 pentru o serie nouă sau pune-l mai sus ca să continui o numerotare pe care o folosești deja.
• Numele firmei și Cod TVA — cerute doar când contul nu are încă o conexiune easySales încorporată. Când există deja una, asistentul preia datele firmei din ea și îți spune din care.
• Emite bonul automat la finalizarea vânzării — oprit până îl pornești tu, iar asistentul e cel mai simplu loc de unde. Pasul următor explică ce face.

Apasă Creează conexiunea pentru bonuri și cardul trece pe Configurat, arătând seria și numărul pe care îl va lua bonul următor.

Pasul 2: emiterea automată la ghișeu

Cu Emite bonul automat la finalizarea vânzării pornit, finalizarea unei vânzări în magazin emite bonul fără al doilea clic și îl trimite la casa de marcat.

Cinci lucruri trebuie să se alinieze ca asta să se întâmple:

1. Modulul Magazin fizic e activ.
2. Setarea în sine e pornită.
3. Vânzarea a fost înregistrată ca vânzare în magazin, nu ca o comandă online obișnuită.
4. Comanda nu are deja un bon.
5. Conexiunea pentru bonuri există.

Dacă lipsește oricare dintre ele, nu se emite niciun bon — iar vânzarea se înregistrează în continuare normal.

Bonul pleacă la casa de marcat desemnată pe cardul Casă de marcat din Setări magazin. Aceea e o alegere la nivel de cont: nu e imprimanta implicită a fiecărui casier.

Poți porni și opri setarea oricând din cardul Emitere bonuri fiscale, fără să atingi conexiunea.

Unde ajung bonurile emise

Fiecare bon e un document pe comanda lui, iar toate sunt listate într-un singur loc. Din bara laterală, mergi la Magazin fizic → Bonuri fiscale — se deschide Documente de vânzare pe tabul Bonuri, filtrat pe ziua curentă, într-un tab nou de browser.

Tabul are două exporturi: Export Excel pentru un fișier cu exact ce arată filtrele în acel moment și Exportă ZIP pentru PDF-urile bonurilor.

Editarea unui bon deja emis

Dacă un bon mai poate fi corectat depinde de un singur lucru: a fost finalizat pe casa de marcat?

• Încă nefinalizat — îl poți edita din lista de documente a comenzii, pe același formular folosit pentru facturi: datele cumpărătorului, seria și numerele, liniile de produse, nota de subsol, metoda de plată.
• Deja finalizat pe casa de marcat — blocat. La fel și un bon anulat.

Editarea actualizează documentul și PDF-ul din easySales. Nu retipărește nimic și nu trece bonul din nou prin casa de marcat.

Schimbarea seriei mai târziu

Cardul Emitere bonuri fiscale păstrează un buton Editează seria, iar prefixul seriei se poate schimba oricând.

Numărul de început e intenționat mai greu de atins. E numărul pe care îl va lua bonul următor, așa că trebuie să bifezi Permite modificarea numărului de început înainte ca câmpul să se deblocheze.

Ridică-l când vrei să sari înainte. Scăderea lui după ce au ieșit deja bonuri înseamnă să dai numere pe care le-ai folosit deja — exact motivul pentru care bifa în plus e acolo.