Tryb offline24 w KSeF: co oznacza „24” i jak wystawić fakturę
W offline24 wystawiasz fakturę elektronicznie i przesyłasz ją później. Co oznacza „24”, dlaczego liczy się data z pola P_1 i ile kodów QR potrzebuje faktura offline.
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę elektronicznie według struktury FA(3) i przesłać ją do KSeF później — najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia.
Nie wymaga ogłoszonej awarii. Może z niego skorzystać każdy podatnik, także wtedy, gdy KSeF działa normalnie.
Ten poradnik odpowiada na pytania, które w tym trybie decydują o poprawności dokumentu: co naprawdę oznacza „24”, która data jest datą wystawienia, ile kodów QR musi mieć faktura i komu wolno ją przekazać poza systemem.
Co oznacza „24” w nazwie trybu
Nazwa nie opisuje ruchomego okna dwudziestu czterech godzin. To najczęstsze nieporozumienie w całym trybie i najłatwiejszy sposób na spóźniony dokument.
Obowiązuje następny dzień roboczy po dniu wystawienia. Przy tym fakturę należy przesłać niezwłocznie — to część reguły, nie ozdoba.
Faktura wystawiona w piątek ma więc standardowo termin w poniedziałek. Jeśli połączenie wróci jeszcze w piątek, wyślij ją w piątek.
Termin liczy się od dnia wystawienia, a nie od godziny. Dokument wystawiony o 23:50 ma ten sam termin co wystawiony tego dnia rano.
Kto może skorzystać z offline24
Każdy podatnik. Ministerstwo nie wprowadza tu ograniczeń, bo celem jest elastyczność — opisuje to strona o trybie offline24.
Tryb powstał z myślą o trudnościach z jakością sieci albo braku połączenia. Odpowiada też na obawy o wydłużony czas przetwarzania faktur w systemie.
Nie jest natomiast trybem awaryjnym. Ogłoszona awaria to osobny stan z własnym terminem — piszemy o tym w tekście o awarii KSeF.
Datą wystawienia jest data z pola P_1
W offline24 datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w polu P_1 struktury. Nie data przesłania i nie data nadania numeru KSeF.
To rozróżnienie ma bezpośredni skutek księgowy. Faktura offline może być już wystawiona, choć wciąż czeka na przesłanie i na numer.
Faktura „online”, która dotarła za późno
Ta sama zasada obejmuje dokument wystawiony w trybie online, którego data przesłania okazała się późniejsza niż data z P_1.
Przepisy kwalifikują wtedy taką fakturę jako offline24 — nawet jeśli nikt tego trybu świadomie nie wybierał.
W praktyce oznacza to, że opóźniona wysyłka nie jest tylko problemem technicznym. Zmienia tryb, w którym dokument został wystawiony, a z nim termin.
Dlatego przy dokumencie bez numeru KSeF pierwsze pytanie nie brzmi „dlaczego nie przeszedł”, ale „w jakim trybie został wystawiony”. Odpowiedź zmienia wszystko, co robisz dalej.
Czym jest faktura offline
Faktura offline to faktura elektroniczna wystawiona według obowiązującej struktury FA(3), która trafia do KSeF z opóźnieniem.
Nie jest fakturą papierową i nie jest dokumentem „poza systemem”. Różni ją od zwykłej e-faktury tylko moment przesłania.
Dlatego wymagania co do treści są takie same. Ten sam schemat, te same pola, ta sama walidacja przy przyjęciu.
Trybów offline jest trzy: offline24, offline z powodu niedostępności i tryb awaryjny. Różnią się przyczyną i terminem, nie postacią dokumentu.
Ile kodów QR musi mieć faktura offline
Zależy to od jednego czynnika: czy przekazujesz dokument nabywcy przed przesłaniem go do KSeF, czy już po.
Faktura offline24 przekazywana poza systemem przed przesłaniem wymaga dwóch kodów. Pierwszy, z oznaczeniem OFFLINE, zapewnia dostęp do faktury w KSeF i weryfikację jej danych.
Drugi, z oznaczeniem CERTYFIKAT, umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy. Po przesłaniu i nadaniu numeru wizualizacja ma już jeden kod, z numerem KSeF pod nim.
Do drugiego kodu potrzebny jest certyfikat typu 2
Certyfikat KSeF typu 1 służy do uwierzytelnienia w systemie i nie zastąpi typu 2. Oba generuje się osobno, a jeden certyfikat nie obejmie obu zastosowań.
Przygotuj właściwy certyfikat wcześniej i sprawdź jego ważność. Szczegóły opisujemy w tekście o certyfikacie KSeF, a zasady oznaczania — materiał Ministerstwa o kodach QR.
Ta sama reguła obowiązuje w trybie offline z powodu niedostępności i w trybie awaryjnym. Nie jest specyficzna dla offline24.
Komu i jak przekazać fakturę offline
Sposób przekazania zależy od nabywcy, nie od Twojej wygody. Ma to znaczenie, gdy automatyzacja dołącza PDF do e-maila albo do zamówienia na marketplace.
Przy nabywcy będącym krajowym podatnikiem faktura z tego trybu trafia do niego przez KSeF. Datą otrzymania jest data nadania numeru.
Nabywcom objętym wyjątkami, na przykład konsumentowi albo określonemu podmiotowi zagranicznemu, fakturę udostępnia się w sposób uzgodniony. Wtedy liczy się data faktycznego otrzymania.
Potwierdzenie transakcji, gdy numeru jeszcze nie ma
Gdy faktura offline24 nie ma jeszcze numeru KSeF, a nabywcą jest podatnik krajowy z NIP, można wydać mu potwierdzenie transakcji.
To osobny dokument, z własnym układem danych. Nie jest fakturą i jej nie zastępuje — zasady opisuje strona Ministerstwa o potwierdzeniu transakcji.
W automatyzacji rozdziel trzy etapy: przygotowanie XML, przesłanie do KSeF i przekazanie dokumentu klientowi. Każdy powinien mieć własny warunek zakończenia.
Korekta faktury wystawionej w offline24
Korektę można wystawić także w tym trybie i wtedy jej wysyłka podlega temu samemu terminowi. Kolejność jest jednak wymuszona.
Jeżeli korekta dotyczy faktury pierwotnej wystawionej w offline24, najpierw prześlij fakturę pierwotną i poczekaj na nadanie jej numeru KSeF.
Dopiero potem wystaw korektę, deklarując w niej numer faktury korygowanej. Bliskość terminu tej zależności nie usuwa.
W kolejce oznacza to osobny status: oczekuje na fakturę pierwotną. Więcej o samym dokumencie korygującym w tekście o korekcie faktury w KSeF.
Co zrobić, gdy faktura offline zostanie odrzucona
Odrzucenie przy przesłaniu nie unieważnia faktury offline. Dokument został wystawiony w dniu z pola P_1, więc obowiązek przesłania trwa, a termin biegnie dalej.
Najpierw przeczytaj konkretny komunikat. Jeżeli błąd jest techniczny, dokumentacja API przewiduje dla takiej faktury osobną ścieżkę.
Poprawiony plik wysyła się jako korektę techniczną, wskazując w polu hashOfCorrectedInvoice skrót SHA-256 faktury pierwotnej.
KSeF wiąże wtedy oba dokumenty. Klient, który zeskanuje kod QR z wydruku, jakiego już ma, dowie się, że fakturę poprawiono technicznie, i pobierze nową wersję.
Czego korekta techniczna nie obejmuje
Nie służy do zmiany treści faktury — ani ceny, ani danych transakcji. Dotyczy wyłącznie problemów technicznych, które uniemożliwiły przyjęcie dokumentu.
Nie obejmuje też braku uprawnień podmiotów występujących na fakturze. Nie jest dopuszczalna dla faktury offline, dla której przyjęto już inną prawidłową korektę.
Zachowaj oryginalny plik i jego skrót także po przygotowaniu poprawionej wersji. Bez skrótu pierwotnego nie ma czym wskazać, co jest poprawiane. Mechanizm opisuje dokumentacja API KSeF.
Gdzie kończy się rola integracji
Warto to wiedzieć, zanim zaplanujesz obieg dokumentów wokół trybów offline. Granica przebiega inaczej, niż wielu osobom się wydaje.
Nasza integracja przesyła faktury do KSeF w trybie online. Zapisuje status przy zamówieniu, numer KSeF i UPO, a komunikaty odrzuceń pokazuje przy dokumencie.
Buduje też link weryfikacyjny, z NIP-u sprzedawcy, daty wystawienia i skrótu faktury — ten sam, który trafia do kodu QR na PDF-ie.
Nie wystawia natomiast faktur w trybach offline i nie generuje kodu CERTYFIKAT. Te tryby obsługuje program, w którym powstaje faktura.
Uwierzytelniamy się tokenem KSeF, nie certyfikatem. Warto dodać, że Ministerstwo zdecydowało o utrzymaniu tokenów bezterminowo, mimo pierwotnych założeń — informuje o tym strona o certyfikatach KSeF.
Jedno pytanie, które warto ustalić na starcie
W sklepie wielokanałowym najważniejsze jest ustalenie, który jeden system wysyła dany dokument. Dwie integracje uruchamiające ten sam proces to najczęstsza przyczyna duplikatów.
Zablokuj też jednoczesną obsługę jednej faktury przez dwa procesy. Ręczne kliknięcie „wyślij ponownie” powinno przechodzić tę samą kontrolę co automat.
Zakres naszej obsługi KSeF opisuje strona integracji, a numery i poświadczenia — tekst o numerze KSeF i UPO.
Checklista dla faktury offline24
Sprawdź to przy każdym dokumencie wystawionym w tym trybie
- Data w polu
P_1jest datą wystawienia i nie zmienia się przy ponowieniu wysyłki. - Termin przesłania policzony od dnia wystawienia, z polskim kalendarzem dni roboczych.
- Dokument przesłany niezwłocznie, gdy tylko połączenie wróciło — nie na koniec terminu.
- Właściwa liczba kodów QR dla momentu przekazania i rodzaju nabywcy.
- Certyfikat typu 2 gotowy i ważny, jeśli przekazujesz faktury poza systemem przed wysyłką.
- Korekty oznaczone jako oczekujące na numer faktury pierwotnej.
- Jeden system odpowiedzialny za wysyłkę danego dokumentu.
Zacznij od jednej faktury i przejdź jej ścieżkę od P_1 do numeru KSeF. Zobaczysz wtedy, którego z tych siedmiu punktów nie masz zapisanego nigdzie.
Czy dany tryb i termin dotyczą Twojej sprzedaży, ustal ze swoją księgowością. My opisujemy, co robi walidacja i co zapisuje system.
