SmartBill összekötése az easySales-szel: teljes beállítási útmutató
Kösd össze a SmartBillt az easySales-szel: hol találod a CIF-et, a tokent és a felhasználónevet, mit csinál az űrlap minden beállítása, melyik készletdöntés buktatja el a legtöbb számlát, és mit jelentenek a SmartBill hibaüzenetei.
Mit ad neked a SmartBill összekötése
A SmartBill román számlázó szolgáltatás, és az easySales-eladók többsége ezt használja. Összekötve gépelés nélkül állítja ki a rendelés számláját — a rendeléslistából, magából a rendelésből, tömegesen vagy automatikusan egy folyamatból. A fordított munkát is elvégzi: kiolvassa a készletszintjeidet a SmartBillből az easySales-be.
Ez két külön kapcsolat, ugyanazoknak az adatoknak két külön másolatával. Ez az útmutató mindkettőt lefedi, és mindig kimondja, éppen melyikről van szó.
Mielőtt nekikezdesz
A CIF-ed
Az az adóazonosító, amelyet a SmartBill a Configurare → Datele firmei → Generale képernyőn mutat.
Egy API-token
A SmartBill Contul Meu → Integrări menüpontjából. Minden SmartBill-jelszócserénél újragenerálódik.
A fiók e-mail-címe
Az a cím, amelyre a SmartBill-fiókod regisztrálva van. Ez a hozzáférési adatok felhasználónév fele.
Egy döntés a készletről
Kiadja-e a SmartBill az árut a készletből, miközben számláz. Kötelező mező, és ez az a beállítás, amely a leggyakrabban buktatja el a számlákat. A 4. lépés mindkét választ elmagyarázza.
1. lépés — Gyűjts össze három adatot a SmartBillből
Minden, amire az easySales-nek szüksége van, már ott van a SmartBill-fiókodban. A SmartBill felülete román nyelvű, ezért az alábbi menüpontokat románul fogod látni a képernyőn.
- CIF — a SmartBillben nyisd meg a Configurare → Datele firmei → Generale menüpontot (Beállítások → Cégadatok → Általános), és másold ki a CIF mezőt.
- Token — nyisd meg a Contul Meu → Integrări menüpontot (Fiókom → Integrációk), és keresd az API-adatokat az oldal alján.
- Felhasználónév — az az e-mail-cím, amelyre a SmartBill-fiókod regisztrálva van.
2. lépés — Nyisd meg a SmartBill kártyát az easySales-ben
Menj a Számlázás oldalra, és keresd meg a SmartBill kártyát. Ez az első kártya az oldalon.
Kattints a kártya gombjára — a felirata Bejelentkezés, de ez nyitja meg a kapcsolat űrlapját.
3. lépés — Töltsd ki a kapcsolatot
| Mező | Mit írj bele |
|---|---|
| Kapcsolat neve | Bármi, ami neked azonosítja ezt a fiókot. Kötelező. Soha nem hagyja el az easySales-t. |
| Adószám | A CIF-ed, a SmartBill Configurare → Datele firmei → Generale képernyőjéről. |
| Token | A SmartBill Contul Meu → Integrări menüpontjából. Minden SmartBill-jelszócserénél megváltozik. |
| Felhasználónév (Email) | Az az e-mail-cím, amelyre a SmartBill-fiókod regisztrálva van. |
4. lépés — Döntsd el, leírja-e a SmartBill a készletet
A Használja a termékek készlet forrásaként a legsúlyosabb következményekkel járó beállítás ezen az űrlapon, és érdemes még mentés előtt végiggondolni.
Igen esetén a SmartBill kiadja az árut a készletből, ahogy kiállítja az egyes számlákat. A legtöbb eladó ezt szeretné — de azt is jelenti, hogy a SmartBill minden olyan számlát visszautasít, amelynek a termékeit nem tudja kiadni.
Nem esetén a számla a készlet érintése nélkül készül el, és ezekből a hibákból egy sem fordulhat elő.
Ha mégis az Igen-t választod, töltsd ki a Raktár neve (opcionális) mezőt annak a SmartBill-raktárnak a nevével, pontosan úgy, ahogy ott szerepel. A kis- és nagybetűk számítanak — a magyar felirat ezt nem említi, a mező mégis pontos egyezést vár —, és a raktár csak a terméksorokra vonatkozik: a szállítási és a kedvezménysorokon soha nincs raktár.
5. lépés — Az űrlap többi része
| Beállítás | Mit csinál | Alapérték |
|---|---|---|
| Használja a termékek készlet forrásaként | Kiadja-e a SmartBill a készletet, miközben számláz. Kötelező — az űrlap addig nem mentődik el, amíg nem válaszolsz rá. | nincs beállítva |
| Raktár neve (opcionális) | Melyik SmartBill-raktárra könyvelődnek a sorok. A kis- és nagybetűk számítanak. Csak akkor használja a rendszer, ha a készletleírás be van kapcsolva. | üres |
| ÁFA | A számlát pénzforgalmi áfával állítja ki (TVA la încasare). A felirat ezt nem mondja el: a beállítás nem általánosan az áfáról szól, hanem a beszedéskori áfaelszámolásról. Csak akkor kapcsold be, ha a céged így működik. | Nem |
| Mentse el a termékeket a nómenklatúrába | Létrehozza a számlázott termékeket a SmartBillben, ha még nincsenek ott. | Igen |
| Termékek nevének mentése a nómenklatúrába | A Nem azt jelenti, hogy a SmartBill megtartja a saját nevét egy olyan termékhez, amelyet már ismer. | Igen |
| ÁFA kizárása a termékek küldésénél | Nettó árakat küld, és hagyja, hogy az áfát a SmartBill számolja rá. | Nem |
| Számlák begyűjtése nyugtával | Ha egy rendelést kifizetettként jelölsz meg, a fizetés mindig nyugtaként (Chitanță) rögzül, bármi is volt a rendelés valódi fizetési módja. | Nem |
| Számla letöltése helyben az easySales rendszerébe | Az easySales egyszer letölti a PDF-et, és a saját tárhelyéről szolgálja ki ahelyett, hogy minden alkalommal a SmartBilltől kérné. | Igen |
| Sablon | Szabad szöveg, amely megjegyzésként és észrevételként kerül a számlára. A doboz fölötti gombok rendelés- és termékadatokat szúrnak be. | üres |
6. lépés — Fejlett opciók
A Fejlett opciók mutatása alatti rész össze van csukva, és semmi nem kötelező benne. Huszonnégy beállítást tartalmaz; ezek azok, amelyek valódi problémákat oldanak meg.
| Opció | Miért használnád |
|---|---|
| Számla modell | Ezen a kapcsolaton számla helyett proformát állíthatsz ki. |
| Számla generálás blokkolása, ha a cég adószáma hiányzik | Megállítja a számlát olyan cég felé, amelynek nincs adószáma a rendelésen, ahelyett hogy hibásan állítaná ki. |
| Számla nyelve | Ezen a nyelven írja meg a SmartBill a bizonylatot. Ha nem nyúlsz hozzá, román lesz. |
| Esedékes nap / A vevő szintjén beállított fizetési határidő élvez elsőbbséget | A fizetési határidő napokban, és hogy a vevőn beállított határidő felülírja-e ezt. |
| Storno számla létrehozása a számla alapján | A sztornóból az eredeti bizonylatból felépített, valódi fordított bizonylatot csinál egy újonnan összeállított helyett. |
| Szállítási szolgáltatás neve és Szállítási szolgáltatás kódja |
Elnevezi a szállítási sort a számlán. Mindkettőt ki kell tölteni — egyedül egyik sem csinál semmit, és a sor Transport marad.
|
| ÁFA kulcs 0% neve | A nulla kulcsod neve pontosan úgy, ahogy a SmartBill áfakulcs-táblájában szerepel. Csak a 0%-os sorokra vonatkozik. |
| Kerület automatikus felismerése | Kitölti a bukaresti szektort a címből, ha a rendelés nem hozza magával. |
| Adatok átírása | A vevőneveket és címeket latin betűsre írja át a bepipált országoknál. Bolgár és görög címeknél hasznos. |
A fejlett részben van egy kapcsoló, amelynek a felirata üresen jelenik meg: közvetlenül az Az ajándéktermékeket külön kedvezményként jelenítse meg alatt és a Terméknév választása fölött. A hozzá tartozó súgószöveg elmondja, mit csinál — a kedvezményt külön szolgáltatássorként adja hozzá a számlához. Ha nincs rá szükséged, hagyd kikapcsolva.
Számlák kiállítása
| Honnan | Mit csinál |
|---|---|
| Gyors létrehozás a rendeléslistán | Egy számla arra a rendelésre. Pirosra vált, és rákerül a hiba, ha a SmartBill visszautasította. |
| Számla létrehozása a rendelés oldalán | Ugyanaz, a rendelésen belülről. |
| Számla létrehozása tömeges műveletként | Legfeljebb 50 kijelölt rendelés, egyenként egy-egy számla. |
| Feldolgozási csoport | A csoport minden rendeléséhez számlát állít ki, ahogy feldolgozza őket. |
| Automatizálási folyamat | A Számla létrehozása művelet, így a számlázás anélkül történik meg, hogy bárki gombot nyomna. |
Amikor a SmartBill visszautasít egy számlát
A SmartBill elutasításai szó szerint, románul jutnak el hozzád, bármilyen nyelven használod is az easySales-t. Ha egyszer el tudod olvasni őket, nagyon pontosak. Ezekbe futnak bele az eladók a valóságban.
| Amit a SmartBill mond | Mit tegyél |
|---|---|
Cantitate stoc insuficienta la … pentru produsul …
|
A készletleírás be van kapcsolva, és a SmartBill nem tart elég készletet abból a termékből a megnevezett raktárban. Töltsd fel a készletet a SmartBillben, vagy állítsd a Használja a termékek készlet forrásaként beállítást Nem-re. |
Nu ai facut nicio achizitie pentru produsul … Incarca mai intai stoc pentru produs sau emite documentul fara descarcare de gestiune.
|
Ugyanaz az ok: a termék soha nem került be beszerzésként a SmartBillbe, így nincs mit kiadni belőle. |
Cota tva a produsului … nu a fost gasita pe server!
|
A termék áfakulcsa nem létezik a SmartBill áfakulcs-tábládban. Vedd fel ott, vagy javítsd a kulcsot a rendelésen. |
Seria nu a fost gasita! Folositi o serie creata in contul de cloud.
|
Az easySales által küldött sorozat nem létezik a SmartBillben. Hozd létre ott ugyanazzal a névvel, vagy módosítsd a sorozatot azon a piactéren vagy weboldalon, ahonnan a rendelés érkezett. |
Unitatea de masura … nu are factor de conversie setat.
|
A mértékegységnek nincs átváltási tényezője a SmartBillben. Állítsd be ott a terméken. |
Nu puteti adauga produse cu cote tva diferite daca unul din ele are cota TVA inclusa!
|
Az egyik sor áfát tartalmazó áras, a többi nem. Tedd egységessé a bizonylatot. |
invoiceProducts trebuie specificat si trebuie sa contina cel putin un element
|
Minden sor kiszűrődött — leggyakrabban úgy, hogy a kedvezményeket kizártad egy olyan rendelésen, amelyen semmi más nem volt. |
Firma cu ciful … a expirat la data de …
|
A cégregisztráció lejárt a SmartBillben. Újítsd meg a SmartBillben. |
Nu poti genera documente prin API. Te rog sa reincarci soldul de credite.
|
A SmartBill addig nem állít ki több bizonylatot az API-n keresztül, amíg ezt a SmartBill-fiókodban nem rendezed. Az easySales-ben semmi nem oldja fel. |
Autentificare esuata. Va rugam verificati datele si incercati din nou.
|
Az e-mail vagy a token hibás, jellemzően jelszócsere után. Illeszd be újra az aktuális tokent. |
Firma la care incercati sa va conectati nu mai este disponibila in Cloud.
|
A céget eltávolították a SmartBill Cloudból. |
Érvénytelenítés, törlés és sztornózás
Az easySales három műveletet kínál a rendelésen, és mindhárom visszafordíthatatlan, ezért a gomb feliratát és azt, hogy valójában mit tesz, mindig együtt olvasd:
- A számla érvénytelenítése a SmartBillben. A gomb felirata Sztornó számla létrehozása — a művelet ennek ellenére nem sztornót állít ki, hanem érvényteleníti a meglévő számlát.
- A számla törlése a SmartBillből. A gomb felirata Számla törlése, és pontosan ezt teszi.
- Sztornó (fordított) számla kiállítása. A gomb felirata Hozzon létre sztornó számlát. Ez hagyja érintetlenül az eredeti bizonylatot, és egy ellentétes előjelű bizonylatot állít ki mellé.
Hogy az első kettőt elfogadja-e, azt a SmartBill dönti el.
A sztornó fordított bizonylat, és mindig működik — ezért ez a megoldás akkor, amikor az érvénytelenítést és a törlést is visszautasítják.
Opcionális — a SmartBill mint készletforrás
A SmartBill azt is meg tudja mondani az easySales-nek, mennyi készleted van. Ez egy második, külön kapcsolat a Készlet források oldalon, a CIF, a token és az e-mail saját másolatával.
A termékek párosítása a termék Készletek fülén lévő Készlet kódja alapján történik, és ha az üres, a SKU-ra esik vissza — ugyanaz az érték, amely alapján a SmartBill a számlasorokat is párosítja. A Készlet szinkronizációs mód dönti el, hogy az easySales csak a megnevezett raktárat olvassa-e (Egy raktár), vagy az összes SmartBill-raktár összegét (Kumulatív az összes raktárból).
A szinkronizálás 30 percenként fut, és szigorúan egyirányú: a SmartBill felülírja az easySales-t, soha nem fordítva. Minden készlet, amit az easySales-ben szerkesztesz, a következő szinkronizálásnál felülíródik.