Funcții

Cum conectezi SmartBill cu easySales: ghidul complet de configurare

De echipa easySales · Actualizat 10 septembrie 2026 · 3 min citire

Cum conectezi SmartBill cu easySales: ghidul complet de configurare

Conectează SmartBill la easySales: de unde iei CIF-ul, tokenul și utilizatorul, fiecare setare a formularului, decizia despre stoc care provoacă majoritatea eșecurilor și ce înseamnă fiecare eroare SmartBill.

Ce îți aduce conectarea SmartBill

SmartBill este un serviciu românesc de facturare și este cel folosit de cei mai mulți vânzători din easySales. Conectat, emite factura unei comenzi fără să retastezi nimic — din lista de comenzi, din comanda în sine, în masă sau automat, dintr-un flux. Poate face și treaba inversă: să citească stocurile din SmartBill și să le aducă în easySales.

Sunt două conexiuni separate, cu două copii separate ale acelorași date de acces. Ghidul le acoperă pe amândouă și spune clar care este care.

Înainte să începi

✓

CIF-ul tău

Codul fiscal afișat în SmartBill la Configurare → Datele firmei → Generale.

✓

Un token de API

Din Contul Meu → Integrări, în SmartBill. Se regenerează ori de câte ori îți schimbi parola SmartBill.

✓

E-mailul contului

Adresa cu care este înregistrat contul tău SmartBill. Este jumătatea de utilizator a datelor de acces.

✓

O decizie despre stoc

Dacă SmartBill trebuie să scoată marfa din gestiune în timp ce facturează. Este un câmp obligatoriu și setarea din cauza căreia eșuează cel mai des facturile. Pasul 4 explică ambele răspunsuri.

Pasul 1 — Adună trei valori din SmartBill

Tot ce îi trebuie easySales se află deja în contul tău SmartBill.

  • CIF — în SmartBill deschide Configurare → Datele firmei → Generale și copiază câmpul CIF.
  • Token — deschide Contul Meu → Integrări și caută informațiile despre API, în josul paginii.
  • Utilizator — adresa de e-mail cu care este înregistrat contul tău SmartBill.

Pasul 2 — Deschide cardul SmartBill în easySales

Mergi în Facturare și caută SmartBill. Este primul card din pagină.

Ecranul Facturare din easySales filtrat pe SmartBill, cu cardul SmartBill conectat, steagul României și acțiunea Editează.
SmartBill în pagina Facturare. Este primul card de acolo.

Apasă Conectează.

Pasul 3 — Completează conexiunea

Partea de sus a formularului de conexiune SmartBill din easySales, cu Nume conexiune, CUI Firmă, Token, Utilizator (Email), Descarcă din gestiune la facturare și Numele gestiunii.
Datele de acces și decizia despre stoc. CUI Firmă cere CIF-ul tău.
Câmp Ce pui în el
Nume conexiune Orice te ajută să identifici contul. Obligatoriu. Nu părăsește niciodată easySales.
CUI Firmă CIF-ul tău, din SmartBill → Configurare → Datele firmei → Generale.
Token Din SmartBill → Contul Meu → Integrări. Se schimbă ori de câte ori îți schimbi parola SmartBill.
Utilizator (Email) Adresa de e-mail cu care este înregistrat contul tău SmartBill.
Cele patru câmpuri din partea de sus a formularului

Pasul 4 — Decide dacă SmartBill descarcă gestiunea

Descarcă din gestiune la facturare este setarea cu cele mai multe consecințe din formular și cea la care merită să te gândești înainte să salvezi.

Pe Da, SmartBill scoate marfa din gestiune pe măsură ce emite fiecare factură. Asta vor cei mai mulți vânzători — dar înseamnă că SmartBill va refuza orice factură ale cărei produse nu le poate descărca.

Pe Nu, factura se emite fără să atingă gestiunea și nimic din toate astea nu se mai poate întâmpla.

Dacă folosești Da, completează Numele gestiunii exact cum este scris în SmartBill. Contează literele mari și mici, iar numele se aplică doar liniilor de produs — liniile de transport și de discount nu poartă niciodată o gestiune.

Pasul 5 — Restul formularului

Jumătatea de jos a formularului de conexiune SmartBill, cu Exclude taxa la trimiterea produselor, Incasează facturile cu chitanță, Descarcă factura local în easySales cu bannerul ei albastru de informare și caseta Sabloane cu butoanele de variabile.
Restul formularului. Sub datele de acces nimic nu este obligatoriu, în afară de Descarcă din gestiune la facturare.
Setare Ce face Implicit
Descarcă din gestiune la facturare Dacă SmartBill descarcă gestiunea în timp ce facturează. Obligatoriu — formularul nu se salvează până nu răspunzi. nesetat
Numele gestiunii Gestiunea SmartBill pe care se înregistrează liniile. Contează literele mari și mici. Se folosește doar când descărcarea de gestiune este activă. gol
TVA la incasare Emite factura în regim de TVA la încasare. Activeaz-o doar dacă firma ta lucrează așa. Nu
Salvează produsele în nomenclator Creează în SmartBill produsele facturate, dacă nu există deja acolo. Da
Salvează denumirea produselor în nomenclator Nu înseamnă că SmartBill păstrează propria denumire pentru un produs pe care îl cunoaște deja. Da
Exclude taxa la trimiterea produselor Trimite prețuri fără TVA și lasă SmartBill să adauge el taxa. Nu
Incasează facturile cu chitanță Marcarea unei comenzi ca plătită înregistrează întotdeauna plata drept chitanță, oricare ar fi fost metoda reală de plată a comenzii. Nu
Descarcă factura local în easySales easySales aduce PDF-ul o singură dată și îl servește din propria stocare, în loc să îl ceară de fiecare dată de la SmartBill. Da
Sabloane Text liber tipărit pe factură ca mențiuni și observații. Butoanele de deasupra casetei inserează valori din comandă și din produse. gol
Setările de sub datele de acces

Pasul 6 — Opțiuni avansate

Secțiunea avansată este pliată și nimic din ea nu este obligatoriu. Conține douăzeci și patru de setări; acestea sunt cele care rezolvă probleme reale.

Prima parte a opțiunilor avansate SmartBill desfășurate, cu Modelul facturii, Blocheaza generarea facturii daca lipseste CUI (PJ), Folosește descrierea produselor, Limbă factură, CNP-ul emitentului, Numele emitentului, Numele delegatului și Data scadentă.
Opțiuni avansate, prima jumătate. Limbă factură este româna, dacă nu alegi nimic.
A doua parte a opțiunilor avansate SmartBill desfășurate, cu Crează factura storno pe baza facturii, Alege numele produsului, Nume serviciu transport și Cod serviciu transport, Detectează automat sectorul, Denumire cota TVA 0%, Elimină caracterele speciale și Transliterare date cu lista ei de țări.
Opțiuni avansate, a doua jumătate. Nume serviciu transport și Cod serviciu transport funcționează doar împreună.
Opțiune De ce ai folosi-o
Modelul facturii Emite proforme în loc de facturi de pe această conexiune.
Blocheaza generarea facturii daca lipseste CUI (PJ) Oprește factura către o firmă care nu are CUI pe comandă, în loc să o emită greșit.
Limbă factură Limba în care SmartBill scrie documentul. Română, dacă nu o atingi.
Data scadentă / Prioritizează zilele setate la nivel de client. Termenul de plată în zile și dacă un termen setat pe client îl bate pe acesta.
Crează factura storno pe baza facturii Face din storno un document de sens invers construit din original, nu unul nou.
Nume serviciu transport și Cod serviciu transport Denumesc linia de transport de pe factură. Amândouă trebuie completate — una singură nu face nimic, iar linia rămâne Transport.
Denumire cota TVA 0% Denumirea cotei tale de 0% așa cum există în tabelul de cote TVA din SmartBill. Se aplică doar liniilor cu cota 0.
Detectează automat sectorul Completează sectorul bucureștean din adresă, atunci când comanda nu îl are.
Transliterare date Rescrie numele și adresele clienților în caractere latine, pentru țările pe care le bifezi. Utilă pentru adresele bulgărești și grecești.
Opțiuni avansate care merită setate

Emiterea facturilor

De unde Ce face
Creare rapidă din lista de comenzi O factură pentru acea comandă. Devine roșu, cu eroarea pe el, dacă SmartBill a refuzat.
Creare factură din pagina comenzii Același lucru, din interiorul comenzii.
Generare factură ca acțiune în masă Până la 50 de comenzi selectate, câte o factură fiecare.
Un grup de procesare Facturează fiecare comandă din grup pe măsură ce este procesată.
Un flux automat Acțiunea Creează factură, astfel încât facturarea se întâmplă fără ca cineva să apese ceva.
De unde poate fi emisă o factură

Când SmartBill refuză o factură

Refuzurile SmartBill sunt transmise mai departe cuvânt cu cuvânt, în română, indiferent în ce limbă folosești easySales. Sunt precise, odată ce le poți citi. Acestea sunt cele pe care vânzătorii chiar le întâlnesc.

Ce spune SmartBill Ce ai de făcut
Cantitate stoc insuficienta la … pentru produsul … Descărcarea de gestiune este activă, iar SmartBill nu are destul din acel produs în gestiunea numită. Încarcă stocul în SmartBill sau pune Descarcă din gestiune la facturare pe Nu.
Nu ai facut nicio achizitie pentru produsul … Incarca mai intai stoc pentru produs sau emite documentul fara descarcare de gestiune. Aceeași cauză: produsul nu a fost recepționat niciodată în SmartBill, deci nu are ce descărca.
Cota tva a produsului … nu a fost gasita pe server! Cota de TVA a produsului nu există în tabelul tău de cote TVA din SmartBill. Adaug-o acolo sau corectează cota pe comandă.
Seria nu a fost gasita! Folositi o serie creata in contul de cloud. Seria trimisă de easySales nu există în SmartBill. Creeaz-o acolo cu același nume sau schimbă seria pe marketplace-ul ori pe site-ul de pe care a venit comanda.
Unitatea de masura … nu are factor de conversie setat. Unitatea de măsură nu are factor de conversie în SmartBill. Setează-l pe produs, acolo.
Nu puteti adauga produse cu cote tva diferite daca unul din ele are cota TVA inclusa! O linie are TVA inclus, iar celelalte nu. Fă documentul unitar.
invoiceProducts trebuie specificat si trebuie sa contina cel putin un element Toate liniile au fost filtrate — cel mai des prin excluderea discounturilor de pe o comandă care nu conținea altceva.
Firma cu ciful … a expirat la data de … Înregistrarea firmei în SmartBill a expirat. Reînnoiește-o în SmartBill.
Nu poti genera documente prin API. Te rog sa reincarci soldul de credite. SmartBill nu mai emite documente prin API până nu rezolvi asta în contul tău SmartBill. Nimic din easySales nu poate debloca situația.
Autentificare esuata. Va rugam verificati datele si incercati din nou. E-mailul sau tokenul este greșit, de obicei după o schimbare de parolă. Lipește din nou tokenul curent.
Firma la care incercati sa va conectati nu mai este disponibila in Cloud. Firma a fost scoasă din SmartBill Cloud.
Ce înseamnă cele mai frecvente refuzuri SmartBill

Anulare, ștergere și storno

easySales îți oferă Anulează factura, Șterge factura și Creare factură storno pe o comandă. SmartBill decide pe care dintre ele le acceptă.

Stornoul este un document de sens invers și funcționează întotdeauna — de aceea el este răspunsul ori de câte ori anularea și ștergerea sunt refuzate.

Opțional — SmartBill ca sursă de stoc

SmartBill îi poate spune easySales și cât stoc ai. Aceasta este o a doua conexiune, separată, în Surse de stoc, cu propria copie a CIF-ului, a tokenului și a e-mailului.

Formularul sursei de stoc SmartBill din easySales, cu Nume depozit, CUI, Token, Email, Numele gestiunii și Mod sincronizare stocuri.
Conexiunea de stoc. Nume depozit este doar o etichetă pentru tine; Numele gestiunii, mai jos, trebuie să fie identic cu cel din SmartBill.

Produsele sunt corelate după Codul stocului din tabul Stocuri al produsului, iar când acesta este gol se folosește SKU-ul — aceeași valoare după care SmartBill corelează și liniile de pe factură. Mod sincronizare stocuri decide dacă easySales citește doar gestiunea pe care ai numit-o sau suma tuturor gestiunilor din SmartBill.

Sincronizarea rulează la fiecare 30 de minute și merge strict într-un singur sens: SmartBill suprascrie easySales, niciodată invers. Orice stoc modificat în easySales este înlocuit la următoarea sincronizare.

Întrebări frecvente

Toate trei sunt în SmartBill. CIF-ul este la Configurare → Datele firmei → Generale. Tokenul este la Contul Meu → Integrări, unde informațiile despre API sunt în josul paginii. Utilizatorul este adresa de e-mail cu care este înregistrat contul tău SmartBill.

Nu, pui CIF-ul. Eticheta românească este cea corectă; versiunea engleză a aceluiași câmp spune "Company registration number", iar cea germană "Handelsregisternummer", și amândouă trimit spre alt document. easySales transmite valoarea către SmartBill drept cod fiscal al firmei, la fiecare apel.

Nu. easySales nu contactează SmartBill la salvare, așa că un CIF greșit, un token vechi sau un e-mail tastat greșit se salvează toate cu succes. Emite o factură imediat după salvare — este singura cale prin care afli.

Cu setarea activă, SmartBill descarcă gestiunea în timp ce emite factura, deci refuză orice document ale cărui produse nu le poate descărca — ori produsul nu a fost recepționat niciodată în SmartBill, ori gestiunea pe care ai numit-o nu are destul din el. Aceste două refuzuri înseamnă aproape trei sferturi din tot ce merge prost cu SmartBill. Încarcă întâi stocul în SmartBill sau pune Descarcă din gestiune la facturare pe Nu, iar factura se emite fără să atingă gestiunea.

După Codul stocului din tabul Stocuri al produsului din easySales, iar când acesta este gol, după SKU. Atât facturarea, cât și sincronizarea de stoc îl folosesc, și trebuie să fie identic cu cel din SmartBill, inclusiv literele mari și mici și spațiile.

Nu. SmartBill le refuză pe amândouă, odată ce documentul a fost trimis în SPV. Ștergerea este oricum posibilă doar când documentul este ultimul din seria lui. În ambele cazuri, ieșirea este un storno — un document de sens invers — pe care easySales îl oferă pe comandă ca Creare factură storno.

Tokenul se regenerează, deci orice conexiune easySales care îl folosea pe cel vechi se oprește. Dacă citești din SmartBill și stocurile, aceea este o a doua conexiune, cu propria copie a tokenului: actualizează și Facturare → SmartBill, și Surse de stoc → SmartBill. Facturarea se plânge imediat, cu "Autentificare esuata"; conexiunea de stoc cade în tăcere și poate continua să arate cifrele de la ultima citire reușită.

Nu. Facturarea în masă ia până la 50 de comenzi odată și emite câte un document SmartBill pentru fiecare comandă. O factură unică pentru mai multe comenzi trebuie întocmită direct în SmartBill.

easySales se uită întâi la conexiunea de marketplace de pe care a venit comanda, apoi la site, apoi la comanda în sine, și folosește prima serie pe care o găsește. Dacă nu este setată nicăieri, trimite INV, care aproape sigur nu există în contul tău SmartBill și produce "Seria nu a fost gasita". Setează seria pe conexiunile de marketplace și pe site-uri, nu pe comenzi individuale.

A fost util acest ghid?