Jak grupowo oznaczyć faktury jako opłacone w easySales

Do czego służą Opłaty za faktury

Opłaty za faktury oznaczają wiele faktur jako opłacone naraz — na podstawie zestawienia wypłat, które przesyła Ci marketplace, kurier lub Netopia, albo Twojego własnego pliku Excel, np. z płatnościami za zamówienia z Allegro czy Empik. easySales znajduje zamówienie odpowiadające każdej linii pliku, pokazuje Ci, co znalazł, i — gdy potwierdzisz — rejestruje każdą płatność w Twoim programie do fakturowania.

Znajdziesz je w Klienci → Dokumenty → Opłaty za faktury.

Trzy rzeczy, które warto wiedzieć na start:

• Nic nie zostaje opłacone, dopóki nie klikniesz Oznacz jako opłacone. Import pliku tylko dopasowuje jego linie do Twoich zamówień. Sprawdzasz listę, zmieniasz to, co trzeba, i opłacane są tylko zaznaczone linie.
• Płatność trafia do Twojego programu do fakturowania. easySales rejestruje ją na fakturze w Fakturowni, wFirmie, iFirmie lub w innym programie, który ją wystawił — nie tylko w easySales.
• W pełni opłacona faktura kończy zamówienie. Gdy płatność pokrywa całą fakturę, zamówienie otrzymuje status Zakończone, a nowy status trafia do marketplace’u lub sklepu, z którego pochodzi zamówienie.

Zanim zaczniesz

Krok 1 — Wybierz format i zaimportuj plik

Wybierz format pliku w polu Wybierz format, wskaż plik i kliknij Importuj.

Wybierz format zgodny ze źródłem pliku — każdy odczytuje plik na swój sposób:

Po wybraniu formatu obok opisu pojawia się Model: pobiera przykład takiego pliku z kolumnami, które odczytuje easySales.

Krok 2 — Sprawdź znalezione zamówienia

Po chwili easySales wyświetla każdą linię pliku, którą dopasował do zamówienia: z zamówieniem, jego fakturą, klientem, datą płatności i kwotą.

• Zielona, zaznaczona: kwota pokrywa dokładnie to, co pozostało do zapłaty na fakturze.
• Niezaznaczona: kwota jest niższa niż pozostała do zapłaty — to płatność częściowa. Zaznacz ją ręcznie, jeśli chcesz ją zarejestrować.
• Czerwona: kwota jest wyższa niż faktura. Zmniejsz ją do nieopłaconej kwoty przed opłaceniem.
• Ilość do zapłaty i Data płatności możesz zmienić w każdej linii przed opłaceniem. Formaty bez daty wypłaty — SameDay, DPD, DPD HU, Packeta i Pepita HU — zaczynają od momentu importu.

Linii, których nie udało się dopasować, nie ma na liście. Pod nią pojawia się Niekture linie w pliku nie zostały połączone: kliknij Pobierz raport!, aby zobaczyć te linie i powód dla każdej z nich.

Krok 3 — Oznacz jako opłacone

Kliknij Oznacz jako opłacone. easySales rejestruje płatność dla każdej zaznaczonej linii w programie do fakturowania, który wystawił jej fakturę:

• Płatność pokrywająca całą fakturę oznacza ją jako Opłacony, a zamówienie otrzymuje status Zakończone.
• Niższa kwota oznacza fakturę jako Częściowo opłacony; zamówienie zachowuje swój status.

Przy długim pliku część płatności może zostać zrealizowana nieco później — komunikat na ekranie o tym informuje i nie musisz klikać przycisku ponownie. Jeśli niektórych linii nie udało się opłacić, pojawia się Niektóre zamówienia nie mogły zostać opłacone. z osobnym raportem.

Opłacenie pojedynczej faktury

Do jednej faktury nie potrzebujesz pliku. Otwórz zamówienie, przejdź do jego faktur i wybierz Oznacz jako opłacone przy fakturze. W oknie Zapłać fakturę wpisz kwotę i datę, a potem kliknij Kontynuuj.

Gdy linii nie da się opłacić