Automatyczne faktury z Allegro: jak to ustawić i co dalej z KSeF
Jak ustawić automatyczne faktury do zamówień z Allegro, kiedy wystawiać dokument, co się dzieje przy zwrocie i co musi być prawdą, żeby faktura pojechała do KSeF.
Automatyczne faktury z Allegro to reguła, która wystawia dokument w Twoim programie księgowym w chwili, gdy zamówienie osiągnie ustalony status — najczęściej „opłacone” albo „wysłane”.
Faktura powstaje z danych zamówienia, dostaje numer z Twojej serii i trafia tam, gdzie ma być na koniec miesiąca. Bez przepisywania i bez wchodzenia w drugi panel.
Wystawianie ich ręcznie wygląda na drobiazg, dopóki nie pomnożysz go przez liczbę zamówień: trzydzieści faktur dziennie po dwie minuty to godzina — codziennie, przez cały rok.
Cała rzecz w tym, żeby faktura powstawała w programie, w którym naprawdę prowadzisz księgowość, a nie w jakimś osobnym miejscu, z którego potem trzeba ją przenosić.
Jak działa integracja Allegro z Fakturownią i wFirmą
Zamówienie z Allegro trafia do systemu razem z danymi kupującego, pozycjami i wybraną metodą płatności.
Reguła decyduje, kiedy powstaje faktura — najczęściej przy zmianie statusu na opłacone albo wysłane — i wystawia ją bezpośrednio w Twoim programie: Fakturowni, wFirmie, iFirmie, inFakcie albo Subiekcie.
Dokument dostaje numer z Twojej numeracji i od razu jest tam, gdzie ma być na koniec miesiąca.
Kupujący dostaje fakturę mailem, a Ty nie dotykasz jej wcale.
Z perspektywy pracy przy zamówieniach integracja Allegro z Fakturownią i integracja Allegro z wFirmą działają tak samo — różnią się tym, co dzieje się po stronie samego programu księgowego.
Co dokładnie trafia na fakturę z zamówienia Allegro
Faktura nie powstaje z niczego — buduje się z danych, które przyszły razem z zamówieniem. Warto wiedzieć, z jakich, bo to jest jednocześnie lista miejsc, w których coś może pójść nie tak:
- Nabywca — imię i nazwisko albo nazwa firmy, NIP, adres. To są dane, które kupujący podał w Allegro, i to one decydują o tym, czy dokument jest fakturą dla firmy czy dla konsumenta.
- Pozycje — nazwa produktu, SKU, ilość, cena jednostkowa i stawka VAT. Stawka bierze się z kartoteki produktu, a nie z zamówienia, więc produkt bez ustawionej stawki to faktura, która się nie wystawi.
- Wysyłka — koszt dostawy jako osobna pozycja, ze swoją stawką.
- Płatność i waluta — metoda płatności oraz waluta zamówienia.
- Numeracja — numer nadaje program księgowy, z Twojej serii. System nie tworzy własnej numeracji obok, i to jest ważne: ciągłość numeracji zostaje tam, gdzie powinna.
Praktyczna konsekwencja tej listy: jakość faktur zależy od jakości katalogu. Produkty bez stawki VAT, bez nazwy albo z nazwą, której nie chcesz zobaczyć na dokumencie, będą wracać jako błędy wystawienia.
To jest ta sama porcja porządków, która przydaje się przy każdej innej automatyzacji — zrobiona raz, pracuje wszędzie.
Firma czy osoba prywatna — jak system to rozpoznaje
To jest rozstrzygnięcie, które przy ręcznym wystawianiu podejmujesz odruchowo, a przy automatyzacji trzeba je opisać regułą. Na marketplace sprowadza się do jednego sygnału: obecności numeru NIP w danych zamówienia.
Kupujący, który chce fakturę na firmę, podaje NIP przy zamówieniu — i wtedy dokument powstaje na dane firmowe. Kupujący bez NIP-u to sprzedaż konsumencka i faktura wystawia się na osobę prywatną.
Zamówienie niesie też informację, czy nabywca jest płatnikiem VAT, co bywa istotne przy sprzedaży zagranicznej.
Dwa przypadki, które warto obsłużyć świadomie:
- NIP podany po złożeniu zamówienia. Zdarza się, że kupujący prosi o fakturę na firmę już po zakupie. Jeśli faktura konsumencka zdążyła powstać, potrzebna jest korekta, a nie druga faktura — dlatego moment wystawienia warto ustawić na zdarzenie, które daje kupującemu czas na uzupełnienie danych.
- Nabywca zagraniczny. Zamówienie z innego kraju z numerem VAT UE to inny przypadek niż krajowa sprzedaż firmowa i inny niż konsumencka. Jeśli sprzedajesz za granicę, ustal osobno, co ma się dziać z tymi dokumentami — nie zakładaj, że reguła krajowa je obsłuży.
Trzy rzeczy, które trzeba ustawić raz
Moment wystawienia
Warto go związać ze zdarzeniem, które faktycznie oznacza sprzedaż w Twoim modelu — inaczej wystawiasz faktury do zamówień, które jeszcze się rozmyślą.
Rozpoznanie nabywcy
Na marketplace to rozstrzyga obecność numeru NIP w danych zamówienia. Reguła powinna to rozpoznawać sama, bo ręczna decyzja przy każdym zamówieniu to znowu ta sama godzina dziennie.
Zakres kanałów
Jeżeli sprzedajesz na kilku kanałach, ustal, które z nich w ogóle mają generować faktury.
To ustawienie wygląda na kosmetykę, a jest tym, co decyduje, czy do księgowości trafiają dokumenty, których tam być nie powinno.
Numer nadaje program księgowy, z Twojej serii. System nie tworzy własnej numeracji obok — i to jest ważniejsze, niż brzmi.
Ciągłość numeracji zostaje tam, gdzie powinna, a przy zmianie narzędzia do zamówień nic się z nią nie dzieje.
Kiedy wystawiać: przy opłaceniu czy przy wysyłce
To ustawienie wygląda na drobiazg, a decyduje o tym, ile korekt wystawisz w ciągu roku. Dwa najczęstsze warianty mają różne konsekwencje i warto wybrać świadomie, a nie zostawić domyślny.
Faktura przy opłaceniu
Dokument powstaje, gdy pieniądze są na koncie. Zaleta: kupujący dostaje fakturę szybko, często zanim paczka wyjedzie, co ucina pytania „kiedy dostanę fakturę".
Wada: zamówienia, które zostaną anulowane po opłaceniu — bo towaru zabrakło albo kupujący się rozmyślił — mają już wystawiony dokument i trzeba go skorygować.
Faktura przy wysyłce
Dokument powstaje, gdy paczka faktycznie jedzie. Zaleta: wystawiasz faktury tylko do sprzedaży, która naprawdę doszła do skutku, więc korekt jest wyraźnie mniej.
Wada: kupujący czeka na dokument dłużej, a przy sprzedaży firmowej bywa, że o niego dopyta.
Praktyczna wskazówka: im więcej masz anulowań, tym mocniejszy argument za wystawianiem przy wysyłce. Jeśli anulujesz mniej niż kilka procent zamówień, wcześniejsze wystawianie jest wygodniejsze dla kupującego i niewiele Cię kosztuje.
Jeśli sprzedajesz z magazynu, który bywa niedokładny, albo prowadzisz przedsprzedaż — wysyłka jest bezpieczniejszym momentem.
Jest jeszcze trzeci wariant, o którym rzadziej się myśli: faktura na żądanie. Dokument powstaje tylko wtedy, gdy kupujący go zaznaczy.
Ma sens przy sprzedaży wyłącznie konsumenckiej, gdzie paragon wystarcza większości kupujących — ale przy sprzedaży firmowej zostawia Cię z ręczną obsługą wyjątków, więc rzadko jest dobrym wyborem dla całości sprzedaży.
Cokolwiek wybierzesz, ustaw to raz i dla wszystkich kanałów tak samo. Różne momenty wystawienia dla różnych źródeł zamówień to najprostszy sposób na miesięczne zestawienie, którego nie da się uzgodnić.
Korekty i zwroty — tu programy zaczynają się różnić
Do tej pory wszystko działało tak samo niezależnie od tego, który program księgowy podepniesz. Przy zwrotach robi się inaczej i to jest najważniejsza różnica praktyczna między nimi.
Zwrot bywa dwojaki. Albo kupujący oddaje całe zamówienie — wtedy korygujesz fakturę w całości. Albo oddaje jedną pozycję z pięciu — i wtedy potrzebujesz korekty obejmującej tylko tę pozycję, a nie cały dokument.
I tu jest sedno: nie każdy program obsługuje ten drugi przypadek automatycznie.
- Fakturownia i wFirma przyjmują korektę wystawioną do konkretnego zwrotu. Oddana jedna pozycja generuje korektę na tę pozycję — bez ręcznego liczenia i bez wystawiania dokumentu poza systemem.
- inFakt, Subiekt GT i Subiekt Nexo PRO obsługują korektę w odniesieniu do całego zamówienia. Przy zwrocie częściowym oznacza to ręczne domknięcie po stronie programu księgowego.
Jeśli Twoja kategoria ma dużo zwrotów częściowych — odzież, obuwie, wszystko, co kupuje się w dwóch rozmiarach — to nie jest szczegół techniczny, tylko realna różnica w liczbie dokumentów wystawianych ręcznie każdego miesiąca.
Warto to sprawdzić zanim wybierzesz program, a nie po pierwszym sezonie zwrotowym.
Druga rzecz o korektach: korekta to osobny typ dokumentu, nie edycja faktury pierwotnej. Ma własny numer, własną datę i własną ścieżkę.
Systemy księgowe nie pozwalają „poprawić" wystawionej faktury i słusznie — ale to oznacza, że konfigurując automatyzację, trzeba pomyśleć o obiegu korekt osobno, a nie zakładać, że pojadą tą samą drogą co faktury.
Co dalej z KSeF
Jeżeli wystawiasz faktury ustrukturyzowane, wystawienie w programie księgowym to nie koniec ścieżki — dokument musi jeszcze pojechać do KSeF i wrócić z numerem.
To osobne połączenie i osobny krok, który równie dobrze może być automatyczny.
Dwie rzeczy warto wiedzieć zawczasu, bo obie potrafią zaskoczyć:
- Nie wszystkie faktury powinny tam trafiać. Dokumenty spoza polskiego reżimu VAT — na przykład ze sprzedaży transgranicznej — nie przejdą walidacji schematu i będą wracać jako odrzucone. Zakres wysyłki trzeba świadomie zawęzić.
- Korekty to osobny typ dokumentu. Zwrot generuje korektę, a korekta idzie do KSeF inną ścieżką niż faktura pierwotna. Jeśli o tym nie pomyślisz przy konfiguracji, wygląda to jak awaria, a jest brakującym ustawieniem.
Rozbieramy jedno i drugie w przewodniku: KSeF i faktury ustrukturyzowane.
Warto też z góry ustalić, kto wysyła fakturę do kupującego.
Może to zrobić program księgowy mailem albo system razem z powiadomieniem o wysyłce. Obie drogi są poprawne.
Ważne, żeby robiło to jedno miejsce. Przy dwóch włączonych kanałach wysyłki kupujący dostaje ten sam dokument dwa razy i pisze do Ciebie z pytaniem, który jest właściwy.
Trzy rzeczy, o których warto wiedzieć przy KSeF
Podpięcie księgowości to nie wysyłka do KSeF
To najczęstsze nieporozumienie w tym temacie i warto je rozstrzygnąć wprost. Integracja z Fakturownią czy wFirmą sprawia, że faktura powstaje w Twoim programie.
Wysłanie jej do Krajowego Systemu e-Faktur to osobne połączenie i osobna konfiguracja — samo połączenie z programem księgowym tego nie uruchamia.
W praktyce potrzebujesz trzech rzeczy naraz: programu, w którym faktura powstaje; połączenia z KSeF; oraz reguły, która mówi, które dokumenty mają tam pojechać.
Brak którejkolwiek z nich kończy się tym samym: faktury są, ale w KSeF ich nie ma.
Nie wszystko powinno tam trafiać
Zakres wysyłki trzeba świadomie zawęzić. Dokumenty spoza polskiego reżimu VAT — typowo ze sprzedaży transgranicznej — nie przechodzą walidacji schematu i wracają jako odrzucone.
To nie jest awaria integracji, tylko dokument wysłany tam, gdzie nie pasuje. W naszych danych to zdecydowanie najczęstsza przyczyna odrzuceń.
Numer KSeF wraca do dokumentu
Po przyjęciu faktura dostaje numer nadany przez system i to on jest dowodem, że dokument został skutecznie wystawiony.
Warto sprawdzić, czy widzisz go przy zamówieniu — bo brak numeru przy fakturze, która „poszła", oznacza dokument w drodze albo odrzucony, a nie przyjęty.
Zakres tego, co obowiązkowe i od kiedy, ustal ze swoim księgowym — my opisujemy tu wyłącznie to, jak zachowuje się system.
Nie używaj dwóch programów księgowych do tej samej sprzedaży. Dwa programy wystawiające faktury do tych samych zamówień to dwie numeracje i podwójne dokumenty.
Rozplątanie tego trwa dłużej niż konfiguracja, która to spowodowała — a przy zmianie programu wystarczy, żeby nowe faktury powstawały w nowym, a stare zostały w starym razem ze swoją serią.
Dlaczego faktura się nie wystawiła
Kiedy automat nie zadziałał, przyczyna prawie zawsze jest jedną z pięciu.
Pięć powodów, dla których faktura nie powstała
- Zamówienie nie spełniło warunku reguły. Najczęściej po prostu nie osiągnęło jeszcze statusu, przy którym faktura ma powstawać. Zanim zaczniesz szukać błędu, sprawdź status.
- Produkt bez stawki VAT. Pozycja bez stawki zatrzymuje cały dokument. Dotyczy to również kosztu wysyłki, jeśli nie ma przypisanej stawki.
- Niekompletne dane nabywcy. Brak adresu albo NIP w formacie, którego program nie przyjmuje. Przy sprzedaży firmowej to najczęstszy powód.
- Faktura już istnieje. Systemy pilnują, żeby nie wystawić drugiego dokumentu do tego samego zamówienia — i to jest zachowanie pożądane, choć wygląda jak błąd.
- Program księgowy odrzucił żądanie. Wyczerpany limit zapytań, wygasła autoryzacja albo zamknięty okres rozliczeniowy. Tu poprawka jest po stronie programu, nie integracji.
Wspólna zasada: zacznij od jednego zamówienia, nie od ustawień. Otwórz konkretne zamówienie, które nie dostało faktury, i przejdź te pięć punktów po kolei. Szybciej znajdziesz przyczynę niż przeglądając konfigurację.
Jedna uwaga o zakresie kanałów, bo to ustawienie wygląda na kosmetyczne, a nie jest.
Jeżeli sprzedajesz na kilku platformach, ustal, które z nich w ogóle mają generować faktury.
To decyduje o tym, czy do księgowości trafiają dokumenty, których tam być nie powinno — a wychwycenie ich po fakcie jest znacznie droższe niż jedno ustawienie na starcie.
Przy sprzedaży zagranicznej z tego samego konta warto ten zakres rozstrzygnąć osobno.
Zamówienie z innego kraju z numerem VAT UE to inny przypadek niż krajowa sprzedaż firmowa i inny niż konsumencka — reguła zbudowana pod rynek krajowy zwykle go nie obejmuje poprawnie.
Jak przetestować konfigurację bez ryzyka
Faktura wystawiona w programie księgowym jest dokumentem od pierwszej sztuki. Nie ma tu trybu próbnego, w którym można coś wystawić „na niby".
Dlatego testuje się inaczej: zawężając regułę, a nie udając sprzedaż.
Ustaw warunek tak wąsko, jak się da — jeden kanał albo jeden status. Przepuść przez niego kilka prawdziwych zamówień i obejrzyj powstałe dokumenty w programie księgowym.
Dopiero kiedy się zgadzają, rozszerz regułę na całą sprzedaż. Test na jednym zamówieniu jest lepszym pomysłem niż test na całym dniu.
Osobno warto sprawdzić zamówienia sprzed podpięcia integracji.
Automatyzacja działa na nowych zamówieniach i nie wystawia dokumentów wstecz — i dobrze, bo faktura wystawiona po raz drugi do starego zamówienia oznacza korektę i rozmowę z księgowym.
Sprawdź u siebie: ile faktur z Allegro powstaje samo
Otwórz ostatnie dziesięć zamówień z Allegro i sprawdź, ile z nich ma fakturę wystawioną bez Twojego udziału. To jedyna liczba, która mówi, czy ta część jest naprawdę zautomatyzowana.
