Jak działa fulfillment zamówień w easySales: zlecanie kompletacji, pakowania i wysyłki firmie 3PL

W miarę jak rośniesz, pakowanie każdego zamówienia samodzielnie przestaje się skalować. Fulfillment zamówień w easySales przekazuje tę pracę zewnętrznemu partnerowi logistycznemu (3PL): easySales wysyła zamówienie do partnera, a partner kompletuje, pakuje i wysyła je z własnego magazynu. Zachowujesz kontrolę nad zamówieniem w easySales, podczas gdy ktoś inny zajmuje się fizyczną realizacją.

Ten przewodnik wyjaśnia, co oznacza tutaj fulfillment, którzy dostawcy są obsługiwani, jak połączyć jednego, trzy sposoby wysyłania zamówienia, co dzieje się po jego wyjściu i jak je śledzić. Na koniec będziesz wiedzieć, który dostawca co robi, gdzie znajduje się każde ustawienie i — co najważniejsze — dlaczego dwaj dostawcy zachowują się inaczej niż pozostali.

Co oznacza fulfillment zamówień w easySales

Fulfillment zamówień to zlecenie fizycznej obsługi zamówienia zewnętrznemu partnerowi logistycznemu. Zamiast samodzielnie kompletować produkty z własnych półek i pakować przesyłkę, łączysz usługę fulfillmentu, przekazujesz jej zamówienie, a magazyn partnera wysyła towar do Twojego klienta.

To różni się od robienia tego samodzielnie — wewnętrznej kompletacji i pakowania, gdzie Twój własny zespół przygotowuje przesyłkę — oraz od programów fulfillmentu marketplace'ów, takich jak eMAG FBE czy Amazon FBA, gdzie marketplace przechowuje i wysyła Twój stan magazynowy. To odrębne koncepcje, których ta funkcja nie obejmuje. Tutaj wybierasz partnera logistycznego, łączysz u niego swoje konto i kierujesz do niego zamówienia z poziomu easySales.

Efektem jest czysty podział pracy: easySales pozostaje domem zamówienia — klient, produkty, status — podczas gdy partner wykonuje pracę magazynową: lokalizowanie produktów, pakowanie ich i wysyłkę przesyłki. Ty decydujesz, które zamówienia trafiają do partnera i kiedy, zamówienie po zamówieniu lub automatycznie, a zamówienie pozostaje widoczne przez cały czas.

Obsługiwani dostawcy fulfillmentu

easySales łączy się z szeregiem partnerów fulfillmentu — dostawcami takimi jak Huboxx, KLG, Linker, Fulfillment by FHB Group, Fulfill.ro, HelpShip, Metrica.bg, EuShipments i FanCourier. Każdy to firma logistyczna, w której masz konto; łączysz to konto w easySales, a następnie wysyłasz do niego zamówienia. Dokładna lista dostępna dla Ciebie pojawia się na zakładce Usługi fulfillmentu.

Najważniejsza nie jest liczba dostawców, lecz podział oparty na zachowaniu — to najważniejsza rzecz do zrozumienia, zanim cokolwiek skonfigurujesz. Dwaj z nich — EuShipments i FanCourier — mają głębszą integrację: są wielokontowi, działają przez osobny proces przesyłania zamówienia i synchronizują status magazynowy z powrotem do easySales. Każdy inny dostawca, którego można połączyć, używa pierwotnego procesu z jednym kontem. Kolejne sekcje obejmują łączenie każdego rodzaju, ale pamiętaj o tym podziale od początku: określa on, gdzie dostawca pojawia się w easySales i co robi, gdy dotrze do niego zamówienie.

Łączenie usługi fulfillmentu

Fulfillment konfiguruje się z dedykowanego obszaru ustawień, otwieranego z paska bocznego pod Integracje → Zamówienie Fulfillment, z dwiema zakładkami. Zakładka Usługi fulfillmentu to miejsce, gdzie łączysz i konfigurujesz konta dostawców. Zakładka Reguły fulfillmentu to miejsce, gdzie ustawiasz automatyczne kierowanie — wysyłanie zamówień z wybranych kanałów sprzedaży do usługi bez ręcznego dotykania ich. Zacznij od Usług fulfillmentu.

Dane uwierzytelniające i test połączenia

Aby połączyć dostawcę, wprowadź dane uwierzytelniające, które ci przekazał — szczegóły identyfikujące Twoje konto. easySales testuje te dane na żywo u dostawcy przed zapisaniem, więc jeśli coś jest nie tak (zły klucz, wygasłe logowanie), dowiadujesz się natychmiast, a nie wtedy, gdy zamówienie nie zostanie wysłane. Połączenie zapisuje się dopiero, gdy dostawca je zaakceptuje.

Polegaj na tej kontroli na żywo: zapisana usługa fulfillmentu jest działająca w momencie jej zapisania. Jeśli dane uwierzytelniające zmienią się później po stronie dostawcy — konto zostanie zrotowane lub wygaśnie — ponowne połączenie przepuszcza je przez ten sam test, więc zawsze wiesz, że połączenie jest dobre, zanim skierujesz przez nie zamówienia.

Dostawcy z jednym kontem vs wieloma kontami

Tutaj liczą się dwie grupy. Dostawcy z jednym kontem — każdy partner, którego można połączyć, poza EuShipments i FanCourier (Huboxx, KLG, Linker, Fulfillment by FHB Group, Fulfill.ro, HelpShip i Metrica.bg) — podążają za pierwotnym procesem fulfillmentu: łączysz jedno konto, a następnie wysyłasz do niego zamówienia ręcznie, grupowo lub automatycznie przez Reguły fulfillmentu.

Dostawcy z wieloma kontami — EuShipments i FanCourier — mają głębszą integrację. Możesz połączyć więcej niż jedno konto na dostawcę, zamówienia przechodzą przez osobny proces przesyłania, a obaj synchronizują status fulfillmentu z powrotem do easySales (EuShipments dodatkowo przesyła fakturę zamówienia do magazynu partnera). Ponieważ działają poprzez ten proces, a nie pierwotny przepływ, celowo nie są oferowani w rozwijanym menu zamówienia, w Regułach fulfillmentu ani w akcji grupowej. To najczęstsze źródło nieporozumień: jeśli połączyłeś EuShipments lub FanCourier i nie możesz go znaleźć w rozwijanym menu wysyłania do fulfillmentu, tak ma być — ci dostawcy są napędzani przez proces przesyłania, nie przez selektor zamówienia.

Wysyłanie zamówień do fulfillmentu

Gdy usługa jest połączona, są trzy sposoby na dostarczenie do niej zamówienia.

Ręcznie z zamówienia

Otwórz pojedyncze zamówienie i wyślij je stamtąd do połączonej usługi fulfillmentu. To najprostsza droga — przydatna, gdy tylko niektóre zamówienia trafiają do partnera lub gdy chcesz decydować zamówienie po zamówieniu. Dostawcy z jednym kontem pojawiają się w selektorze usługi w zamówieniu.

Grupowo

Wybierz kilka zamówień naraz i wyślij je do usługi fulfillmentu jedną akcją za pomocą Grupowo Fulfillment, zamiast otwierać każde zamówienie. To najszybszy sposób na obsłużenie partii, która w całości trafia do tej samej usługi z jednym kontem.

Automatycznie z Regułami fulfillmentu

Reguły fulfillmentu całkowicie eliminują ręczny krok. Na zakładce Reguły fulfillmentu mapujesz kanał sprzedaży do usługi fulfillmentu — na przykład „każde zamówienie z tego kanału trafia do tej usługi". Od tej pory kwalifikujące się zamówienia są kierowane automatycznie w miarę napływania, bez żadnego działania z Twojej strony. Reguły działają z dostawcami z jednym kontem; dostawcy z wieloma kontami są obsługiwani zamiast tego przez proces przesyłania.

Sięgnij po to, gdy ustalenie dotyczące fulfillmentu jest stałe: jeśli kanał sprzedaży zawsze wysyła przez tego samego partnera, reguła oznacza, że nigdy więcej nie myślisz o tych zamówieniach. Nadal korzystaj z opcji ręcznej i grupowej obok reguł dla zamówień, które nie pasują do stałego wzorca — automatyczne kierowanie i ręczne wysyłanie współistnieją.

Co się dzieje po wysłaniu zamówienia

Wysłanie zamówienia do fulfillmentu zmienia sposób, w jaki easySales je śledzi.

Zmiana statusu. Gdy zamówienie zostaje wysłane do usługi fulfillmentu, jego status zmienia się na Procesowane i przypisywana jest do niego usługa fulfillmentu, abyś widział, które zamówienia są teraz u partnera. Zamówienia już sfinalizowane (Anulowane, Zakończone lub Zwrot) zachowują swój status, zamiast zostać nadpisane, abyś nie tracił informacji, gdzie znajdowały się w Twoim własnym przepływie.

Przesłanie faktury. Dla EuShipments, jeśli zamówienie ma już fakturę, easySales przesyła ją do systemu magazynowego partnera wraz z zamówieniem, aby partner wysyłał z właściwymi dokumentami. Pozostali dostawcy nie otrzymują przesłanej faktury w ten sposób.

Synchronizacja statusu z powrotem. EuShipments i FanCourier to uniwersalni dostawcy 3PL, którzy synchronizują status fulfillmentu z powrotem do easySales, więc postęp zamówienia w ich magazynie pojawia się automatycznie po Twojej stronie. Dostawcy z jednym kontem — Huboxx, KLG i Linker — nie synchronizują statusu z powrotem; przy nich easySales rejestruje, że zamówienie zostało wysłane, ale nie otrzymuje bieżących aktualizacji magazynowych.

Anulowanie. To, czy anulowanie zamówienia w easySales mówi również magazynowi partnera, by je zatrzymał, zależy od dostawcy. Niektórzy dostawcy otrzymują anulowanie; inni nie, więc anulowane przez Ciebie zamówienie może nadal zostać wysłane, jeśli było już w toku u partnera. Jeśli anulowane zamówienie ma znaczenie, potwierdź bezpośrednio u dostawcy, że zostało zatrzymane.

Razem te zachowania wyjaśniają, dlaczego wybór dostawcy ma znaczenie wykraczające poza to, kto wysyła przesyłkę. Dostawca z wieloma kontami daje bogatszy, dwukierunkowy obraz — status magazynowy wraca (a przy EuShipments faktura podróżuje z zamówieniem) — podczas gdy przekazanie do dostawcy z jednym kontem jest jednokierunkowe: easySales mówi partnerowi, by wysłał, a potem polegasz na własnych systemach partnera. Żadne nie jest złe; pasują do różnych konfiguracji, a wiedza, którego używasz, oszczędza Ci oczekiwania na aktualizacje, które nigdy nie nadchodzą.

Śledzenie zrealizowanych zamówień

Wysłane zamówienie nie otrzymuje własnego dedykowanego statusu, więc nie śledzisz zrealizowanych zamówień według statusu, lecz według usługi fulfillmentu. Na liście Zamówień filtruj po polu Usługa fulfillmentu, aby zobaczyć każde zamówienie obecnie skierowane do partnera (i zawęzić do konkretnego dostawcy). Dla EuShipments i FanCourier zsynchronizowany z powrotem status utrzymuje postęp każdego zamówienia aktualnym, gdy magazyn nad nim pracuje. Dla dostawców z jednym kontem filtr mówi Ci, że zamówienie zostało przekazane; potwierdź postęp bezpośrednio u dostawcy, ponieważ nie raportują z powrotem do easySales.

W codziennym użyciu filtr Usługa fulfillmentu zamienia Twoją listę zamówień w pulpit fulfillmentu: oddziela to, co jest jeszcze w Twoich rękach, od tego, co jest już u partnera, a dla EuShipments i FanCourier status zamówienia nadal się porusza, gdy magazyn działa. Jeśli potrzebujesz pewności co do pojedynczego zamówienia u dostawcy z jednym kontem — powiedzmy klient dopytuje o dostawę — zamówienie potwierdza, że zostało wysłane, a własne śledzenie dostawcy uzupełnia resztę.