Program do obsługi zamówień: stała opłata czy prowizja od zamówienia

Program do obsługi zamówień zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów na jedną listę, pilnuje jednego stanu magazynowego, wystawia dokumenty i nadaje przesyłki — zamiast robić to osobno w każdym panelu.

Jego koszt wygląda na jedną z prostszych pozycji w budżecie: jest kwota, jest faktura.

Robi się ciekawie dopiero wtedy, gdy sprzedaż rośnie — bo to, co się wtedy dzieje z tą kwotą, zależy wyłącznie od modelu rozliczeń, a nie od tego, jak dobry jest system.

Program do obsługi zamówień — dwa modele rozliczeń

Stała opłata

Płacisz określoną kwotę miesięcznie, zwykle za pakiet obejmujący pewien pułap zamówień. Rachunek jest przewidywalny i nie zmienia się, dopóki nie zmienisz pakietu. Wzrost sprzedaży nie zmienia kosztu.

Prowizja od zamówienia

Płacisz za każde przetworzone zamówienie, czasem plus abonament.

Rachunek jest niski, kiedy sprzedajesz mało, i rośnie liniowo razem ze sprzedażą — również wtedy, gdy zamówienie jest tanie, i również wtedy, gdy zostanie zwrócone.

Żaden z nich nie jest z natury lepszy. Mają za to zupełnie różne konsekwencje przy różnej skali i to jest jedyne, co warto policzyć.

Policz to na swoich liczbach

Przykład liczbowy: dwa sklepy, ten sam obrót

Arytmetyka jest przekonująca dopiero na konkretach, więc weźmy dwa sklepy o identycznym obrocie miesięcznym i zobaczmy, dlaczego ten sam model rozliczeń działa u nich zupełnie inaczej.

Liczby są przykładowe — chodzi o proporcje, nie o cennik.

Sklep A — elektronika

300 zamówień miesięcznie, średni koszyk 450 zł. Obrót 135 000 zł. Przy opłacie od zamówienia rzędu 1,50 zł koszt systemu to 450 zł miesięcznie, czyli około 0,33% obrotu. Praktycznie niezauważalne.

Sklep B — akcesoria i drobnica

3 000 zamówień miesięcznie, średni koszyk 45 zł. Obrót ten sam: 135 000 zł.

Przy tej samej stawce koszt systemu to 4 500 zł miesięcznie — dziesięciokrotnie więcej przy identycznym obrocie.

Różnica nie bierze się z tego, że sklep B sprzedaje więcej.

Bierze się stąd, że opłata od zamówienia jest opłatą od sztuki, a nie od wartości. Im niższy koszyk, tym większy udział tej opłaty w tym, co zarabiasz na transakcji.

Dlatego pierwsze pytanie przy wyborze modelu nie brzmi „ile sprzedaję", tylko „ile mam zamówień i ile średnio jest warte jedno".

Dwa sklepy o tym samym obrocie mogą mieć koszt systemu różniący się o rząd wielkości i oba mogą uważać, że wybrały rozsądnie — bo patrzyły na obrót, a nie na liczbę zamówień.

Odwrotna sytuacja też istnieje i warto ją uczciwie nazwać: sklep, który wysyła 40 zamówień miesięcznie po 900 zł, przy stałej opłacie płaci za pojemność, której nie wykorzystuje.

Tam model od zamówienia jest po prostu tańszy i nie ma sensu udawać inaczej.

Ukryte koszty, których nie ma w cenniku

Porównanie samych stawek bywa mylące, bo nie wszystko, co płacisz, jest w tabeli z cenami. Zanim porównasz dwie oferty, sprawdź pięć rzeczy:

• Wdrożenie i migracja. Czy przeniesienie katalogu, podpięcie ofert i odtworzenie automatyzacji są wliczone, czy płatne osobno. Przy rozbudowanym katalogu to potrafi być pozycja porównywalna z rocznym abonamentem.
• Integracje płatne pojedynczo. Część dostawców rozlicza każdy kanał, każdego kuriera i każdy program księgowy osobno. Sprzedawca z trzema kanałami, dwoma kurierami i jednym programem księgowym płaci wtedy sześć razy, a nie raz.
• Limity ukryte w pakiecie. Liczba produktów, liczba ofert, liczba użytkowników, liczba wywołań API. Limit, który dziś jest odległy, przy dwukrotnym wzroście bywa najbliższą ścianą.
• Wsparcie. Czy pomoc przy konfiguracji jest w cenie, czy w pakiecie wyższym. To ma znaczenie głównie w pierwszym miesiącu — ale pierwszy miesiąc decyduje o tym, czy wdrożenie się uda.
• Koszt wyjścia. Czy da się wyeksportować dane w formacie, który da się gdziekolwiek wczytać. Nie dlatego, że planujesz odejść, tylko dlatego, że system, z którego nie da się wyjść, przestaje musieć się starać.

Gdzie każdy model ma sens

Model prowizyjny jest sensowny, gdy zamówień jest mało i nieregularnie: płacisz proporcjonalnie do tego, ile faktycznie robisz, i nie finansujesz pakietu, którego nie wykorzystujesz.

Model stały jest sensowny wszędzie tam, gdzie wolumen jest przewidywalny i rosnący, a szczególnie przy niskich marżach jednostkowych — bo koszt jednostkowy spada wtedy z każdym miesiącem wzrostu, zamiast stać w miejscu.

Czego szukać w programie do obsługi zamówień poza ceną

Model rozliczeń jest ważny, ale to nie jedyne kryterium — a przy podobnych kosztach decyduje reszta. Program do obsługi zamówień powinien odpowiadać twierdząco na pięć pytań:

• Czy zamówienia ze wszystkich kanałów trafiają na jedną listę? Jeśli każdy kanał ma osobną zakładkę, to jest przeglądarka kanałów, a nie system do obsługi zamówień. Test praktyczny: czy osoba pakująca musi wiedzieć, skąd przyszło zamówienie.
• Czy stan magazynowy jest jeden? Wspólny stan czytany przez wszystkie kanały to warunek, bez którego każdy kolejny kanał zwiększa ryzyko nadsprzedaży.
• Czy da się opisać regułę zamiast klikać? Automatyzacja to różnica między systemem, który pokazuje zamówienia, a takim, który je obsługuje. Bez reguł wolumen zamienia się wprost na godziny.
• Czy dokumenty powstają tam, gdzie prowadzisz księgowość? Faktura wystawiona obok programu księgowego to praca przeniesiona, nie zaoszczędzona.
• Czy kurierzy są w tym samym miejscu co zamówienia? Etykieta, numer przesyłki i status powinny zamykać się bez przechodzenia do panelu przewoźnika.

Praktyczna uwaga: te pięć rzeczy sprawdza się na jednym zamówieniu, a nie na liście funkcji. Weź konkretne zamówienie i przeprowadź je od wpłynięcia do wysłania, licząc, ile razy musisz zmienić okno.

Ta liczba mówi więcej niż dowolne zestawienie porównawcze — również dlatego, że w zestawieniach wszyscy mają wszystko.

Ostatnia rzecz, którą warto sprawdzić przed decyzją, a prawie nikt nie sprawdza: koszt wyjścia. Czy da się wyeksportować katalog, zamówienia i powiązania ofert w formacie, który cokolwiek innego wczyta.

Nie dlatego, że planujesz odejść — tylko dlatego, że dostawca, od którego nie da się odejść, przestaje musieć się starać.

Warto przy tym pamiętać, że wdrożenie i migracja bywają rozliczane osobno.

Przy rozbudowanym katalogu ta jednorazowa pozycja potrafi być porównywalna z rocznym abonamentem — i jest to koszt, którego w tabeli z cenami zwykle nie widać.

Czy da się zmienić model później

Zmiana modelu rozliczeń to w praktyce zmiana dostawcy, a więc migracja.

Nie jest trudna — katalog się przenosi, oferty się podpina, automatyzacje odtwarza. Ale jest pracą, której da się uniknąć jedną decyzją na początku.

Dlatego warto policzyć oba warianty zanim podpiszesz, a nie po roku, kiedy sprzedaż urośnie i rachunek zacznie zaskakiwać.

Warto też sprawdzić, czy tańszy cennik nie oznacza po prostu innego modelu. Stawka wyjściowa jest tym, co eksponuje się w cenniku — koszt całkowity przy Twoim wolumenie bywa zupełnie inny.

Czy przy małej skali w ogóle tego potrzebujesz

Uczciwa odpowiedź brzmi: nie zawsze.

Przy jednym kanale i kilkunastu zamówieniach dziennie panel platformy wystarcza i nie ma sensu udawać inaczej.

Potrzeba pojawia się przy drugim kanale albo przy wolumenie, w którym ręczne przepisywanie zaczyna zajmować godzinę dziennie. To jest realny próg — a nie konkretna liczba zamówień w cenniku.

Jeszcze jedna sytuacja warta osobnego policzenia: bardzo nierówny wolumen w ciągu roku.

Wtedy najważniejsze jest to, jak model zachowuje się w miesiącu szczytowym, a nie w przeciętnym. Policz rachunek dla swojego najlepszego miesiąca — to on wyznacza górną granicę i to jego trzeba mieć w budżecie.

Jak sprawdzić, czy przerastasz swój pakiet

Niezależnie od modelu warto raz na kwartał zadać sobie cztery pytania. Zajmuje to kwadrans i zwykle wyprzedza problem o kilka miesięcy:

1. Jaki jest mój koszt na zamówienie w tym miesiącu i jak zmienił się przez rok? Kierunek tej liczby jest ważniejszy niż jej wartość.
2. Jak blisko jestem limitów pakietu? Nie tylko zamówień — również produktów, ofert i użytkowników.
3. Ile godzin miesięcznie idzie na czynności, które system mógłby wykonać sam? To jest koszt, który nie pojawia się na żadnej fakturze, a bywa większy niż abonament.
4. Co się stanie z rachunkiem, jeśli sprzedaż wzrośnie o połowę? W jednym modelu odpowiedź brzmi „nic", w drugim „wzrośnie o połowę”. Warto znać ją przed sezonem, a nie po nim.

Trzy rzeczy, które łatwo przeoczyć

Zwroty

Sprawdź, czy zamówienie zwrócone liczy się jako przetworzone. Przy kategoriach z wysoką zwrotnością to nie jest szczegół.

Zamówienia anulowane i testowe — ta sama kategoria pytania.

Sezon

W modelu prowizyjnym listopad kosztuje wielokrotność lutego. To jest przewidywalne, ale trzeba to mieć w budżecie zawczasu, a nie odkryć na fakturze.

Koszt, którego nie ma w żadnym cenniku: Twój czas

Porównując systemy, sprzedawcy zestawiają abonamenty. Tymczasem przy typowej skali największą pozycją kosztową nie jest abonament, tylko czas obsługi — i to on decyduje, czy tańszy system jest naprawdę tańszy.

Policz to na jednym zamówieniu. Ile razy zmieniasz okno od wpłynięcia zamówienia do wysłania paczki? Ile razy coś kopiujesz?

Ile razy wpisujesz dane, które już gdzieś są? Przemnóż przez liczbę zamówień i przez stawkę godzinową osoby, która to robi.

Typowy wynik zaskakuje. Przy 500 zamówieniach miesięcznie i dwóch minutach ręcznej pracy na zamówieniu — co jest szacunkiem optymistycznym — mówimy o niecałych 17 godzinach miesięcznie.

Przy 2 000 zamówień to 67 godzin, czyli ponad trzy tygodnie pracy w skali kwartału. Różnica między dwoma systemami rzędu kilkuset złotych miesięcznie znika przy różnicy dziesięciu godzin pracy.

Dlatego uczciwe porównanie ma dwie kolumny, nie jedną: koszt rozliczenia i koszt obsługi.

System droższy w abonamencie, który zdejmuje dwie trzecie ręcznej pracy, jest tańszy w rachunku całkowitym — i odwrotnie, najtańszy abonament przy pracy w trzech panelach potrafi być najdroższym rozwiązaniem, jakie masz.

To jest też powód, dla którego warto testować na własnych zamówieniach, a nie na demo. Demo pokazuje, że coś jest możliwe. Własne zamówienie pokazuje, ile to zajmuje.

Dlaczego rachunek potrafi rosnąć szybciej niż sprzedaż

Ostatnia rzecz, którą warto rozumieć przy modelu od zamówienia: liczba zamówień rośnie zwykle szybciej niż obrót.

Powód jest prozaiczny. Wzrost rzadko bierze się z tego, że ci sami klienci kupują drożej.

Częściej bierze się z nowych kanałów, szerszego asortymentu i akcji promocyjnych — a wszystkie trzy zwykle obniżają średnią wartość koszyka.

Nowy kanał przyciąga kupujących szukających okazji, szerszy asortyment dokłada tańsze pozycje, promocja z definicji sprzedaje taniej.

Efekt jest taki, że przy wzroście obrotu o połowę liczba zamówień potrafi wzrosnąć o dwie trzecie. W modelu stałym nie zmienia to nic.

W modelu od zamówienia rachunek rośnie szybciej niż przychód, czyli dokładnie wtedy, gdy najmniej się tego spodziewasz — w miesiącu, który wyglądał na najlepszy.

Jak porównać dwie oferty uczciwie

Najczęstszy błąd przy porównywaniu to liczenie na średniej rocznej.

Weź swoje liczby z ostatnich dwunastu miesięcy — zamówienia miesiąc po miesiącu, nie średnią — i policz rachunek w obu modelach osobno dla każdego miesiąca.

Średnia ukrywa sezon, a to właśnie w sezonie modele różnią się najbardziej. Listopad w modelu prowizyjnym kosztuje wielokrotność lutego.

Sprawdź też, czy liczba integracji wpływa na koszt.

W niektórych modelach każdy kanał, każdy kurier i każdy program księgowy rozliczany jest osobno — wtedy sprzedawca z trzema kanałami i dwoma kurierami płaci sześć razy, a nie raz.

I ostatnie pytanie: wybierać pod obecną skalę czy pod planowany wzrost? Pod obecną plus jeden realny scenariusz wzrostu.

Wybór pod skalę, której nie ma, to płacenie za pojemność zamiast za pracę — a wybór wyłącznie pod dziś kończy się migracją w środku wzrostu.

Wniosek, który jest arytmetyczny, a nie ideologiczny

Jeżeli Twoja sprzedaż jest płaska i niewielka, model od zamówienia jest tańszy i nie ma o czym dyskutować.

Jeżeli rośnie — istnieje punkt, w którym te dwie linie się przecinają, i za nim różnica robi się coraz większa, w jedną stronę.

Warto wiedzieć, gdzie ten punkt leży w Twoim przypadku, zanim go miniesz.

Nasze rozliczenie jest stałe: policz swój koszt.