Automatyczne faktury z Allegro: wystawianie, wysyłka do zamówienia i KSeF

Automatyczne faktury z Allegro to reguła, która wystawia dokument w Twoim programie księgowym w chwili, gdy zamówienie osiągnie ustalony status — najczęściej „opłacone” albo „wysłane”.

Faktura powstaje z danych zamówienia, dostaje numer z Twojej serii i trafia tam, gdzie ma być na koniec miesiąca. Bez przepisywania i bez wchodzenia w drugi panel.

Wystawianie ich ręcznie wygląda na drobiazg, dopóki nie pomnożysz go przez liczbę zamówień: trzydzieści faktur dziennie po dwie minuty to godzina — codziennie, przez cały rok.

Cała rzecz w tym, żeby faktura powstawała w programie, w którym naprawdę prowadzisz księgowość, a nie w jakimś osobnym miejscu, z którego potem trzeba ją przenosić.

Zamówienia, z których powstają faktury, easySales pobiera z Allegro. Tym samym połączeniem obsługujesz oferty i wysyłki — tak działa integracja z Allegro w easySales.

Automatyczne fakturowanie z Allegro: jak to działa krok po kroku

Zamówienie z Allegro trafia do systemu razem z danymi kupującego, pozycjami i wybraną metodą płatności.

Reguła decyduje, kiedy powstaje faktura — najczęściej przy zmianie statusu na opłacone albo wysłane — i wystawia ją bezpośrednio w Twoim programie: Fakturowni, wFirmie, iFirmie, inFakcie albo Subiekcie.

Dokument dostaje numer z Twojej numeracji i od razu jest tam, gdzie ma być na koniec miesiąca.

Gotowa faktura może od razu trafić do zamówienia na Allegro, gdzie kupujący ją widzi. Ty nie dotykasz jej wcale.

Z perspektywy pracy przy zamówieniach integracja Allegro z Fakturownią i integracja Allegro z wFirmą działają tak samo — różnią się tym, co dzieje się po stronie samego programu księgowego.

Jak wysłać fakturę do Allegro, żeby kupujący ją zobaczył

Samo wystawienie faktury to połowa drogi. Kupujący z Allegro szuka dokumentu przy swoim zamówieniu, więc faktura powinna tam trafić.

Ręcznie w zakładce Zamówienia

Na koncie firmowym przy zamówieniu z danymi do faktury widzisz ikonę faktury. Możesz tam dołączyć plik PDF albo link i przekazać dokument kupującemu — tak opisuje to pomoc Allegro.

Filtry w tej zakładce pokazują zamówienia, w których kupujący poprosił o fakturę, więc łatwo sprawdzisz, czy żadnej nie brakuje.

Automatycznie z programu do faktur

Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie ręczne wgrywanie przestaje mieć sens. Wtedy fakturę do zamówienia dołącza system, który ją wystawił.

W easySales dzieje się to automatycznie po wystawieniu faktury. Wysyłkę do Allegro można wyłączyć dla wybranego połączenia, jeśli wolisz przekazywać dokumenty inaczej.

Faktura do zamówienia Allegro: co dokładnie na nią trafia

Faktura nie powstaje z niczego — buduje się z danych, które przyszły razem z zamówieniem. Warto wiedzieć, z jakich, bo to jest jednocześnie lista miejsc, w których coś może pójść nie tak:

• Nabywca — imię i nazwisko albo nazwa firmy, NIP, adres. To są dane, które kupujący podał w Allegro, i to one decydują o tym, czy dokument jest fakturą dla firmy czy dla konsumenta.
• Pozycje — nazwa produktu, SKU, ilość, cena jednostkowa i stawka VAT. Stawkę VAT system bierze z danych zamówienia z Allegro, a gdy jej tam nie ma — z domyślnej stawki ustawionej dla połączenia. Bez niej pozycja trafi na fakturę ze stawką 0%.
• Wysyłka — koszt dostawy jako osobna pozycja, ze swoją stawką.
• Płatność i waluta — metoda płatności oraz waluta zamówienia.
• Numeracja — numer nadaje program księgowy, z Twojej serii. System nie tworzy własnej numeracji obok, i to jest ważne: ciągłość numeracji zostaje tam, gdzie powinna.

Praktyczna konsekwencja tej listy: jakość faktur zależy od jakości danych. Nazwa produktu trafia na dokument, a brak domyślnej stawki VAT kończy się pozycją ze stawką 0%, którą trzeba potem poprawiać.

To jest ta sama porcja porządków, która przydaje się przy każdej innej automatyzacji — zrobiona raz, pracuje wszędzie.

Faktura na firmę czy na osobę prywatną — jak system to rozpoznaje

To jest rozstrzygnięcie, które przy ręcznym wystawianiu podejmujesz odruchowo, a przy automatyzacji trzeba je opisać regułą. Na Allegro rozstrzygają o tym dane firmy w zamówieniu: numer NIP albo nazwa firmy.

Kupujący, który chce fakturę na firmę, podaje NIP przy zamówieniu — i wtedy dokument powstaje na dane firmowe. Kupujący bez NIP-u to sprzedaż konsumencka i faktura wystawia się na osobę prywatną.

Dane firmy potrafią dotrzeć z Allegro chwilę po samym zamówieniu, mniej więcej po minucie. Reguła nie powinna więc wystawiać faktury w pierwszej sekundzie po zakupie.

Allegro przekazuje też w zamówieniu informację, że kupujący chce fakturę. easySales zapisuje ją przy zamówieniu, więc regułę można zawęzić do takich zakupów.

Dwa przypadki, które warto obsłużyć świadomie:

• NIP podany po złożeniu zamówienia. Zdarza się, że kupujący prosi o fakturę na firmę już po zakupie. Jeśli faktura konsumencka zdążyła powstać, sposób poprawienia dokumentu ustal z księgowym. Moment wystawienia warto ustawić na zdarzenie, które daje kupującemu czas na uzupełnienie danych.
• Nabywca zagraniczny. Zamówienie z innego kraju z numerem VAT UE to inny przypadek niż krajowa sprzedaż firmowa i inny niż konsumencka. Jeśli sprzedajesz za granicę, ustal osobno, co ma się dziać z tymi dokumentami — nie zakładaj, że reguła krajowa je obsłuży.

Trzy rzeczy, które trzeba ustawić raz

Moment wystawienia

Warto go związać ze zdarzeniem, które faktycznie oznacza sprzedaż w Twoim modelu — inaczej wystawiasz faktury do zamówień, które jeszcze się rozmyślą.

Rozpoznanie nabywcy

Na Allegro rozstrzyga to numer NIP albo nazwa firmy w danych zamówienia. Reguła powinna to rozpoznawać sama, bo ręczna decyzja przy każdym zamówieniu to znowu ta sama godzina dziennie.

Zakres kanałów

Jeżeli sprzedajesz na kilku kanałach, ustal, które z nich w ogóle mają generować faktury.

To ustawienie wygląda na kosmetykę, a jest tym, co decyduje, czy do księgowości trafiają dokumenty, których tam być nie powinno.

Kiedy wystawiać fakturę: przy opłaceniu, przy wysyłce czy na żądanie

To ustawienie wygląda na drobiazg, a decyduje o tym, ile korekt wystawisz w ciągu roku. Dwa najczęstsze warianty mają różne konsekwencje i warto wybrać świadomie, a nie zostawić domyślny.

Faktura przy opłaceniu

Dokument powstaje, gdy pieniądze są na koncie. Zaleta: kupujący dostaje fakturę szybko, często zanim paczka wyjedzie, co ucina pytania „kiedy dostanę fakturę".

Wada: zamówienia, które zostaną anulowane po opłaceniu — bo towaru zabrakło albo kupujący się rozmyślił — mają już wystawiony dokument i trzeba go skorygować.

Faktura przy wysyłce

Dokument powstaje, gdy paczka faktycznie jedzie. Zaleta: wystawiasz faktury tylko do sprzedaży, która naprawdę doszła do skutku, więc korekt jest wyraźnie mniej.

Wada: kupujący czeka na dokument dłużej, a przy sprzedaży firmowej bywa, że o niego dopyta.

Praktyczna wskazówka: im więcej masz anulowań, tym mocniejszy argument za wystawianiem przy wysyłce. Jeśli anulujesz mniej niż kilka procent zamówień, wcześniejsze wystawianie jest wygodniejsze dla kupującego i niewiele Cię kosztuje.

Jeśli sprzedajesz z magazynu, który bywa niedokładny, albo prowadzisz przedsprzedaż — wysyłka jest bezpieczniejszym momentem.

Jest jeszcze trzeci wariant, o którym rzadziej się myśli: faktura na żądanie. Dokument powstaje tylko wtedy, gdy kupujący go zaznaczy.

Ma sens przy sprzedaży wyłącznie konsumenckiej, gdzie paragon wystarcza większości kupujących — ale przy sprzedaży firmowej zostawia Cię z ręczną obsługą wyjątków, więc rzadko jest dobrym wyborem dla całości sprzedaży.

Cokolwiek wybierzesz, ustaw to raz i dla wszystkich kanałów tak samo. Różne momenty wystawienia dla różnych źródeł zamówień to najprostszy sposób na miesięczne zestawienie, którego nie da się uzgodnić.

Korekty i zwroty z Allegro — tu programy zaczynają się różnić

Do tej pory wszystko działało tak samo niezależnie od tego, który program księgowy podepniesz. Przy zwrotach robi się inaczej i to jest najważniejsza różnica praktyczna między nimi.

Zwrot bywa dwojaki. Albo kupujący oddaje całe zamówienie — wtedy korygujesz fakturę w całości. Albo oddaje jedną pozycję z pięciu — i wtedy potrzebujesz korekty obejmującej tylko tę pozycję, a nie cały dokument.

I tu jest sedno: nie każdy program obsługuje ten drugi przypadek automatycznie.

• Fakturownia i wFirma przyjmują korektę wystawioną do konkretnego zwrotu. Oddana jedna pozycja generuje korektę na tę pozycję — bez ręcznego liczenia i bez wystawiania dokumentu poza systemem.
• inFakt, iFirma, Subiekt GT i Subiekt Nexo PRO obsługują korektę w odniesieniu do całego zamówienia. Przy zwrocie częściowym oznacza to ręczne domknięcie po stronie programu księgowego.

Jeśli Twoja kategoria ma dużo zwrotów częściowych — odzież, obuwie, wszystko, co kupuje się w dwóch rozmiarach — to nie jest szczegół techniczny, tylko realna różnica w liczbie dokumentów wystawianych ręcznie każdego miesiąca.

Warto to sprawdzić zanim wybierzesz program, a nie po pierwszym sezonie zwrotowym.

Druga rzecz o korektach: korekta to osobny typ dokumentu, nie edycja faktury pierwotnej. Ma własny numer, własną datę i własną ścieżkę.

Systemy księgowe nie pozwalają „poprawić" wystawionej faktury i słusznie — ale to oznacza, że konfigurując automatyzację, trzeba pomyśleć o obiegu korekt osobno, a nie zakładać, że pojadą tą samą drogą co faktury.

Faktury z Allegro a KSeF: program do faktur czy osobne połączenie

Jeżeli wystawiasz faktury ustrukturyzowane, wystawienie w programie księgowym to nie koniec ścieżki — dokument musi jeszcze pojechać do KSeF i wrócić z numerem.

To osobne połączenie i osobny krok, który równie dobrze może być automatyczny.

Dwie rzeczy warto wiedzieć zawczasu, bo obie potrafią zaskoczyć:

• Do KSeF wysyła jedno miejsce. Fakturownia potrafi wysyłać faktury do KSeF sama, wFirma ma do tego osobne ustawienie, a easySales ma własne połączenie z KSeF. Wybierz jedną drogę — druga wysyłka tego samego dokumentu wróci jako duplikat.
• Korekty to osobny typ dokumentu. Zwrot generuje korektę, a w easySales korektę ze zwrotu wysyła do KSeF osobna akcja w regule. Jeśli jej nie włączysz, wygląda to jak awaria, a jest brakującym ustawieniem.

Rozbieramy jedno i drugie w przewodniku: KSeF i faktury ustrukturyzowane.

Warto też z góry ustalić, kto wysyła fakturę do kupującego.

Może to zrobić program do faktur mailem albo system, który dołącza fakturę do zamówienia na Allegro. Obie drogi są poprawne.

Ważne, żeby robiło to jedno miejsce. Przy dwóch włączonych kanałach wysyłki kupujący dostaje ten sam dokument dwa razy i pisze do Ciebie z pytaniem, który jest właściwy.

Trzy rzeczy, o których warto wiedzieć przy KSeF

Wysyłkę do KSeF ustawiasz osobno

To najczęstsze nieporozumienie w tym temacie. Integracja z Fakturownią czy wFirmą sprawia, że faktura powstaje w Twoim programie.

Czy pojedzie też do Krajowego Systemu e-Faktur, zależy od tego, kto ją tam wysyła: część programów robi to sama po włączeniu tej opcji, a easySales może wysyłać faktury przez osobne połączenie z KSeF.

W praktyce potrzebujesz trzech rzeczy: programu, w którym faktura powstaje; jednej drogi do KSeF; oraz reguły, która mówi, które dokumenty mają tam pojechać.

Brak którejkolwiek z nich kończy się tym samym: faktury są, ale w KSeF ich nie ma.

Zakres wysyłki ustaw świadomie

Reguła wysyłki do KSeF może obejmować wszystkie faktury albo tylko wybrane, na przykład osobno sprzedaż krajową i zagraniczną.

Co i kiedy musi trafić do KSeF, sprawdzisz w serwisie KSeF Ministerstwa Finansów i ustalisz z księgowym.

Numer KSeF wraca do dokumentu

Po przyjęciu faktura dostaje numer nadany przez system i to on jest dowodem, że dokument został skutecznie wystawiony.

Warto sprawdzić, czy widzisz go przy zamówieniu — bo brak numeru przy fakturze, która „poszła", oznacza dokument w drodze albo odrzucony, a nie przyjęty.

Zakres tego, co obowiązkowe i od kiedy, ustal ze swoim księgowym — my opisujemy tu wyłącznie to, jak zachowuje się system.

Dlaczego faktura się nie wystawiła

Kiedy automat nie zadziałał, przyczyna prawie zawsze jest jedną z czterech.

Wspólna zasada: zacznij od jednego zamówienia, nie od ustawień. Otwórz konkretne zamówienie, które nie dostało faktury, i przejdź te cztery punkty po kolei. Szybciej znajdziesz przyczynę niż przeglądając konfigurację.

Jedna uwaga o zakresie kanałów, bo to ustawienie wygląda na kosmetyczne, a nie jest.

Jeżeli sprzedajesz na kilku platformach, ustal, które z nich w ogóle mają generować faktury.

To decyduje o tym, czy do księgowości trafiają dokumenty, których tam być nie powinno — a wychwycenie ich po fakcie jest znacznie droższe niż jedno ustawienie na starcie.

Przy sprzedaży zagranicznej z tego samego konta warto ten zakres rozstrzygnąć osobno.

Zamówienie z innego kraju z numerem VAT UE to inny przypadek niż krajowa sprzedaż firmowa i inny niż konsumencka — reguła zbudowana pod rynek krajowy zwykle go nie obejmuje poprawnie.

Jak przetestować konfigurację bez ryzyka

Faktura wystawiona w programie księgowym jest dokumentem od pierwszej sztuki. Nie ma tu trybu próbnego, w którym można coś wystawić „na niby".

Dlatego testuje się inaczej: zawężając regułę, a nie udając sprzedaż.

Ustaw warunek tak wąsko, jak się da — jeden kanał albo jeden status. Przepuść przez niego kilka prawdziwych zamówień i obejrzyj powstałe dokumenty w programie księgowym.

Dopiero kiedy się zgadzają, rozszerz regułę na całą sprzedaż. Test na jednym zamówieniu jest lepszym pomysłem niż test na całym dniu.

Osobno warto sprawdzić zamówienia sprzed podpięcia integracji.

Automatyzacja działa na nowych zamówieniach i sama nie wystawia dokumentów wstecz. Starsze zamówienia możesz objąć regułą ręcznie — tylko upewnij się, że nie mają już faktury wystawionej poza systemem.

Automatyczne faktury z Allegro w easySales

W easySales automatyczna faktura to akcja w regule. Wybierasz zdarzenie, które ją uruchamia — na przykład zmianę statusu albo opłacenie — i zawężasz je do kanałów czy metod płatności.

• Twój program do faktur: Fakturownia, wFirma, iFirma, inFakt, Subiekt GT albo Subiekt Nexo PRO. Opłacone zamówienia trafiają do Fakturowni, wFirmy, iFirmy i inFaktu od razu jako zapłacone.
• Faktura przy zamówieniu: gotowy PDF trafia do zamówienia na Allegro, a regułę możesz zawęzić do zamówień, w których kupujący poprosił o fakturę.
• Zwroty: przy zwrocie z Allegro powstaje korekta — w Fakturowni i wFirmie tylko na zwrócone pozycje.
• KSeF: faktury i korekty możesz wysyłać przez połączenie z KSeF w easySales, a numer KSeF i UPO zapisują się przy zamówieniu.
• Starsze zamówienia: regułę możesz uruchomić ręcznie dla wybranych zamówień, gdy chcesz objąć nią sprzedaż sprzed konfiguracji.

Konfigurację opisują strony integracji z Fakturownią i wFirmą, a easySales możesz wypróbować za darmo przez 14 dni.

Sprawdź u siebie: ile faktur z Allegro powstaje samo

Otwórz ostatnie dziesięć zamówień z Allegro i sprawdź, ile z nich ma fakturę wystawioną bez Twojego udziału. To jedyna liczba, która mówi, czy ta część jest naprawdę zautomatyzowana.