Registrierkasse mit easySales verbinden: die easySales Fiscal App, der Testbon und die Kassenvorgänge

easySales spricht nicht direkt mit Ihrer Registrierkasse. Eine kleine Desktop-App — die easySales Fiscal App — läuft auf dem Rechner, an dem die Kasse hängt, holt sich die Aufgaben aus easySales und steuert das Gerät. Sobald diese Verbindung steht, drucken die Kassenbons an der Theke, und die Kassenkraft kann X- und Z-Berichte ausführen und Bargeldbewegungen erfassen, ohne easySales zu verlassen.

Diese Anleitung deckt die ganze Kette ab: die Kasse anlegen, die App installieren und verbinden, mit einem Testbon prüfen, dass alles funktioniert, und schließlich die vier Vorgänge, die dabei herauskommen.

Was die easySales Fiscal App tut

Drei Teile müssen zusammenpassen, in dieser Reihenfolge:

• easySales erzeugt die Aufgabe — einen Kassenbon zum Drucken, einen X-Bericht zum Ausführen, eine Bareinzahlung zum Erfassen.
• Die easySales Fiscal App läuft auf dem Rechner an der Theke. Sie prüft easySales in ihrem Abrufintervall, holt ab, was wartet, und schickt es an die Kasse.
• Die Registrierkasse druckt und erfasst bei Fiskaldokumenten die Beträge in ihrem eigenen Fiskalspeicher.

Die App meldet außerdem zurück, was sie kann. easySales bietet nur die Vorgänge an, die die installierte Version unterstützt — eine veraltete App zeigt also ausgegraute Schaltflächen, statt auf halbem Weg zu scheitern.

Bevor Sie beginnen

Sie brauchen das Modul Ladengeschäft aktiv — öffnen Sie in der Seitenleiste Konto → Einstellungen, dann den Tab Modules, und schalten Sie Ladengeschäft ein. Sie brauchen außerdem die Berechtigungen für Abrechnungssoftware und Drucker, um die Einrichtungsseiten zu erreichen, sowie einen Rechner an der Theke, der während der Öffnungszeiten eingeschaltet bleibt, mit daran angeschlossener Kasse. Dieser Rechner muss Windows ausführen — die easySales Fiscal App wird ausschließlich für Windows veröffentlicht.

Schritt 1: die Registrierkasse in easySales anlegen

Gehen Sie in der Seitenleiste zu Integrationen → Drucker und öffnen Sie EasySales Fiscal. Hier wird die Kasse angelegt, und hier laden Sie die App herunter.

Beide Druckerintegrationen tragen in der Liste ein Beta-Abzeichen, und die App erklärt beim Überfahren mit der Maus, warum: „Diese Integration befindet sich in der Beta-Version. Es können technische Probleme auftreten. Wir empfehlen Ihnen, diese Integration sorgfältig zu testen und uns Ihr Feedback zu geben." Das sollten Sie ernst nehmen — gehen Sie die ganze Kette vor dem ersten Verkaufstag durch, genau dafür ist der Testbon in Schritt 3 da.

Füllen Sie die Felder rechts aus:

• Druckername — so erscheint die Kasse in den Auswahllisten in easySales. Geben Sie ihr einen Namen, den eine Kassenkraft wiedererkennt, falls es einmal zwei werden.
• Belegwährung — die Währung, in der die Kasse ihre Aufzeichnungen führt. Bareinzahlungen und -entnahmen lauten darauf, sie muss also zum Gerät passen.
• Abrufintervall — wie oft die App easySales nach neuen Aufgaben fragt. Kürzer heißt: Kassenbons erscheinen schneller an der Theke.
• Mehrfaches Drucken des Dokuments zulassen — lassen Sie es aus, wenn Sie keinen Grund dafür haben. Es ist der Schutz davor, dasselbe Dokument zweimal zu drucken.

Beim Speichern erhalten Sie zwei Tokens, Anwendungstoken und Druckertoken, jeweils mit Kopierschaltfläche. Beide brauchen Sie im nächsten Schritt.

Schritt 2: die easySales Fiscal App installieren und verbinden

Auf derselben Seite listet die linke Spalte die veröffentlichten Versionen, die neueste zuerst, jeweils mit ihrem Windows-x64-Build. Nehmen Sie die neueste und installieren Sie sie auf dem Rechner an der Theke.

Öffnen Sie die App und fügen Sie den Anwendungstoken ein — das bindet die App an Ihr easySales-Konto. Fügen Sie dann den Druckertoken ein, um sie an genau diese Kasse zu binden. Ab dann läuft die App im Hintergrund und arbeitet ab, was easySales in die Warteschlange stellt.

In easySales erscheint die Kasse als Verbunden, sobald sich die App gemeldet hat. Bis dahin bleiben die Kassenvorgänge nicht verfügbar.

Schritt 3: einen Testbon senden

Prüfen Sie vor dem ersten echten Verkauf die Kette von Anfang bis Ende. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Ladengeschäft → Filialeinstellungen und klicken Sie auf der Karte Registrierkasse auf Testbon drucken.

Das Fenster öffnet sich mit einer kurzen Prüfliste — die App läuft und zeigt den Drucker als verbunden, die Kasse ist eingeschaltet, hat Papier, und das Kabel sitzt. Von dort senden Sie, und es verfolgt drei Stufen, damit ein Fehler zeigt, wo es stehen geblieben ist:

1. An die easySales Fiscal App gesendet
2. Von der App abgeholt (dem Agenten auf deinem Computer)
3. Testbon auf der Kasse gedruckt

Bleibt es hängen, zeigt das Fenster Die easySales Fiscal App antwortet nicht. und schlägt vor zu prüfen, ob die App geöffnet und mit dem Internet verbunden ist, bevor Sie es erneut versuchen. Meist heißt das: die App ist geschlossen, der Rechner schläft, oder die Kasse ist aus oder ohne Papier.

Die vier Kassenvorgänge

Gehen Sie in der Seitenleiste zu Ladengeschäft → Kassenvorgänge. Vier Aktionen stehen oben auf der Seite.

Bareinzahlung und Barentnahme fragen nach einem Betrag und lassen die Kasse dafür einen nicht-fiskalischen Beleg drucken. Der Betrag lautet auf die Belegwährung der Kasse, das Minimum ist 0,01.

X-Bericht ist der unkritische — eine Kontrollablesung des Tages bis zu diesem Moment, die den Fiskaltag offen lässt. Führen Sie ihn so oft aus, wie Sie mögen.

Z-Bericht schließt den Fiskaltag ab. Weil das eine rechtlich erhebliche Handlung ist, verlangt er eine zusätzliche Bestätigung: ein Dialog mit dem Titel Fiskaltag abschließen (Z-Bericht) warnt, dass die Kasse den Bericht druckt und automatisch an die Steuerbehörde meldet, und dass die Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann. Er braucht außerdem seine eigene Berechtigung, und keine Einstellung in easySales löst ihn automatisch aus.

Wenn eine Aktion ausgegraut ist

Jede Schaltfläche trägt einen Hinweis, warum sie nicht verfügbar ist:

• Kein verbundener Fiskaldrucker gefunden. Verbinden Sie die easySales Fiscal App, um Kassenvorgänge zu nutzen. — es hat sich noch nichts gemeldet.
• Die easySales Fiscal App auf diesem Computer unterstützt Kassenvorgänge noch nicht. Bitte aktualisieren Sie sie auf die neueste Version. — die App ist älter als der Vorgang, den Sie ausführen wollen.
• Sie haben keine Berechtigung für diesen Vorgang. — siehe den Abschnitt zu den Berechtigungen weiter unten.

Noch eine Regel: pro Kasse läuft nur ein Vorgang gleichzeitig. Starten Sie einen zweiten, während der erste noch unterwegs ist, antwortet easySales Für diesen Drucker läuft bereits ein anderer Kassenvorgang.

Der Vorgangsverlauf

Alles, was Sie ausführen, steht unter den Aktionen im Vorgangsverlauf, filterbar nach Zeitraum — Heute, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Gesamter Zeitraum — und nach Vorgangsart.

Jede Zeile zeigt das Datum, den Vorgang, den Betrag (Einzahlungen grün mit Plus, Entnahmen rot mit Minus; X- und Z-Zeilen zeigen stattdessen den Umsatz der Kasse), den Benutzer, der ihn ausgeführt hat, und den Status.

Der Status läuft über An Drucker gesendet und Von der App übernommen zu einer Formulierung, die dem entspricht, was tatsächlich passiert ist — Gedruckt bei einem X-Bericht, Gedruckt · an die Steuerbehörde gemeldet bei einem Z, Nicht-fiskalischer Beleg gedruckt bei einer Bargeldbewegung — oder Fehlgeschlagen.

Die letzte Spalte enthält den Bericht selbst. X- und Z-Berichte archivieren ein PDF, das Sie jederzeit über Ansehen oder Herunterladen öffnen können. Bargeldbewegungen zeigen dort einen Gedankenstrich — der Betrag ist in easySales erfasst, aber der einzige Ausdruck ist der nicht-fiskalische Beleg, den die Kasse damals ausgegeben hat. Testbons bleiben aus diesem Verlauf vollständig heraus.

Wer darf was

Zwei Unterkonto-Berechtigungen trennen die Kassenschublade vom Fiskaltag:

• Kassenvorgänge (X-Bericht, Bareinzahlung/-entnahme) — die täglichen Handgriffe an der Kasse.
• Abschluss des Fiskaltags (Z-Bericht) — bewusst getrennt, damit der Tagesabschluss bei einer Führungskraft bleiben kann.

Zum Ansehen der Seite braucht es keine von beiden; geprüft werden sie beim Auslösen einer Aktion, in der Oberfläche und noch einmal auf dem Server.