Kod EAN: co to jest, skąd go wziąć i kiedy jest wymagany
Kod EAN to kreski, numer GTIN to cyfry — i to numer decyduje o tym, czy oferta podepnie się do katalogu. Pokazujemy strukturę numeru, zasady GS1, wymagania platform i pułapkę kodów z drugiej ręki.
Kod EAN to kod kreskowy, w którym zapisany jest numer GTIN — globalny numer jednostki handlowej. Numery GTIN nadaje wyłącznie organizacja GS1.
W skrócie, i tak samo rozdziela to GS1 Polska: EAN to kreski, GTIN to cyfry. W praktyce wszyscy używają obu nazw zamiennie.
Poniżej: co znaczy każda cyfra, skąd wziąć numer, jak liczy się opłata, gdzie kod EAN jest wymagany i dlaczego kody z odsprzedaży nie przechodzą weryfikacji na marketplace'ach.
Co to jest kod EAN
Kod EAN to jedna z symbolik kodów kreskowych GS1. Sama grafika z kreskami nie identyfikuje niczego — nośnikiem tożsamości produktu jest numer GTIN, który w niej zaszyfrowano.
Ten sam numer można przedstawić w innej symbolice, na przykład w kodzie ITF-14 na opakowaniu zbiorczym. Dlatego uproszczenie „EAN to GTIN” bywa mylące.
Kod EAN, numer GTIN i kod kreskowy — trzy różne rzeczy
Numer GTIN to ciąg cyfr przypisany do jednostki handlowej. Kod EAN to obrazek, który potrafi odczytać skaner. Kod kreskowy to szersza kategoria, obejmująca też inne symboliki.
Do grupy EAN/UPC GS1 zalicza cztery kody: EAN-13, EAN-8, UPC-A i UPC-E. Każdy powstaje na podstawie numeru GTIN o odpowiedniej długości.
Dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie przy wystawianiu ofert
W formularzu wystawiania nie wklejasz obrazka. Wpisujesz cyfry. Katalog produktowy dopasowuje ofertę po numerze, a nie po grafice na opakowaniu.
Allegro nazywa to pole „numer GTIN (kod EAN)” i podaje, że numer ma 8, 12, 13 albo 14 cyfr, a w Europie najczęściej trzynaście. Znajdziesz go pod kodem kreskowym na opakowaniu.
Z czego składa się kod EAN-13
Numer GTIN-13 ma cztery części: prefiks GS1, numer firmy, numer produktu i cyfrę kontrolną. Granica między numerem firmy a numerem produktu przesuwa się w zależności od wielkości puli.
Prefiks 590 nie oznacza kraju produkcji
Pierwsze trzy cyfry wskazują organizację GS1, w której firma przystąpiła do systemu. Firmy zarejestrowane w GS1 Polska dostają prefiks 590.
GS1 podkreśla to wprost w swoim FAQ: nie jest to informacja o kraju produkcji. Produkt z numerem od 590 mógł powstać gdziekolwiek.
Polska firma może zarejestrować się w GS1 Polska, ale GS1 dopuszcza też przyjęcie jej przez organizację krajową z innego państwa Unii. Dlatego polski producent może mieć numery z zupełnie innym prefiksem.
Cyfra kontrolna i po co ją liczyć
Ostatnia cyfra wylicza się z pozostałych i służy do sprawdzenia, czy numer został poprawnie przepisany. Algorytm opisują Specyfikacje Ogólne GS1.
Jeśli przenosisz numery z cennika dostawcy do arkusza, cyfra kontrolna wyłapie literówkę, zanim trafi ona do katalogu. GS1 Polska udostępnia kalkulator online.
EAN-13 a EAN-8 — kiedy używa się krótszego
EAN-8 nie jest wersją do wyboru. Dostaniesz go tylko wtedy, gdy udowodnisz, że EAN-13 fizycznie nie mieści się na opakowaniu.
GS1 Polska podaje twarde progi: powierzchnia opakowania lub etykiety przeznaczona do zadruku nie większa od 40 cm², albo opakowanie okrągłe o średnicy nie większej od 3 cm.
Do wniosku trzeba dołączyć zdjęcie i wymiary produktu, żeby wykluczyć zastosowanie EAN-13. Numery GTIN-8 przydziela się pojedynczo, nie w pulach.
Skąd wziąć numer EAN
Numery GTIN pochodzą z jednego źródła: z organizacji GS1. Rejestracja daje firmie prawo do używania własnego prefiksu GS1 firmy, a z niego tworzysz numery dla swoich produktów.
Kto nadaje numer — producent, importer czy Ty
GS1 nazywa tę stronę alokatorem GTIN. To podmiot, który odpowiada za deklaracje o produkcie, na przykład za informacje na etykiecie. Przy produkcie markowym jest to właściciel marki.
Alokatorem bywa też importer albo hurtownik — jeśli sprzedaje produkt pod własną marką albo go zmienia, na przykład przepakowuje. Detalista też, gdy sprzedaje pod własną marką.
Jeśli sprzedajesz cudzą markę, numeru nie nadajesz. Allegro pisze to wprost: nie dodawaj kolejnych numerów GTIN dla markowych produktów, których marki nie jesteś właścicielem.
W modelu, w którym towar bierzesz od dostawcy, numery przychodzą razem z produktem. Jak wygląda to od strony sprzedaży, opisujemy w tekście o dropshippingu.
Rejestracja krok po kroku
- Policz, ile numerów potrzebujesz — liczbę wariantów, nie liczbę modeli.
- Złóż wniosek online: potrzebne będą NIP, dane kontaktowe i przychody firmy.
- Zapłać online albo przelewem na podstawie faktury proforma.
- Przypisz numery do produktów na platformie MojeGS1.
- Pobierz certyfikat uczestnictwa — mogą go wymagać platformy sprzedażowe.
GS1 Polska podaje, że rejestracja trwa do trzech dni roboczych od złożenia wniosku i zaksięgowania wpłaty. Numer zarejestrowany w bazie jest widoczny w ciągu doby.
Ile kosztuje kod EAN
Opłata ma dwa składniki. Jednorazowa opłata rejestracyjna zależy od wielkości puli numerów, a opłata roczna od przychodów ogółem netto firmy za rok poprzedni.
Kwot tu nie podajemy, bo cennik zatwierdza Rada GS1 Polska i bywa aktualizowany. Aktualne stawki obu opłat są w cenniku GS1 Polska.
To licencja, nie zakup
Opłata roczna wraca co dwanaście miesięcy od daty przystąpienia do systemu. Kolejną pulę można zamówić w dowolnym momencie, po zarejestrowaniu większości numerów z pierwszej.
Jeśli nie opłacisz kolejnego roku, tracisz prawo do korzystania z przydzielonych numerów — a tym samym do sprzedaży oznaczonych nimi produktów w sieciach handlowych i na marketplace'ach. Tak opisuje to GS1 Polska.
Czy kod EAN jest obowiązkowy na marketplace'ach
Żaden przepis nie nakazuje polskiemu sprzedawcy oznaczania towarów kodem EAN. Obowiązek bierze się z reguł katalogów produktowych, a te różnią się między platformami.
Allegro — wymagany parametr w połowie kategorii
GS1 Polska podaje, że numer GTIN jest wymaganym parametrem w połowie kategorii produktowych Allegro. To jednak nie cała odpowiedź.
Ważniejsza jest konsekwencja braku podpięcia oferty do Katalogu produktów. Allegro pisze, że taką ofertę może automatycznie zakończyć, a bez podpięcia nie udostępnisz jej na rynkach zagranicznych.
Numer GTIN jest też pierwszym polem wyszukiwarki w formularzu wystawiania. Jeśli kodu nie masz, wybierasz opcję „Mój produkt nie ma kodu GTIN (EAN)” i szukasz produktu po nazwie.
Kiedy wystawisz ofertę bez kodu EAN
Allegro dopuszcza wystawienie bez numeru dla rzeczy, które fabrycznie go nie mają: rękodzieła, unikalnych przedmiotów kolekcjonerskich, antyków. Trzeba wtedy poprawnie uzupełnić parametry.
Wyjątki obejmują też kategorie ogłoszeniowe — motoryzację, nieruchomości i usługi. Na Kaufland Global Marketplace jest odwrotnie: atrybut ean należy do obowiązkowych we wszystkich kategoriach.
Kody EAN kupowane z drugiej ręki
W internecie kupisz „kod EAN na zawsze” za kilka złotych. Takie numery pochodzą z pul odsprzedanych przez firmy, które kiedyś zarejestrowały się w GS1.
Problem jest prosty. Wyłączne prawo do dysponowania numerami identyfikacyjnymi firm ma organizacja GS1, a każde przekazanie numeru na inny podmiot wymaga podpisania nowej umowy.
Marketplace nie sprawdza tego w chwili wystawienia. Sprawdza później, odpytując bazę produktową GS1 — i wtedy oferta przestaje działać.
Co robi platforma, gdy numer nie jest licencjonowany
EmpikPlace weryfikuje dane produktowe w bazie GS1 na bieżąco. Jeśli status numeru wskazuje, że kod jest nieprawidłowy albo nielegalny, produkt zostaje ukryty w katalogu.
Allegro ostrzega, że numery pozyskane poza GS1 mogą należeć do innych produktów. Oferty podepną się wtedy do niewłaściwych kart, klienci zobaczą niespójne dane, a oferta może zostać zakończona.
Masz produkty z kodem nie od GS1 — jak to naprawić
- Sprawdź każdy numer w bazie GS1 i wypisz te, których nie ma albo nie są licencjonowane.
- Zarejestruj firmę w GS1 i przydziel numery z własnej puli — dla marek, których jesteś właścicielem.
- Uzupełnij dane produktów w rejestrze MojeGS1, żeby były widoczne w bazie produktowej.
- Jeśli Twój numer jest w katalogu przypisany do obcego produktu, zgłoś to platformie i załącz certyfikat z GS1.
Jak sprawdzić kod EAN
GS1 Polska prowadzi wyszukiwarkę kodów i produktów opartą na własnej bazie produktowej. Sprawdzisz w niej trzy rzeczy naraz.
- Czy numer GTIN jest poprawny i pochodzi od organizacji GS1.
- Do jakiego produktu został przypisany.
- Jakie dane ma producent albo właściciel marki.
Baza łączy się z Globalnym Rejestrem GS1, więc obejmuje produkty z całego świata, nie tylko polskie. GS1 podaje ponad 650 milionów pozycji.
Brak produktu w bazie nie znaczy jeszcze, że numer jest nielegalny. Dane produktowe wprowadza właściciel marki w MojeGS1 — jeśli tego nie zrobił, numer może być licencjonowany, a produktu po prostu nie będzie widać.
Kod EAN a SKU — dwa różne zadania
SKU to Twój wewnętrzny numer magazynowy. Nadajesz go sam, obowiązuje tylko w Twoich systemach i nikt poza Twoją firmą nie musi go rozumieć.
Numer GTIN działa odwrotnie. Jest globalny, unikalny i rozpoznaje go każdy partner handlowy. Jedno pole nie zastąpi drugiego, choć oba trafiają do tej samej oferty.
Trzy identyfikatory, które mylą się najczęściej
- Numer GTIN (kod EAN) — globalny numer produktu, z puli licencjonowanej w GS1.
- Kod producenta — numer katalogowy nadany przez producenta, dowolny ciąg znaków.
- SKU — Twój własny numer magazynowy, poza jakimkolwiek standardem.
Allegro traktuje kod producenta jako osobny parametr i wprost ostrzega, żeby nie mylić go z numerem GTIN. Oba pola wypełnia się niezależnie.
Dlaczego oferty nie łączą się z katalogiem sklepu
Łącząc katalog sklepu z ofertami na marketplace'ach, trzeba wskazać wspólny klucz. Zwykle jest to SKU albo numer GTIN — i tu zaczynają się kłopoty.
Jeśli w sklepie masz tylko SKU, a w ofertach tylko numer GTIN, albo jedna strona ma to pole puste, dopasowanie nie powstanie. Zostaje ręczna praca w arkuszu.
Dlatego zanim podłączysz kolejny kanał, uporządkuj oba pola u siebie. O pracy na jednym katalogu w kilku kanałach piszemy w tekście o Allegro, Empiku i Erli w jednym panelu.
Same wymagania wobec systemu, który ma to pilnować, zebraliśmy w tekście o programie do obsługi Allegro.
Kody EAN przy zestawach i wariantach
Tu powstaje najwięcej bałaganu, bo pytanie „czy zestaw potrzebuje własnego numeru” ma trzy różne odpowiedzi. Rozstrzyga jedno: czy produkty są fizycznie połączone.
Wariant to osobny numer
Każda cecha odróżniająca jeden produkt od drugiego — kolor, smak, rozmiar, sposób pakowania — wymaga własnego numeru. Jeden numer GTIN nie może opisywać kilku wariantów.
GS1 Polska liczy to na przykładzie: dziesięć wzorów koszulek w dziewięciu kolorach i czterech rozmiarach to 360 numerów GTIN, a nie dziesięć.
Allegro idzie tą samą drogą po stronie katalogu i każe dodawać osobny produkt dla każdego wariantu. Ta sama sukienka w trzech kolorach i czterech rozmiarach to dwanaście produktów.
Zestaw fizyczny, wirtualny i producencki
Zestaw fizyczny to produkty trwale połączone: folią, klejem, spinką, wspólnym opakowaniem. GS1 traktuje go jako nową jednostkę handlową i wymaga nowego numeru GTIN.
Zestaw wirtualny to kilka produktów w jednej ofercie, niepołączonych fizycznie. Sam numeru nie dostaje, ale każdy produkt w środku musi mieć własny. Karton wysyłkowy nie czyni zestawu fizycznym.
Zestaw stworzony przez producenta ma już swój numer albo kod producenta, więc kolejnego nie nadajesz. Nie komponuj też takiego zestawu samodzielnie z pojedynczych produktów.
Platformy realizują tę zasadę różnie i warto to sprawdzić przed wystawieniem. Allegro każe samodzielnie skomponowane zestawy wystawiać jako zestawy produktów albo zestawy ofert.
Od czego zacząć
Kod EAN nie jest formalnością do odhaczenia. To licencja na pulę numerów, obowiązek utrzymania danych w rejestrze i klucz, po którym każdy katalog rozpoznaje Twój produkt.
Jeśli startujesz od zera, policz warianty, złóż wniosek w GS1 i dopiero potem wystawiaj oferty. Odwrotna kolejność kończy się poprawianiem ofert, które już mają historię sprzedaży.
