Jak połączyć SmartBill z easySales: kompletny przewodnik konfiguracji
Połącz SmartBill z easySales: skąd wziąć CIF, token i nazwę użytkownika, każde ustawienie formularza, decyzja o stanach magazynowych powodująca większość niepowodzeń i znaczenie każdego błędu SmartBilla.
Co daje połączenie SmartBilla
SmartBill to rumuńska usługa fakturowania i najczęściej używana przez sprzedawców w easySales. Po połączeniu wystawia fakturę do zamówienia bez przepisywania czegokolwiek — z listy zamówień, z samego zamówienia, zbiorczo albo automatycznie, z procesu. Potrafi też zadanie odwrotne: czytać Twoje stany magazynowe ze SmartBilla do easySales.
To dwa osobne połączenia, z dwiema osobnymi kopiami tych samych danych dostępowych. Ten przewodnik opisuje oba i mówi wprost, które jest które.
Zanim zaczniesz
Twój CIF
Kod podatkowy pokazany w SmartBillu w Configurare → Datele firmei → Generale (Konfiguracja → Dane firmy → Ogólne).
Token API
Ze SmartBilla, z Contul Meu → Integrări (Moje konto → Integracje). Generuje się od nowa za każdym razem, gdy zmieniasz hasło do SmartBilla.
Adres e-mail konta
Adres, na który zarejestrowane jest Twoje konto SmartBill. To połowa danych dostępowych odpowiadająca nazwie użytkownika.
Decyzja o stanach magazynowych
Czy SmartBill ma zdejmować towar ze stanu w trakcie fakturowania. To pole wymagane i zarazem ustawienie, przez które faktury najczęściej się nie udają. Krok 4 wyjaśnia obie odpowiedzi.
Krok 1 — Zbierz trzy wartości ze SmartBilla
Wszystko, czego potrzebuje easySales, jest już na Twoim koncie SmartBill. Interfejs SmartBilla jest po rumuńsku, więc ścieżki menu zobaczysz dokładnie w tej postaci.
- CIF — w SmartBillu otwórz Configurare → Datele firmei → Generale (Konfiguracja → Dane firmy → Ogólne) i skopiuj pole CIF.
- Token — otwórz Contul Meu → Integrări (Moje konto → Integracje) i poszukaj informacji o API na dole strony.
- Nazwa użytkownika — adres e-mail, na który zarejestrowane jest Twoje konto SmartBill.
Krok 2 — Otwórz kartę SmartBill w easySales
Wejdź w Oprogramowanie księgujące i znajdź SmartBill. To pierwsza karta na stronie.
Kliknij Połącz.
Krok 3 — Wypełnij połączenie
| Pole | Co w nim wpisać |
|---|---|
| Alias | Cokolwiek, co pozwoli Ci rozpoznać to konto. Wymagane. Nigdy nie opuszcza easySales. |
| NIP | Twój CIF ze SmartBilla, z Configurare → Datele firmei → Generale. |
| Token | Ze SmartBilla, z Contul Meu → Integrări. Zmienia się za każdym razem, gdy zmieniasz hasło do SmartBilla. |
| Nazwa użytkownika (E-mail) | Adres e-mail, na który zarejestrowane jest Twoje konto SmartBill. |
Krok 4 — Zdecyduj, czy SmartBill ma zdejmować stany
Użyj źródła stockowego to ustawienie o największych konsekwencjach na tym formularzu i to, nad którym warto pomyśleć przed zapisaniem. Mimo nazwy nie ma ono nic wspólnego ze stroną Źródła zapasu: decyduje o tym, czy SmartBill zdejmuje towar ze stanu w chwili wystawiania faktury.
Na Tak SmartBill wydaje towar z magazynu przy każdej wystawianej fakturze. Tego chce większość sprzedawców — ale oznacza to, że SmartBill odmówi każdej faktury, której produktów nie może wydać.
Na Nie faktura powstaje bez ruszania stanów i nic z powyższego nie może się wydarzyć.
Jeśli wybierasz Tak, wpisz w Nazwa magazynu nazwę magazynu SmartBill dokładnie tak, jak jest tam zapisana. Wielkość liter ma znaczenie, a nazwa dotyczy wyłącznie pozycji produktowych — pozycje dostawy i rabatu nigdy nie mają magazynu.
Krok 5 — Reszta formularza
| Ustawienie | Co robi | Domyślnie |
|---|---|---|
| Użyj źródła stockowego | Czy SmartBill zdejmuje stany, wystawiając fakturę. Wymagane — formularz nie zapisze się, dopóki nie odpowiesz. | nieustawione |
| Nazwa magazynu | Magazyn SmartBilla, na który księgowane są pozycje. Wielkość liter ma znaczenie. Używane tylko przy włączonym zdejmowaniu stanów. | puste |
| Użyj podatku od płatności | Wystawia fakturę w rumuńskim reżimie VAT rozliczanego kasowo (TVA la încasare). Włącz tylko wtedy, gdy Twoja firma tak rozlicza. | Nie |
| Zapisz produkty w nomenklaturze | Zakłada fakturowane produkty w SmartBillu, jeśli jeszcze ich tam nie ma. | Tak |
| Zapisz nazwy produktów w nomenklaturze | Nie oznacza, że SmartBill zachowuje własną nazwę produktu, który już zna. | Tak |
| Wyłącz podatek przy wysyłce produktów | Wysyła ceny netto i pozwala SmartBillowi samemu doliczyć VAT. | Nie |
| Pobierz faktury z paragonem | Oznaczenie zamówienia jako opłacone zawsze zapisuje płatność jako pokwitowanie (Chitanță), niezależnie od tego, jaka była rzeczywista metoda płatności. | Nie |
| Pobieraj fakturę lokalnie w easySales | easySales pobiera PDF raz i serwuje go z własnego magazynu plików, zamiast prosić o niego SmartBilla za każdym razem. | Tak |
| Szablon | Dowolny tekst drukowany na fakturze jako wzmianki i uwagi. Przyciski nad polem wstawiają wartości z zamówienia i produktów. | puste |
Krok 6 — Opcje zaawansowane
Sekcja zaawansowana jest zwinięta i nic w niej nie jest wymagane. Zawiera dwadzieścia cztery ustawienia; poniżej te, które rozwiązują realne problemy.
| Opcja | Po co jej używać |
|---|---|
| Model faktury | Wystawiaj z tego połączenia proformy zamiast faktur. |
| Blokuj generowanie faktury, jeśli brakuje NIP firmy | Zatrzymuje fakturę dla firmy, która nie ma na zamówieniu numeru podatkowego, zamiast wystawić ją błędnie. |
| Język faktury | Język, w którym SmartBill zapisze dokument. Rumuński, jeśli nic nie wybierzesz. |
| Termin zapłaty / Priorytet dla terminu płatności ustawionego na kliencie | Termin płatności w dniach i to, czy termin ustawiony na kliencie wygrywa z tym tutaj. |
| Stwórz odwróconą fakturę bazując na fakturze | Sprawia, że storno jest prawdziwym dokumentem odwrotnym zbudowanym z oryginału, a nie nowym dokumentem. |
| Nazwa usługi dostawy i Symbol usługi dostawy |
Nazywają pozycję dostawy na fakturze. Trzeba wypełnić oba — jedno bez drugiego nie robi nic, a pozycja zostaje jako Transport.
|
| Nazwa stawki VAT 0% | Nazwa Twojej stawki zerowej dokładnie tak, jak istnieje w tabeli stawek VAT w SmartBillu. Stosowana tylko do pozycji ze stawką 0. |
| Automatyczne wykrywanie | Uzupełnia z adresu bukareszteński sektor, gdy zamówienie go nie zawiera. |
| Transliteracja danych | Przepisuje nazwy i adresy klientów na znaki łacińskie dla zaznaczonych krajów. Przydatne przy adresach bułgarskich i greckich. |
Wystawianie faktur
| Skąd | Co robi |
|---|---|
| Szybko stwórz na liście zamówień | Jedna faktura do tego zamówienia. Robi się czerwony, z błędem na sobie, jeśli SmartBill odmówił. |
| Stwórz fakturę na stronie zamówienia | To samo, z wnętrza zamówienia. |
| Generuj fakturę jako akcja zbiorcza | Do 50 zaznaczonych zamówień, po jednej fakturze każde. |
| Grupa przetwarzania | Fakturuje każde zamówienie w grupie w miarę jego przetwarzania. |
| Proces automatyczny | Akcja Stwórz fakturę, dzięki której fakturowanie dzieje się bez niczyjego kliknięcia. |
Kiedy SmartBill odmawia wystawienia faktury
Odmowy SmartBilla przekazujemy słowo w słowo, po rumuńsku, niezależnie od tego, w jakim języku używasz easySales. Są precyzyjne, kiedy już umiesz je odczytać. To te, na które sprzedawcy naprawdę trafiają.
| Co mówi SmartBill | Co zrobić |
|---|---|
Cantitate stoc insuficienta la … pentru produsul …
|
Zdejmowanie stanów jest włączone, a SmartBill nie ma dość tego produktu we wskazanym magazynie. Wprowadź stan w SmartBillu albo ustaw Użyj źródła stockowego na Nie. |
Nu ai facut nicio achizitie pentru produsul … Incarca mai intai stoc pentru produs sau emite documentul fara descarcare de gestiune.
|
Ta sama przyczyna: produkt nigdy nie został przyjęty na stan w SmartBillu, więc nie ma czego wydać. |
Cota tva a produsului … nu a fost gasita pe server!
|
Stawki VAT tego produktu nie ma w Twojej tabeli stawek VAT w SmartBillu. Dodaj ją tam albo popraw stawkę na zamówieniu. |
Seria nu a fost gasita! Folositi o serie creata in contul de cloud.
|
Serii wysłanej przez easySales nie ma w SmartBillu. Załóż ją tam pod tą samą nazwą albo zmień serię na marketplace lub witrynie, z której przyszło zamówienie. |
Unitatea de masura … nu are factor de conversie setat.
|
Jednostka miary nie ma w SmartBillu ustawionego przelicznika. Ustaw go tam na produkcie. |
Nu puteti adauga produse cu cote tva diferite daca unul din ele are cota TVA inclusa!
|
Jedna pozycja jest w cenie z VAT, a pozostałe nie. Ujednolić dokument. |
invoiceProducts trebuie specificat si trebuie sa contina cel putin un element
|
Wszystkie pozycje zostały odfiltrowane — najczęściej przez wykluczenie rabatów na zamówieniu, które nie zawierało nic poza nimi. |
Firma cu ciful … a expirat la data de …
|
Rejestracja firmy w SmartBillu wygasła. Odnów ją w SmartBillu. |
Nu poti genera documente prin API. Te rog sa reincarci soldul de credite.
|
SmartBill nie wystawi już żadnych dokumentów przez API, dopóki nie rozwiążesz tego na swoim koncie SmartBill. Nic w easySales tego nie odblokuje. |
Autentificare esuata. Va rugam verificati datele si incercati din nou.
|
Adres e-mail albo token jest błędny, zwykle po zmianie hasła. Wklej ponownie aktualny token. |
Firma la care incercati sa va conectati nu mai este disponibila in Cloud.
|
Firma została usunięta ze SmartBill Cloud. |
Anulowanie, usuwanie i storno
easySales daje na zamówieniu Anuluj fakturę, Usuń fakturę i Stwórz fakturę storno. To SmartBill decyduje, które z nich przyjmie.
Storno to dokument odwrotny i działa zawsze — dlatego jest odpowiedzią za każdym razem, gdy anulowanie i usunięcie zostają odrzucone.
Opcjonalnie — SmartBill jako źródło zapasu
SmartBill może też powiedzieć easySales, ile towaru masz na stanie. To drugie, osobne połączenie w Źródła zapasu, z własną kopią CIF-u, tokenu i adresu e-mail.
Produkty dopasowywane są po Kodzie zapasu z zakładki Zapasy produktu, a gdy jest pusty — po SKU; to ta sama wartość, po której SmartBill dopasowuje pozycje faktury. Tryb synchronizacji zapasu decyduje, czy easySales czyta tylko wskazany przez Ciebie magazyn, czy sumę wszystkich magazynów SmartBilla.
Synchronizacja działa co 30 minut i wyłącznie w jedną stronę: SmartBill nadpisuje easySales, nigdy odwrotnie. Każdy stan zmieniony w easySales zostanie zastąpiony przy następnej synchronizacji.