Kompletacja zamówień: metody, lokalizacje i skanowanie

Kompletacja zamówień to zbieranie z magazynu produktów, które zamówił kupujący, w zamówionej ilości, i przekazanie ich do pakowania. W logistyce nazywa się ją też pickingiem.

To na tym etapie pracownik może wziąć inny produkt, inny rozmiar albo o jedną sztukę za mało. Każda taka pomyłka wraca potem jako reklamacja, druga wysyłka i rozmowa z klientem.

Poniżej znajdziesz metody kompletacji, sposób oznaczania lokalizacji, rolę skanowania kodów EAN, wskaźniki do mierzenia błędów i listę przygotowań przed szczytem sezonu.

Czym jest kompletacja zamówień

Kompletacja zamówień (ang. order picking) to pobranie produktów z miejsc składowania, w ilościach z zamówienia, i dostarczenie ich na stanowisko pakowania.

W sklepie internetowym zaczyna się, gdy zamówienie jest gotowe do realizacji, na przykład opłacone. Kończy się, gdy wszystkie pozycje leżą na stole pakowania.

W drodze zamówienia przez magazyn kompletacja jest środkowym z pięciu etapów: przyjęcie, składowanie, kompletacja, pakowanie i wysyłka.

Dlatego pomyłka z kompletacji ma w magazynie tylko jedną szansę na wykrycie: przy pakowaniu. Jeśli pakujący nie porównuje towaru z zamówieniem, sprawdzi go dopiero klient.

Jak przebiega kompletacja zamówienia krok po kroku

Szczegóły zależą od wielkości magazynu, ale kolejność kroków jest podobna w każdym sklepie:

1. Zbierz zamówienia gotowe do realizacji: opłacone, bez wstrzymań i z dostępnym towarem.
2. Pogrupuj je, na przykład według kuriera, liczby produktów albo godziny odbioru.
3. Przygotuj listę kompletacyjną: produkty, ilości i lokalizacje, posortowane według trasy.
4. Zbierz towar i potwierdź każdą sztukę skanem albo odhaczeniem na liście.
5. Oznacz braki: produktu nie ma w lokalizacji, jest go za mało albo jest uszkodzony.
6. Przekaż zebrany towar na stanowisko pakowania, osobno dla każdego zamówienia.
7. Przy pakowaniu sprawdź zawartość jeszcze raz, zapakuj paczkę i naklej etykietę przewozową.

Krok 5 łatwo pominąć. Brak, którego nikt nie zapisał, zamienia się w niekompletną paczkę albo w zamówienie, które czeka na półce bez wyjaśnienia.

Metody kompletacji zamówień: którą wybrać

Metoda kompletacji mówi, ile zamówień zbiera jedna osoba za jednym przejściem i jak dzielisz magazyn między pracowników. Są cztery podstawowe metody.

Kompletacja pojedyncza (single order picking)

Jedna osoba zbiera jedno zamówienie od początku do końca. Po przejściu przez magazyn zamówienie jest gotowe do pakowania, bez sortowania.

To najprostsza metoda i nie ma w niej pomyłek przy rozdzielaniu towaru. Przy wielu zamówieniach oznacza jednak wiele przejść do tych samych półek.

Kompletacja zbiorcza (batch picking)

Jedna osoba zbiera naraz kilka lub kilkanaście zamówień. Produkt, który występuje w kilku z nich, bierze z półki raz, w łącznej ilości.

Oszczędzasz chodzenie, ale dochodzi sortowanie: zebrany towar trzeba rozdzielić na zamówienia. Robisz to na stole po powrocie albo od razu przy półce, do osobnych koszyków na wózku.

Kompletacja falowa (wave picking)

Zamówienia spływają przez cały dzień, a Ty kompletujesz je w falach, czyli w zaplanowanych turach. Każda fala obejmuje zamówienia, które muszą wyjść przed konkretnym odbiorem kuriera.

W jednej fali możesz łączyć zamówienia w partie. Fala to sposób planowania czasu, a partia to sposób zbierania towaru.

Kompletacja strefowa (zone picking)

Magazyn dzielisz na strefy, a każdy pracownik zbiera tylko w swojej. Zamówienie z produktami z kilku stref przechodzi przez kilka osób albo jest składane na końcu.

Strefy mają sens, gdy magazyn jest duży albo część towaru wymaga osobnego miejsca, na przykład gabaryty.

Tak dobierzesz metodę do swojej skali:

Metody się łączą. Zamówienia z jednym produktem możesz zbierać zbiorczo, bo każda sztuka to osobna paczka. Wieloproduktowe zbierasz wtedy osobno, pojedynczo albo do koszyków.

Pick and pack: kompletacja i pakowanie razem czy osobno

Pick and pack to model, w którym ta sama osoba zbiera zamówienie i od razu je pakuje. W modelu rozdzielonym jedna osoba kompletuje, a druga pakuje.

Przy rozdzieleniu etapów pakowanie staje się drugą kontrolą. Działa jednak tylko wtedy, gdy pakujący naprawdę porównuje towar z zamówieniem, najlepiej skanem.

Staranne pakowanie to też Twoje ryzyko. Za przesyłkę odpowiadasz do chwili, gdy kupujący ją otrzyma, także gdy uszkodzi ją kurier, którego mu zaproponowałeś (UOKiK, odpowiedzialność za przesyłkę).

Lokalizacje w magazynie i ścieżka kompletacji

Lokalizacja to adres miejsca, w którym leży produkt. Bez niej kompletujący szuka towaru z pamięci, a nowa osoba w sezonie nie znajdzie go wcale.

Jak oznaczyć lokalizacje

Kod lokalizacji buduj od największej jednostki do najmniejszej: alejka, regał, poziom, miejsce. Przykład: A-05-C-3 to alejka A, regał 5, poziom C, miejsce 3.

Numery regałów zapisuj z zerem wiodącym. Lista posortowana jak tekst ustawi A-10 przed A-2, więc kompletujący będzie wracał do regałów, które już minął.

Na regałach naklej etykiety z kodem lokalizacji i jego kodem kreskowym. Używaj w kodach tylko liter, cyfr i myślników, bez polskich znaków, żeby skaner odczytał je bez błędów.

Analiza ABC: co blisko, co dalej

Analiza ABC dzieli produkty według rotacji, czyli liczby pobrań w danym okresie. Grupa A to produkty zbierane najczęściej, grupa C najrzadziej.

Produkty z grupy A ustaw najbliżej stanowiska pakowania i na wysokości rąk. Produkty z grupy C mogą stać dalej i wyżej.

Licz pobrania, nie sprzedane sztuki. Jedno zamówienie na dziesięć sztuk to jedno podejście do półki, a dziesięć zamówień po jednej sztuce to dziesięć.

Skanowanie kodów EAN przy kompletacji

Skaner porównuje kod z opakowania z kodem produktu w zamówieniu. Gdy się nie zgadzają, kompletujący dowiaduje się o tym przy półce, a nie od klienta.

Najczęściej skanuje się kod EAN, czyli numer GTIN zapisany kodem kreskowym. Skąd go wziąć i jak nadać produktom, opisaliśmy w artykule o kodzie EAN.

Skan chroni tylko przed tym, co porównuje. Jeśli zeskanujesz jedną sztukę i wpiszesz ilość ręcznie, poprawna ilość znów zależy od uwagi pracownika.

Warianty, czyli rozmiary i kolory, potrzebują osobnych kodów. Jeden kod dla koszulki w pięciu rozmiarach nie odróżni M od L.

Do skanowania wystarczy ręczny skaner kodów kreskowych. Przy kompletacji przydaje się skaner bezprzewodowy albo terminal z ekranem, żeby lista była zawsze przy pracowniku.

Najczęstsze błędy przy kompletacji zamówień

Zły produkt, zła ilość, brak

Błędy kompletacji sprowadzają się do trzech rodzajów:

• zły produkt: inny model, rozmiar albo kolor niż w zamówieniu,
• zła ilość: za dużo albo za mało sztuk tego samego produktu,
• brak: produktu nie było w lokalizacji, a paczka wyszła bez niego.

Czwarty rodzaj powstaje przy sortowaniu partii. Każdy produkt jest właściwy, ale trafił do innego zamówienia, więc błędne są od razu dwie paczki.

Co mówią przepisy o pomyłce w paczce

Dla konsumenta pomyłka w paczce to niezgodność towaru z umową. Według UOKiK zgodność obejmuje między innymi rodzaj, ilość i kompletność towaru (UOKiK, niezgodność towaru z umową).

Na reklamację odpowiadasz w ciągu 14 dni od jej otrzymania. Jeśli tego nie zrobisz, uważa się, że ją uznałeś. Konsument nie ponosi kosztów takiej reklamacji.

Do tego dochodzą koszty, których nie widać w przepisach: druga wysyłka, odbiór towaru od klienta i czas Twojego zespołu.

Jak mierzyć jakość kompletacji

Bez pomiaru wiesz tylko o błędach, które zgłosili klienci. Wystarczą cztery proste wskaźniki liczone co tydzień:

Nie porównuj się z cudzymi wynikami. Liczy się trend w Twoim magazynie: czy po zmianie układu półek albo metody kompletacji błędów jest mniej.

Zapisuj też, kto zebrał zamówienie. Nie po to, żeby szukać winnych, tylko żeby wiedzieć, komu pokazać trudny regał albo podobne do siebie produkty.

Kompletacja zamówień w szczycie sezonu

Black Friday i grudzień to więcej zamówień, nowe osoby w magazynie i krótsze terminy. O kampanii pisaliśmy w poradniku na Black Friday 2026. Magazyn przygotuj kilka tygodni wcześniej:

1. Zrób analizę ABC na danych z zeszłego sezonu i przenieś produkty z grupy A bliżej pakowania.
2. Sprawdź, czy każdy produkt ma lokalizację i kod kreskowy, także nowości dodane przed sezonem.
3. Naklej brakujące etykiety lokalizacji i nie zostawiaj na półkach towaru bez adresu.
4. Ustal fale pod godziny odbioru kurierów i zapisz godzinę zamknięcia ostatniej fali.
5. Oddziel zamówienia jednoproduktowe od wieloproduktowych i zbieraj je osobno.
6. Przygotuj wózki, koszyki i zapasowe skanery z naładowanymi bateriami.
7. Wdrażaj nowe osoby na jednej strefie, zanim dostaną cały magazyn.
8. Ustal, co robicie z brakiem: kto decyduje o częściowej wysyłce, a kto pisze do klienta.

Fale planuj od tyłu: od godziny odbioru kuriera odejmij czas pakowania i kompletacji. Zamówienie, które wpadnie po zamknięciu ostatniej fali, zbierasz w pierwszej fali następnego dnia.

Pilnuj czasu wysyłki podanego w ofercie, bo tego terminu oczekuje kupujący. Przepisy przewidują wydanie towaru najpóźniej w 30 dni tylko wtedy, gdy strony nie uzgodniły inaczej (UOKiK, wydanie towaru).

Jak easySales pomaga w kompletacji zamówień

W easySales zamówienia z marketplace’ów i ze sklepu internetowego trafiają na jedną listę. Kompletujesz je więc w jednym procesie, niezależnie od kanału sprzedaży.

Grupy procesowe i lista kompletacyjna

Zamówienia łączysz w grupy procesowe: ręcznie, zapisanym filtrem albo skanem kodu przypisanego do filtra. Filtr może wybrać na przykład tylko zamówienia z jednym produktem.

Lista kompletacyjna pokazuje domyślnie jeden wiersz na produkt, z łączną ilością ze wszystkich zamówień. Wiersze są ułożone według lokalizacji, a produkty bez lokalizacji trafiają na koniec. Listę wyeksportujesz do Excela.

Skan przy zbieraniu i przy pakowaniu

Na ekranie kompletacji skan produktu zalicza jedną sztukę. easySales rozpoznaje SKU, kod EAN, dodatkowe kody EAN i SKU dostawcy, a kod produktu spoza listy odrzuca.

Przy pakowaniu skanujesz etykietę przewozową, a potem produkty. Produkt, którego nie ma w zamówieniu, zostaje odrzucony.

Ekrany działają w przeglądarce, z ręcznym skanerem, który wpisuje kod jak klawiatura. Aparatu telefonu nie użyjesz jako skanera.

Wózki z koszykami

Grupę możesz zbierać na wózek z koszykami. Każde zamówienie dostaje swój koszyk, a każdą sztukę odkładasz od razu do koszyka jej zamówienia. Kilka osób może napełniać osobne wózki z tej samej grupy.

Braki i dalsze kroki

Kompletacji nie zamkniesz, dopóki nie podasz powodu każdej brakującej sztuki: brak w lokalizacji, za mało sztuk, uszkodzenie albo inny. Zamówienie z brakiem dostaje notatkę z listą braków i status niekompletnego.

Gdy zbierzesz ostatnią sztukę, zamówienie jest oznaczane jako zebrane. Na to zdarzenie ustawisz automatyzację, na przykład utworzenie listu przewozowego. Każdy krok widać w historii zamówienia, z osobą, która go wykonała.

Szczegóły znajdziesz na stronie pick and pack w easySales. easySales sprawdzisz przez 14 dni za darmo, bez karty: załóż konto i podłącz swoje kanały sprzedaży. Ile kosztuje taki program, opisaliśmy w artykule o programie do obsługi zamówień.