Как да свържете SmartBill с easySales: пълно ръководство за настройка
Свържете SmartBill с easySales: къде са CIF, токънът и потребителското име, какво прави всяка настройка във формата, кое решение за наличностите проваля най-много фактури и какво означава всяка грешка на SmartBill.
Какво Ви дава свързването на SmartBill
SmartBill е румънска услуга за фактуриране и е тази, която използват най-много от продавачите в easySales. Свързан, той издава фактурата за поръчката, без Вие да въвеждате каквото и да е повторно — от списъка с поръчки, от самата поръчка, групово или автоматично от поток. Може да върши и обратната работа: да прочита наличностите Ви от SmartBill и да ги подава към easySales.
Това са две отделни връзки с два отделни екземпляра на едни и същи данни за достъп. Това ръководство покрива и двете и винаги казва ясно за коя става дума.
Преди да започнете
Вашият CIF
Данъчният код, показан в Configurare → Datele firmei → Generale в SmartBill.
Токън за API
От Contul Meu → Integrări в SmartBill. Генерира се наново всеки път, когато смените паролата си в SmartBill.
Имейлът на акаунта
Адресът, с който е регистриран акаунтът Ви в SmartBill. Той е половината потребителско име от данните за достъп.
Решение за наличностите
Дали SmartBill да изписва стока, докато фактурира. Полето е задължително и е настройката, която най-често проваля фактурите. Стъпка 4 обяснява и двата отговора.
Стъпка 1 — Съберете три стойности от SmartBill
Всичко, от което easySales се нуждае, вече е в акаунта Ви в SmartBill. Интерфейсът на SmartBill е на румънски, така че менютата по-долу ще ги видите на румънски на екрана си.
- CIF — в SmartBill отворете Configurare → Datele firmei → Generale (Настройки → Данни на фирмата → Общи) и копирайте полето CIF.
- Токън — отворете Contul Meu → Integrări (Моят акаунт → Интеграции) и потърсете данните за API в долната част на страницата.
- Потребителско име — имейл адресът, с който е регистриран акаунтът Ви в SmartBill.
Стъпка 2 — Отворете картата на SmartBill в easySales
Отидете в Софтуер за фактуриране и намерете SmartBill. Това е първата карта на страницата.
Натиснете Свържете.
Стъпка 3 — Попълнете връзката
| Поле | Какво да въведете |
|---|---|
| Наименование на връзката | Каквото и да е, което Ви идентифицира този акаунт. Задължително. Никога не напуска easySales. |
| Регистрационен номер на фирмата | Вашият CIF, от Configurare → Datele firmei → Generale в SmartBill. |
| Токън | От Contul Meu → Integrări в SmartBill. Променя се всеки път, когато смените паролата си в SmartBill. |
| Потребителско име (Email) | Имейл адресът, с който е регистриран акаунтът Ви в SmartBill. |
Стъпка 4 — Решете дали SmartBill да изписва наличности
Използвайте като източник на наличности за продукти е настройката с най-тежки последици в тази форма и тази, върху която си струва да помислите, преди да запазите.
При Да SmartBill изписва стоката от склада, докато издава всяка фактура. Това е, което искат повечето продавачи — но означава и че SmartBill ще откаже всяка фактура, чиито продукти не може да изпише.
При Не фактурата се издава, без да се докосват наличностите, и нищо от изброеното не може да се случи.
Ако все пак използвате Да, попълнете Име на склада (по избор, чувствителено към малки и големи букви) с името на склада в SmartBill точно както е изписано там. Големите и малките букви имат значение и стойността се прилага само към редовете с продукти — редовете за доставка и отстъпка никога не носят склад.
Стъпка 5 — Останалата част от формата
| Настройка | Какво прави | По подразбиране |
|---|---|---|
| Използвайте като източник на наличности за продукти | Дали SmartBill да изписва наличности, докато фактурира. Задължително — формата не се запазва, докато не отговорите. | не е зададено |
| Име на склада (по избор, чувствителено към малки и големи букви) | Срещу кой склад в SmartBill се осчетоводяват редовете. Големите и малките букви имат значение. Използва се само когато изписването на наличности е включено. | празно |
| Използвай данъци | Издава фактурата при режим ДДС при плащане (TVA la încasare). Надписът не го подсказва: настройката не се отнася до данъците изобщо, а само до отчитането на ДДС при получаване на плащането. Включете я само ако фирмата Ви работи така. | Не |
| Запазете продуктите в номенклатурата | Създава фактурираните продукти в SmartBill, ако още ги няма там. Това е първата от двете настройки за номенклатурата. | Да |
| Запази продуктите в номенклатурата | Втората настройка за номенклатурата, непосредствено под първата. Не означава, че SmartBill запазва собственото си име за продукт, който вече познава. | Да |
| Освобождаване от данък на продукти, които се изпращат | Изпраща нетни цени и оставя SmartBill сам да начисли ДДС. | Не |
| Събери фактурите с издаден бон | Маркирането на поръчка като платена винаги записва плащането като касова бележка (Chitanță), какъвто и да е бил реалният начин на плащане по поръчката. | Не |
| Изтегляне на фактурата локално в easySales | easySales изтегля PDF файла веднъж и го обслужва от собственото си хранилище, вместо да пита SmartBill всеки път. | Да |
| Шаблон | Свободен текст, който се отпечатва върху фактурата като забележки и наблюдения. Бутоните над полето вмъкват стойности от поръчката и продуктите. | празно |
Стъпка 6 — Разширени възможности
Секцията под Показване на разширените възможности е свита и нищо в нея не е задължително. Съдържа двадесет и четири настройки; тези тук решават реални проблеми.
| Възможност | Защо бихте я използвали |
|---|---|
| Вид на фактурата | Да издавате проформи вместо фактури от тази връзка. |
| Блокирай генерирането на фактура, ако ДДС ID на компанията липсва | Спира фактура към фирма без данъчен номер в поръчката, вместо да я издаде сгрешена. |
| Език на фактурите | Езикът, на който SmartBill изписва документа. Румънски, ако не го докоснете. |
| Срок за плащане / Приоритет на срока за плащане, зададен на ниво клиент | Срокът за плащане в дни и дали срок, зададен на клиента, надделява над този. |
| Създай сторно базирано на фактурата | Прави сторното истински обратен документ, изграден от оригинала, вместо новосъставен. |
| Име на транспортна услуга и Код на транспортна услуга |
Наименува реда за доставка във фактурата. Трябва да попълните и двете — само едното не прави нищо и редът остава Transport.
|
| Име на ДДС ставка 0% | Името на нулевата Ви ставка така, както съществува в таблицата с ДДС ставки на SmartBill. Прилага се само към редове със ставка 0. |
| Автоматично откриване на област | Попълва сектора в Букурещ от адреса, когато поръчката не носи такъв. |
| Транслитерация на данните | Преобразува имената и адресите на клиентите на латиница за отметнатите от Вас държави. Полезно за адреси на кирилица и на гръцки. |
Издаване на фактури
| Откъде | Какво прави |
|---|---|
| Бързо създаване в списъка с поръчки | Една фактура за тази поръчка. Става червено с грешката върху себе си, ако SmartBill е отказал. |
| Създай фактура на страницата на поръчката | Същото, но отвътре в поръчката. |
| Създай фактура като групово действие | До 50 избрани поръчки, по една фактура на всяка. |
| Група за обработка | Фактурира всяка поръчка в групата, докато я обработва. |
| Автоматизиран поток | Действието Създай фактура, така че фактурирането се случва, без някой да натиска нищо. |
Когато SmartBill откаже фактура
Отказите на SmartBill се предават дума по дума, на румънски, на какъвто и език да ползвате easySales. Щом веднъж успеете да ги прочетете, те са много точни. Ето тези, в които продавачите наистина се удрят.
| Какво казва SmartBill | Какво да направите |
|---|---|
Cantitate stoc insuficienta la … pentru produsul …
|
Изписването на наличности е включено, а SmartBill не държи достатъчно от този продукт в посочения склад. Заредете наличността в SmartBill или поставете Използвайте като източник на наличности за продукти на Не. |
Nu ai facut nicio achizitie pentru produsul … Incarca mai intai stoc pentru produs sau emite documentul fara descarcare de gestiune.
|
Същата причина: продуктът никога не е заприходен в SmartBill, така че няма какво да се изпише. |
Cota tva a produsului … nu a fost gasita pe server!
|
Ставката на ДДС за продукта не съществува в таблицата Ви с ДДС ставки в SmartBill. Добавете я там или коригирайте ставката в поръчката. |
Seria nu a fost gasita! Folositi o serie creata in contul de cloud.
|
Серията, която easySales е изпратил, не съществува в SmartBill. Създайте я там със същото име или сменете серията в маркетплейса или сайта, от който е дошла поръчката. |
Unitatea de masura … nu are factor de conversie setat.
|
Мерната единица няма зададен коефициент на преобразуване в SmartBill. Задайте го там върху продукта. |
Nu puteti adauga produse cu cote tva diferite daca unul din ele are cota TVA inclusa!
|
Един ред е с включено ДДС, а останалите не са. Направете документа последователен. |
invoiceProducts trebuie specificat si trebuie sa contina cel putin un element
|
Всички редове са били отфилтрирани — най-често с изключване на отстъпките по поръчка, която не е съдържала нищо друго. |
Firma cu ciful … a expirat la data de …
|
Регистрацията на фирмата в SmartBill е изтекла. Подновете я в SmartBill. |
Nu poti genera documente prin API. Te rog sa reincarci soldul de credite.
|
SmartBill няма да издава повече документи през API, докато не уредите това в акаунта си в SmartBill. Нищо в easySales не може да го отстрани. |
Autentificare esuata. Va rugam verificati datele si incercati din nou.
|
Имейлът или токънът е грешен, обикновено след смяна на паролата. Поставете отново текущия токън. |
Firma la care incercati sa va conectati nu mai este disponibila in Cloud.
|
Фирмата е премахната от SmartBill Cloud. |
Анулиране, изтриване и сторниране
easySales предлага три действия върху поръчката и трите са необратими, затова четете надписа на бутона заедно с това, което действието наистина прави:
- Анулиране на фактурата в SmartBill. Бутонът е надписан Откажи доставката, но действието не се отнася до доставката — то анулира издадената фактура.
- Изтриване на фактурата от SmartBill. Бутонът е надписан Изтрий доставката и също не засяга доставката — той изтрива фактурата.
- Издаване на сторно фактура. Бутонът е надписан Създай сторно фактура. Оригиналният документ остава, а до него се издава документ с обратен знак.
Кое от първите две ще приеме, решава SmartBill.
Сторното е обратен документ и работи винаги — затова то е отговорът всеки път, когато анулирането и изтриването бъдат отказани.
По избор — SmartBill като източник на наличности
SmartBill може и да казва на easySales какви наличности държите. Това е втора, отделна връзка в Източници на наличности, със собствено копие на CIF, токъна и имейла.
Продуктите се съпоставят по полето Код на продукта в раздела Наличности на продукта, а когато то е празно — по SKU; това е същата стойност, по която SmartBill съпоставя и редовете на фактурата. Метод на синхронизация на наличностите решава дали easySales чете само посочения от Вас склад (Един склад), или сбора от всички складове в SmartBill (Съвкупно от всички складове).
Синхронизацията се изпълнява на всеки 30 минути и е строго еднопосочна: SmartBill презаписва easySales, никога обратното. Всяка наличност, която редактирате в easySales, се заменя при следващата синхронизация.