SmartBill mit easySales verbinden: die vollständige Einrichtungsanleitung
SmartBill mit easySales verbinden: wo CIF, Token und Benutzername stehen, jede Einstellung des Formulars, die Bestandsentscheidung hinter den meisten Fehlschlägen und was jede SmartBill-Meldung bedeutet.
Was Ihnen eine SmartBill-Verbindung bringt
SmartBill ist ein rumänischer Rechnungsdienst und derjenige, den die meisten easySales-Händler nutzen. Ist er verbunden, stellt er die Rechnung zu einer Bestellung aus, ohne dass Sie irgendetwas erneut eintippen — aus der Bestellliste, aus der Bestellung selbst, als Massenaktion oder automatisch aus einem Flow. Er beherrscht auch die Gegenrichtung: Er liest Ihre Bestände aus SmartBill aus und schreibt sie nach easySales.
Das sind zwei getrennte Verbindungen mit zwei getrennten Kopien derselben Zugangsdaten. Diese Anleitung behandelt beide und sagt jeweils klar, welche gemeint ist.
Bevor Sie beginnen
Ihre CIF
Der Steuercode, den SmartBill unter Configurare → Datele firmei → Generale anzeigt.
Ein API-Token
Aus Contul Meu → Integrări in SmartBill. Er wird jedes Mal neu erzeugt, wenn Sie Ihr SmartBill-Passwort ändern.
Die Konto-E-Mail
Die Adresse, mit der Ihr SmartBill-Konto registriert ist. Sie ist die Benutzername-Hälfte der Zugangsdaten.
Eine Entscheidung zum Bestand
Ob SmartBill beim Fakturieren Ware aus dem Bestand ausbuchen soll. Es ist ein Pflichtfeld — und die Einstellung, an der Rechnungen am häufigsten scheitern. Schritt 4 erklärt beide Antworten.
Schritt 1 — Drei Werte aus SmartBill zusammentragen
Alles, was easySales braucht, steht bereits in Ihrem SmartBill-Konto. Die Oberfläche von SmartBill ist rumänisch — die Menüpfade unten sehen Sie also genau so auf Ihrem Bildschirm, gleichgültig in welcher Sprache Sie easySales bedienen.
- CIF — öffnen Sie in SmartBill Configurare → Datele firmei → Generale (Einstellungen → Firmendaten → Allgemein) und kopieren Sie das Feld CIF.
- Token — öffnen Sie Contul Meu → Integrări (Mein Konto → Integrationen); die API-Angaben stehen unten auf der Seite.
- Benutzername — die E-Mail-Adresse, mit der Ihr SmartBill-Konto registriert ist.
Schritt 2 — Die SmartBill-Karte in easySales öffnen
Gehen Sie zu Abrechnung & Systeme → Rechnungssoftware — im älteren Layout Integrationen → Rechnungssoftware — und suchen Sie SmartBill. Es ist die erste Karte auf der Seite.
Klicken Sie auf Verbinden.
Schritt 3 — Die Verbindung ausfüllen
| Feld | Was hineingehört |
|---|---|
| Verbindungsname | Alles, woran Sie dieses Konto wiedererkennen. Pflichtfeld. Verlässt easySales nie. |
| Handelsregisternummer | Ihre CIF aus Configurare → Datele firmei → Generale in SmartBill. Trotz der Beschriftung gehört hier keine Handelsregisternummer hinein. |
| Token | Aus Contul Meu → Integrări in SmartBill. Er ändert sich, sobald Sie Ihr SmartBill-Passwort ändern. |
| Benutzername (E-Mail) | Die E-Mail-Adresse, mit der Ihr SmartBill-Konto registriert ist. |
Schritt 4 — Entscheiden, ob SmartBill Bestand ausbuchen soll
Bestandsquelle verwenden ist die folgenreichste Einstellung dieses Formulars und diejenige, über die Sie vor dem Speichern nachdenken sollten. Lassen Sie sich vom Namen nicht in die Irre führen: Die Einstellung hat nichts mit der Seite Bestandsquellen zu tun. Sie entscheidet allein darüber, ob SmartBill beim Fakturieren Ware aus dem eigenen Lager ausbucht.
Auf Ja gestellt, bucht SmartBill die Ware aus, während es jede Rechnung ausstellt. Das wollen die meisten Händler — es bedeutet aber, dass SmartBill jede Rechnung ablehnt, deren Produkte es nicht ausbuchen kann.
Auf Nein gestellt, wird die Rechnung ausgestellt, ohne den Bestand zu berühren, und nichts davon kann passieren.
Wenn Sie Ja verwenden, tragen Sie in Lagername (optional, Groß-/Kleinschreibung beachten) den Namen des SmartBill-Lagers genau so ein, wie er dort geschrieben steht. Groß- und Kleinschreibung zählen, und der Wert wird ausschließlich auf Produktzeilen angewendet — Versand- und Rabattzeilen tragen nie ein Lager.
Schritt 5 — Der Rest des Formulars
| Einstellung | Was sie bewirkt | Standard |
|---|---|---|
| Bestandsquelle verwenden | Ob SmartBill beim Fakturieren Bestand ausbucht. Pflichtfeld — das Formular lässt sich nicht speichern, solange Sie nicht geantwortet haben. | nicht gesetzt |
| Lagername (optional, Groß-/Kleinschreibung beachten) | Gegen welches SmartBill-Lager die Zeilen gebucht werden. Groß-/Kleinschreibung zählt. Wird nur verwendet, wenn die Bestandsausbuchung eingeschaltet ist. | leer |
| Zahlungssteuer verwenden | Stellt die Rechnung nach der Ist-Versteuerung aus (TVA la încasare). Nur einschalten, wenn Ihr Unternehmen so arbeitet. | Nein |
| Die Produkte in der Nomenklatur speichern | Legt die fakturierten Produkte in SmartBill an, falls sie dort noch nicht existieren. | Ja |
| Produktnamen in der Nomenklatur speichern | Nein bedeutet: SmartBill behält für ein bereits bekanntes Produkt seinen eigenen Namen. | Ja |
| Steuer beim Senden von Produkten ausschließen | Sendet Nettopreise und überlässt SmartBill das Aufschlagen der Steuer. | Nein |
| Rechnungen mit Beleg einziehen | Wird eine Bestellung als bezahlt markiert, verbucht SmartBill die Zahlung immer als Quittung (Chitanță) — unabhängig davon, wie die Bestellung tatsächlich bezahlt wurde. | Nein |
| Rechnung lokal in easySales herunterladen | easySales holt das PDF einmal und liefert es aus dem eigenen Speicher aus, statt es jedes Mal bei SmartBill anzufragen. | Ja |
| Vorlage | Freier Text, der als Hinweise und Bemerkungen auf die Rechnung gedruckt wird. Die Schaltflächen über dem Feld fügen Werte aus Bestellung und Produkt ein. Eine dieser Schaltflächen zeigt im Deutschen keine Beschriftung, sondern ihren technischen Schlüssel; sie fügt ihren Wert trotzdem korrekt ein. | leer |
Schritt 6 — Erweiterte Optionen
Der Bereich hinter Erweiterte Optionen anzeigen ist zugeklappt, und nichts darin ist Pflicht. Er enthält vierundzwanzig Einstellungen; dies sind die, die echte Probleme lösen.
| Option | Wofür Sie sie brauchen |
|---|---|
| Rechnungsmodell | Über diese Verbindung Proformarechnungen statt Rechnungen ausstellen. |
| Rechnungserstellung blockieren, wenn die USt.-IdNr. der Firma fehlt | Hält eine Rechnung an ein Unternehmen zurück, für das auf der Bestellung keine CUI hinterlegt ist, statt sie falsch auszustellen. |
| Rechnungssprache | Die Sprache, in der SmartBill das Dokument schreibt. Rumänisch, wenn Sie nichts auswählen. |
| Fälligkeitsdatum / Kundenspezifische Zahlungsbedingungen priorisieren | Das Zahlungsziel in Tagen und die Frage, ob ein am Kunden hinterlegtes Ziel dieses hier schlägt. |
| Stornorechnung auf Basis der Rechnung erstellen | Macht aus der Stornorechnung ein echtes, aus dem Original abgeleitetes Gegendokument statt eines neu aufgebauten. |
| Transportdienstname und Transportdienstcode |
Benennt die Versandzeile auf der Rechnung. Beide müssen ausgefüllt sein — eines allein bewirkt nichts, und die Zeile bleibt Transport.
|
| Name des USt.-Satzes 0 % | Der Name Ihres Nullsatzes, so wie er in der USt.-Satztabelle von SmartBill existiert. Wird nur auf Zeilen mit dem Satz 0 angewendet. |
| Bezirk automatisch erkennen | Füllt den Bukarester Sektor aus der Adresse, wenn die Bestellung keinen mitbringt. |
| Daten transliterieren | Schreibt Kundennamen und Adressen für die von Ihnen angehakten Länder in lateinische Zeichen um. Nützlich für bulgarische und griechische Adressen. |
Rechnungen ausstellen
Drei dieser Wege heißen im Deutschen gleich — Rechnung erstellen. Sie unterscheiden sich nur durch die Stelle, an der die Schaltfläche steht.
| Von wo | Was passiert |
|---|---|
| Schnell erstellen in der Bestellliste | Eine Rechnung für diese Bestellung. Wird rot und trägt den Fehler, wenn SmartBill abgelehnt hat. |
| Rechnung erstellen auf der Bestellseite | Dasselbe, aus der Bestellung heraus. |
| Rechnung erstellen als Massenaktion | Bis zu 50 ausgewählte Bestellungen, je eine Rechnung. |
| Eine Bearbeitungsgruppe | Fakturiert jede Bestellung der Gruppe, während sie bearbeitet wird. |
| Ein Automatisierungs-Flow | Die Aktion Rechnung erstellen, damit fakturiert wird, ohne dass jemand etwas anklickt. |
Wenn SmartBill eine Rechnung ablehnt
SmartBills Ablehnungen werden Wort für Wort auf Rumänisch durchgereicht, in welcher Sprache Sie easySales auch verwenden. Sie sind präzise, sobald man sie lesen kann. Dies sind die, auf die Händler tatsächlich stoßen.
| Was SmartBill sagt | Was zu tun ist |
|---|---|
Cantitate stoc insuficienta la … pentru produsul …
|
Die Bestandsausbuchung ist eingeschaltet, und SmartBill hält von diesem Produkt im benannten Lager nicht genug. Buchen Sie den Bestand in SmartBill ein oder setzen Sie Bestandsquelle verwenden auf Nein. |
Nu ai facut nicio achizitie pentru produsul … Incarca mai intai stoc pentru produs sau emite documentul fara descarcare de gestiune.
|
Dieselbe Ursache: Das Produkt wurde nie in SmartBill eingekauft, es gibt also nichts auszubuchen. |
Cota tva a produsului … nu a fost gasita pe server!
|
Der Steuersatz des Produkts existiert in Ihrer SmartBill-Steuersatztabelle nicht. Legen Sie ihn dort an oder korrigieren Sie den Satz auf der Bestellung. |
Seria nu a fost gasita! Folositi o serie creata in contul de cloud.
|
Die von easySales gesendete Serie gibt es in SmartBill nicht. Legen Sie sie dort unter demselben Namen an oder ändern Sie die Serie auf dem Marktplatz oder der Website, von der die Bestellung stammt. |
Unitatea de masura … nu are factor de conversie setat.
|
Die Mengeneinheit hat in SmartBill keinen Umrechnungsfaktor. Setzen Sie ihn dort am Produkt. |
Nu puteti adauga produse cu cote tva diferite daca unul din ele are cota TVA inclusa!
|
Eine Zeile enthält die Steuer im Preis, die anderen nicht. Machen Sie das Dokument einheitlich. |
invoiceProducts trebuie specificat si trebuie sa contina cel putin un element
|
Alle Zeilen wurden herausgefiltert — meist dadurch, dass Rabatte auf einer Bestellung ausgeschlossen wurden, die sonst nichts enthielt. |
Firma cu ciful … a expirat la data de …
|
Die Firmenregistrierung in SmartBill ist abgelaufen. Erneuern Sie sie in SmartBill. |
Nu poti genera documente prin API. Te rog sa reincarci soldul de credite.
|
SmartBill stellt über die API keine weiteren Dokumente aus, bis Sie das in Ihrem SmartBill-Konto klären. In easySales lässt sich daran nichts ändern. |
Autentificare esuata. Va rugam verificati datele si incercati din nou.
|
E-Mail oder Token stimmen nicht, meist nach einer Passwortänderung. Fügen Sie den aktuellen Token erneut ein. |
Firma la care incercati sa va conectati nu mai este disponibila in Cloud.
|
Die Firma wurde aus SmartBill Cloud entfernt. |
Stornieren, Löschen und Rückabwickeln
easySales bietet auf einer Bestellung Rechnung stornieren, Rechnung löschen und Stornorechnung erstellen an. Welche davon durchgeht, entscheidet SmartBill.
Achten Sie auf die beiden ähnlich klingenden Aktionen: Rechnung stornieren annulliert das Dokument in SmartBill, während Stornorechnung erstellen ein zusätzliches, gegenläufiges Dokument ausstellt und das Original bestehen lässt.
Eine Stornorechnung ist ein gegenläufiges Dokument und funktioniert immer — deshalb ist sie die Antwort, wann immer Stornieren und Löschen abgelehnt werden.
Optional — SmartBill als Bestandsquelle nutzen
SmartBill kann easySales auch mitteilen, wie viel Bestand Sie halten. Das ist eine zweite, getrennte Verbindung unter Bestandsquellen — nicht zu verwechseln mit der eigenständigen Seite Lager — mit einer eigenen Kopie von CIF, Token und E-Mail. Das Feld für die CIF heißt hier USt-IdNr., meint aber denselben Wert wie auf dem Rechnungsformular.
Produkte werden über den Bestandscode auf dem Reiter Bestände des Produkts zugeordnet, ersatzweise über die SKU, wenn dieser leer ist — derselbe Wert, über den SmartBill auch Rechnungszeilen zuordnet. Bestandssynchronisierungsmodus entscheidet, ob easySales nur das von Ihnen benannte Lager liest oder die Summe aller SmartBill-Lager.
Die Synchronisierung läuft alle 30 Minuten und ist streng einseitig: SmartBill überschreibt easySales, nie umgekehrt. Jeder Bestand, den Sie in easySales bearbeiten, wird bei der nächsten Synchronisierung ersetzt.