Korekta faktury w KSeF: jak ją wystawić i co ją zatrzymuje
Korekta w KSeF nie edytuje faktury pierwotnej — jest osobnym dokumentem, który się do niej odwołuje. Co musi zawierać, czego potrzebuje do wysyłki i co sprawdzić, gdy nie wychodzi.
Korekta faktury w KSeF to osobny typ dokumentu. Nie edytujesz faktury pierwotnej — wystawiasz dokument, który się do niej odwołuje, przechodzi tę samą walidację i dostaje własny numer w rejestrze.
Faktura raz przyjęta zostaje w rejestrze na zawsze. Dlatego nie ma trybu „cofnij”, jest tryb „skoryguj”.
Jest przy tym jeden błąd konfiguracji, który generuje więcej zgłoszeń niż wszystkie pozostałe razem — nie dlatego, że jest trudny, tylko dlatego, że wygląda dokładnie jak awaria systemu.
Objaw: robisz zwrot, powstaje korekta, a wysyłka mówi, że nie ma faktury do wysłania.
System działa poprawnie. Brakuje ustawienia.
Korekta faktury to w KSeF inny typ dokumentu
Faktura pierwotna i korekta to w KSeF dwa różne rodzaje dokumentu, o różnej strukturze — korekta musi wskazać dokument, który koryguje. Połączenie skonfigurowane dla faktur zwykłych obsługuje tylko faktury zwykłe. Kiedy szuka dokumentów do wysłania, korekty po prostu nie widzi: nie jest tym, czego szuka.
Stąd komunikat „brak faktury do wysłania" przy zwrocie, który przecież wyraźnie wygenerował dokument. Oba zdania są prawdziwe naraz.
Korekta ma własny numer
Nie zastępuje faktury pierwotnej i jej nie zmienia — odwołuje się do niej, ale istnieje obok.
Faktura raz przyjęta zostaje w rejestrze na zawsze, więc nie ma trybu „cofnij", jest tryb „skoryguj".
Korekta częściowa i całościowa — tu programy się różnią
Zanim korekta w ogóle dojdzie do wysyłki, musi powstać w programie księgowym. I tutaj jest różnica, która przy dużej liczbie zwrotów przekłada się wprost na godziny pracy.
Zwrot bywa dwojaki. Kupujący oddaje całe zamówienie — wtedy korygujesz fakturę w całości i sprawa jest prosta.
Albo oddaje jedną pozycję z pięciu — i wtedy potrzebujesz korekty obejmującej tylko tę pozycję, z przeliczoną wartością i podatkiem.
Nie każdy program księgowy obsługuje ten drugi przypadek automatycznie:
- Fakturownia, wFirma i iFirma przyjmują korektę wystawioną w odniesieniu do konkretnego zwrotu. Oddana jedna pozycja generuje korektę na tę pozycję, bez ręcznego liczenia.
- inFakt, Subiekt GT i Subiekt Nexo PRO obsługują korektę w odniesieniu do całego zamówienia. Przy zwrocie częściowym dokument trzeba domknąć ręcznie po stronie programu.
Dla sprzedawcy odzieży czy obuwia to nie jest szczegół — zwrot częściowy jest tam regułą, a nie wyjątkiem, bo kupujący świadomie zamawia dwa rozmiary.
Jeśli Twoja kategoria tak działa, sprawdź tę różnicę przed wyborem programu księgowego, a nie po pierwszym sezonie zwrotowym.
Warto też pamiętać, że to ograniczenie dotyczy sposobu, w jaki dokument powstaje, a nie wysyłki do KSeF.
Korekta wystawiona ręcznie pojedzie tą samą ścieżką co automatyczna — pod warunkiem, że masz połączenie obsługujące korekty, o czym niżej.
Korekta czy anulowanie: dlaczego nie ma trybu „cofnij"
To jest zmiana sposobu myślenia, która przychodzi z opóźnieniem i bywa źródłem nieporozumień z kupującymi.
Przyjętej faktury nie da się usunąć
Nie da się jej wycofać, usunąć ani nadpisać.
Jeżeli zamówienie nie doszło do skutku — kupujący zrezygnował, towaru zabrakło, płatność nie przeszła — dokument, który już został przyjęty, nadal istnieje. Sposobem na to jest korekta, nie usunięcie.
Ma to dwie praktyczne konsekwencje. Po pierwsze, moment wystawiania faktur nabiera znaczenia. Im wcześniej w procesie wystawiasz, tym więcej korekt wygenerujesz przy anulowaniach.
Sprzedawcy z dużą liczbą rezygnacji zwykle przesuwają wystawianie na moment wysyłki właśnie z tego powodu.
Po drugie, pomyłka w danych to też korekta. Zła stawka, literówka w nazwie nabywcy, błędna cena — jeśli dokument został przyjęty, poprawia się go dokumentem korygującym, a nie edycją.
Dlatego warto wychwytywać błędy danych przed wysyłką, a nie liczyć na to, że da się je po cichu poprawić.
Potrzebujesz drugiego połączenia
Rozwiązanie polega na tym, żeby mieć dwa połączenia KSeF: jedno z typem dokumentu ustawionym na faktury zwykłe i drugie na korekty.
Oba wskazują na to samo konto i ten sam token — różnią się wyłącznie tym, jakie dokumenty obsługują.
Dlatego na ekranie połączeń jest akcja Klonuj. Nie jest tam po to, żeby robić kopie zapasowe: jest po to, żeby zbudować drugie połączenie bez przepisywania całej konfiguracji od nowa.
Klonujesz istniejące, zmieniasz typ dokumentu na korektę, zapisujesz.
Jak wygląda pełna ścieżka zwrotu
- Kupujący zgłasza zwrot, Ty go akceptujesz.
- Powstaje korekta w Twoim programie księgowym — z odwołaniem do faktury pierwotnej i jej numeru.
- Korekta trafia do wysyłki przez połączenie obsługujące korekty.
- Wraca z własnym numerem KSeF. To osobny dokument w rejestrze, nie zmiana poprzedniego.
Warto zapamiętać punkt czwarty: faktura raz przyjęta nie znika i nie zmienia się.
Korekta nie „poprawia" jej wstecz, tylko dokłada obok drugi dokument, który ją koryguje. To zmienia sposób myślenia o pomyłkach — nie ma trybu „cofnij", jest tryb „skoryguj".
Oba połączenia — to od faktur i to od korekt — wskazują na to samo konto i ten sam token.
Nie potrzebujesz drugiego tokenu ani drugiego zestawu uprawnień. Różnią się wyłącznie typem obsługiwanego dokumentu.
Dlatego najprościej sklonować istniejące połączenie i zmienić w kopii jedno pole, zamiast konfigurować wszystko od zera.
Zwroty nie przychodzą równomiernie
Powód, dla którego ta konfiguracja tak często ujawnia się w najgorszym momencie, jest prosty: zwroty mają sezonowość i to inną niż sprzedaż.
Fala zwrotów przychodzi z opóźnieniem względem szczytu sprzedażowego — mniej więcej tyle, ile trwa okres na odstąpienie plus czas dostarczenia paczki z powrotem.
W praktyce oznacza to, że po listopadowym i grudniowym szczycie największa liczba zwrotów przypada na styczeń, czyli miesiąc, w którym i tak zamykasz rok.
Konsekwencja jest taka, że problem z korektami odkrywa się przy kilkudziesięciu dokumentach naraz, a nie przy jednym. Gdyby ujawnił się przy pierwszym zwrocie w spokojnym miesiącu, zająłby kwadrans.
Ujawniony w styczniu, przy stosie dokumentów do domknięcia, zajmuje dzień i psuje nastrój wszystkim.
Dlatego warto potraktować to jak przegląd techniczny, a nie jak reakcję na awarię.
Konfiguracja korekt jest jedną z tych rzeczy, które sprawdza się wtedy, gdy nic się nie dzieje — bo wtedy sprawdzenie jest darmowe.
Przegląd przed sezonem: pięć minut, raz na kwartał
Krótka lista, którą warto przejść przed każdym szczytem sprzedażowym. Cała zajmuje kilka minut, o ile nie znajdziesz nic do poprawy:
- Otwórz listę połączeń KSeF i policz je. Powinny być co najmniej dwa: jedno dla faktur, jedno dla korekt. Jeżeli jest jedno, to jest cała diagnoza.
- Zrób jeden zwrot testowy na prawdziwym, drobnym zamówieniu i przejdź go do końca — aż do numeru nadanego korekcie. Zwrot testowy na dokumencie, który nigdy nie był fakturą, niczego nie sprawdza.
- Sprawdź uprawnienia tokenu, zwłaszcza jeśli był generowany dawno albo przez inną osobę. Uprawnienia bywają nadawane wąsko i to się ujawnia dopiero przy odczycie statusu.
- Zweryfikuj numer rachunku na połączeniu, a nie w ustawieniach konta — to dwa różne miejsca i tylko jedno z nich trafia na e-fakturę.
- Sprawdź, jak Twój program księgowy radzi sobie ze zwrotem częściowym. Jeśli obsługuje tylko korekty całościowe, zaplanuj czas na ręczne domykanie albo rozważ zmianę przed sezonem, a nie w jego trakcie.
Ostatnia uwaga: ten przegląd warto zrobić także wtedy, gdy zwrotów jeszcze nie było. Brak zwrotów nie oznacza, że ścieżka działa — oznacza tylko, że nikt jej dotąd nie użył.
Dlatego warto ustawić to zanim będzie potrzebne
Zwroty nie przychodzą równomiernie. Przychodzą falą po sezonie, i to jest najgorszy moment, żeby odkrywać, że korekty nigdy nie wychodziły.
Sprawdzenie zajmuje minutę: otwórz listę połączeń i zobacz, czy jest wśród nich któreś z typem korekta. Jeśli nie ma — sklonuj istniejące i zmień typ.
Sprawdź, czy korekty kiedykolwiek wyszły
Otwórz kilka ostatnich zwrotów i zobacz, czy przy korektach są numery nadane przez system.
Ich brak przy dokumentach sprzed miesięcy nie oznacza, że coś się właśnie zepsuło — oznacza, że ta ścieżka nigdy nie była skonfigurowana.
Co musi zawierać korekta, żeby przeszła walidację
Skoro korekta jest osobnym typem dokumentu, ma też własne wymagania. Trzy z nich odpowiadają za większość odrzuceń w tej kategorii:
- Wskazanie dokumentu pierwotnego. Korekta musi jednoznacznie identyfikować fakturę, którą koryguje. Jeżeli faktura pierwotna była wystawiona poza systemem albo nigdy nie została przyjęta, to odwołanie nie ma do czego prowadzić — i dokument wraca.
- Kompletny blok danych nabywcy. Dokładnie ten sam wymóg co przy fakturze pierwotnej i dokładnie ta sama pułapka: brak nazwy nabywcy przy sprzedaży konsumenckiej zatrzymuje korektę tak samo jak zatrzymałby fakturę.
- Stawki podatku z listy obowiązującej w schemacie. Korekta do faktury ze stawką spoza polskiej listy odziedziczy ten sam problem. Jeśli faktura pierwotna nie przeszła z tego powodu, korekta nie przejdzie tym bardziej.
Korekta dziedziczy problemy pierwotnej
Nie ma sensu diagnozować korekt w oderwaniu od dokumentów, do których się odnoszą.
Jeśli coś systematycznie nie wychodzi przy zwrotach, sprawdź najpierw, czy faktury pierwotne z tych zamówień w ogóle zostały przyjęte.
Odwrotna zależność też obowiązuje i jest dobrą wiadomością: uporządkowanie danych pod faktury pierwotne załatwia przy okazji korekty. To ta sama praca nad jakością danych zamówienia, wykonana raz, działająca na obu ścieżkach.
Jest jeszcze jedna zależność, którą warto nazwać wprost, bo oszczędza sporo szukania.
Korekta dziedziczy problemy faktury pierwotnej. Jeśli dokument pierwotny nie przeszedł walidacji — bo miał stawkę spoza polskiej listy albo niekompletne dane nabywcy — korekta nie przejdzie tym bardziej, bo odwołuje się do czegoś, czego w rejestrze nie ma.
Dlatego przy systematycznych problemach ze zwrotami zacznij od faktur, a nie od korekt. W drugą stronę działa to równie dobrze: uporządkowanie danych pod faktury pierwotne załatwia korekty przy okazji.
Nie tylko zwrot prowadzi do korekty
Warto rozszerzyć obraz, bo „korekta" kojarzy się wyłącznie ze zwrotem towaru. To zawężenie potrafi kosztować.
Do dokumentu korygującego prowadzą także rabat potransakcyjny, pomyłka w cenie i uznana reklamacja — mimo że żaden towar nie wraca na magazyn.
Z perspektywy wysyłki ścieżka jest identyczna. Ten sam typ dokumentu, to samo połączenie, te same wymagania.
Konsekwencja jest praktyczna: jeśli konfigurujesz obsługę korekt wyłącznie pod zwroty, przy pierwszym rabacie okaże się, że dokument nie ma czym pojechać.
Kierunek też nie ma znaczenia. Korekta obniżająca i podwyższająca to dla wysyłki ten sam typ dokumentu — różnią się treścią, a nie konfiguracją.
Ostatnia sytuacja, o której łatwo zapomnieć: pomyłka w danych.
Zła stawka albo literówka w nazwie nabywcy na dokumencie, który został już przyjęty, poprawia się korektą, a nie edycją. To kolejny powód, żeby wychwytywać błędy przed wysyłką.
Gdy korekta wraca jako duplikat
Sytuacja, która wygląda na błąd, a zwykle nim nie jest: wysyłasz korektę, a system odsyła informację, że taki dokument już został przyjęty, wskazując przy tym numer dokumentu pierwotnego.
Jeśli wskazany dokument to ta sama korekta — a najczęściej tak jest — nie ma czego naprawiać. Numer i potwierdzenie przypisują się do dokumentu, który już istnieje.
Taka sytuacja zdarza się przy ponowieniu wysyłki po chwilowym problemie z połączeniem: pierwsza próba doszła, odpowiedź nie wróciła, druga próba trafiła na dokument już zarejestrowany.
Uwagi wymaga tylko przypadek odwrotny — gdy zgłoszony duplikat wskazuje na inny dokument. Oznacza to, że dwie różne korekty mają ten sam numer w Twojej numeracji.
To realny problem, ale mieszka w programie księgowym, nie w integracji, i tam trzeba go rozwiązać.
Co sprawdzić, gdy korekta nie wychodzi
Pięć rzeczy do sprawdzenia po kolei
Kolejność diagnozy, która zwykle znajduje przyczynę w kilka minut:
- Czy istnieje połączenie z typem „korekta". To przyczyna numer jeden i sprawdza się ją najszybciej. Otwórz listę połączeń i policz — jeśli jest tylko jedno, to jest właśnie to.
- Czy faktura pierwotna została przyjęta. Korekta musi wskazać dokument, który koryguje. Jeśli pierwotna faktura nigdy nie dotarła — bo na przykład miała stawkę spoza polskiej listy — korekta nie ma się do czego odwołać.
- Czy token ma oba uprawnienia. Wystawianie i odczyt statusu. Token z samym wystawianiem pozwala wysłać, ale nie pozwala poznać wyniku, więc dokument zostaje w zawieszeniu.
- Czy korekta w ogóle powstała. Brzmi banalnie, ale przy zwrocie częściowym w programie, który obsługuje tylko korekty całościowe, dokument mógł się nie utworzyć — i wtedy nie ma czego wysyłać.
- Czy zwrot został zaakceptowany. Dopóki zwrot jest w stanie zgłoszonym, a nie przyjętym, ścieżka dokumentowa się nie uruchamia.
Zasada ogólna: zacznij od jednego zwrotu, nie od ustawień. Weź konkretny przypadek, który nie zadziałał, i przejdź te pięć punktów po kolei. Przeglądanie konfiguracji bez konkretnego dokumentu w ręku prawie zawsze trwa dłużej.
Jeszcze dwie rzeczy, które zaskakują
Numer rachunku na e-fakturze bierze się z samego połączenia KSeF, a nie z pola w ustawieniach konta. To dwa różne miejsca i wypełnienie tego drugiego nie działa nawet jako zapasowe.
Token musi mieć dwa uprawnienia — wystawianie faktur i odczyt statusu — bo po wysłaniu odpytujemy o werdykt. Token z samym wystawianiem zapisuje się poprawnie i przestaje działać dokładnie wtedy, gdy potrzebny jest wynik.
Wszystko rozłożone na kroki: przewodnik po KSeF. Samo połączenie: integracja z KSeF.
