Как да издавате фискални бонове в easySales: връзката за бонове, серията и автоматичното издаване

Продажбата на щанда означава, че давате на клиента фискален бон, а не фактура. easySales издава този бон от собствения си вграден модул за документи: настройвате една единствена връзка за фактуриране чрез кратък помощник и оттам всяка продажба в магазина може да издаде бона си автоматично и да го изпрати директно на касовия апарат.

Това ръководство покрива настройката — връзката, серията, автоматичното издаване — както и къде отиват боновете след това и какво още можете да промените по вече издаден бон.

Какво е фискален бон в easySales

Бонът излиза от същия вграден модул за документи, от който излизат и фактурите ви. Разделя ги едно единствено свойство и то стои върху връзката за фактуриране, а не върху самия документ: една връзка е настроена или да издава фактури, или да издава бонове.

Затова акаунт, който продава и онлайн, и на щанда, накрая има две native връзки — една, която издава фактури, и друга, която издава бонове. Никога не избирате „фактура" или „бон" при всяка отделна продажба.

Преди да започнете

Издаването на бонове е част от модула Физически магазин, който е изключен, докато вие не го включите. От страничната лента отворете Профил → Настройки, после раздела Modules и включете Физически магазин. Секцията се появява веднага в лявото меню и попадате на общия ѝ преглед, където ръководство за настройка ви води през останалите стъпки.

Две неща, които е добре да знаете предварително:

• Разделът Modules е достъпен само от главния акаунт — член на екипа не може да активира модула.
• Създаването или промяната на връзката за бонове изисква правата за софтуерите за фактуриране: прегледът е достатъчен, за да видите серията, промяната е необходима, за да пуснете помощника.

Ако изключите модула по-късно, секцията изчезва, но настройките и историята ви се запазват.

Стъпка 1: създайте връзката за бонове

От страничната лента отидете на Физически магазин → Настройки на магазина. Първата карта е Издаване на фискални бонове и докато не я настроите, носи етикета Не е конфигурирано. Натиснете Създай връзка за боновете, за да отворите помощника.

Помощникът иска съвсем малко, защото останалото попълва сам:

• Серия на боновете — префиксът върху всеки номер на бон. easySales предлага BON; до 32 знака.
• Начален номер — първият номер в серията. Оставете го на 1 за нова серия или го поставете по-високо, за да продължите номерация, която вече използвате.
• Име на фирмата и ДДС номер — искат се само когато акаунтът все още няма вградена easySales връзка. Когато вече има такава, помощникът взема данните на фирмата от нея и ви показва от коя.
• Автоматично издаване на бона при приключване на продажбата — остава изключено, докато вие не го включите, а помощникът е най-лесното място за това. Следващата стъпка обяснява какво прави.

Натиснете Създай връзка за боновете и картата преминава в Конфигурирано, показвайки серията и номера, който ще получи следващият бон.

Стъпка 2: автоматично издаване на бонове на щанда

С включено Автоматично издаване на бона при приключване на продажбата приключването на продажба в магазина издава бона без второ кликване и го изпраща на касовия апарат.

За това трябва да са изпълнени пет условия едновременно:

1. Модулът Физически магазин е активен.
2. Самата настройка е включена.
3. Продажбата е записана като продажба в магазина, а не като обикновена онлайн поръчка.
4. Поръчката още няма бон.
5. Връзката за бонове съществува.

Ако липсва някое от тях, не се издава бон — а продажбата все така се записва нормално.

Бонът отива на касовия апарат, определен в картата Касов апарат в Настройки на магазина. Това е избор на ниво акаунт: не е принтерът по подразбиране на всеки касиер.

Можете да включвате и изключвате настройката по всяко време от картата Издаване на фискални бонове, без да пипате самата връзка.

Къде отиват издадените бонове

Всеки бон е документ към своята поръчка и всички са изброени на едно място. От страничната лента отидете на Физически магазин → Фискални бонове — отваря се Документи за продажба на раздела Касови бележки, филтриран за текущия ден, в нов раздел на браузъра.

Разделът има два експорта: Експорт в Excel за таблица с това, което филтрите показват в момента, и Експортирай ZIP за самите PDF файлове на боновете.

Редактиране на бон след издаването му

Дали един бон още може да се коригира, зависи от един въпрос: финализиран ли е на касовия апарат?

• Още не е финализиран — можете да го редактирате от списъка с документи на поръчката, в същата форма, която се използва за фактури: данни на купувача, серия и номера, редове с артикули, забележка в долната част, начин на плащане.
• Вече финализиран на касовия апарат — заключен. Същото важи и за анулиран бон.

Редактирането обновява документа и неговия PDF в easySales. Не препечатва нищо и не прекарва бона отново през касовия апарат.

Промяна на серията по-късно

Картата Издаване на фискални бонове запазва бутон Редактиране на серията, а префиксът на серията може да се променя по всяко време.

Началният номер умишлено е по-труден за достигане. Това е номерът, който ще получи следващият бон, затова трябва да отметнете Позволи промяна на началния номер, преди полето да се отключи.

Повишете го, когато искате да прескочите напред. Понижаването му, след като вече са излезли бонове, означава да раздавате номера, които вече сте използвали — точно затова е там допълнителната отметка.