QuickBooks mit easySales verbinden: die vollständige Einrichtungsanleitung

Was Ihnen die Verbindung mit QuickBooks bringt

Ist QuickBooks Online verbunden, stellt easySales die Rechnungen Ihrer Bestellungen in QuickBooks aus. Es findet oder erstellt den Kunden, übernimmt jedes Produkt der Bestellung als Rechnungsposition, zusammen mit dem Versand, und speichert das PDF der Rechnung an der Bestellung. Rechnungen stellen Sie aus der Bestellung, als Sammelaktion aus der Bestellliste oder automatisch über einen Automatisierungs-Flow aus.

Drei Dinge sollten Sie vorab wissen:

• Jedes Produkt muss in QuickBooks bereits existieren, mit demselben Namen wie in Ihren Bestellungen. easySales legt in QuickBooks keine Produkte an: Es sucht jede Bestellposition anhand ihres Namens. Eine Position, deren Namen QuickBooks nicht kennt, wird abgelehnt – und mit ihr die Rechnung.
• Die Verbindung erfolgt in zwei Durchgängen. Zuerst melden Sie sich aus easySales bei QuickBooks an, dann kehren Sie zurück, öffnen die Verbindung erneut, tragen die Firmen-ID ein, wählen einen Steuercode und speichern.
• Es handelt sich um QuickBooks Online. QuickBooks Desktop kann nicht verbunden werden.

Bevor Sie beginnen

Schritt 1 — Aus easySales bei QuickBooks anmelden

1. Gehen Sie zu Integrationen → Rechnungssoftware, suchen Sie nach quickbooks und klicken Sie auf der QuickBooks-Karte auf Verbinden.
2. Klicken Sie auf Authentifizieren. Die Anmeldeseite von QuickBooks öffnet sich: Melden Sie sich an, wählen Sie Ihr Unternehmen und klicken Sie auf Connect.
3. QuickBooks leitet Sie zurück zu Rechnungssoftware.

Schritt 2 — Firmen-ID und Steuercode

Öffnen Sie die QuickBooks-Verbindung erneut und füllen Sie sie aus:

Klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie die Verbindung später öffnen, klicken Sie erneut auf Details abrufen, damit Steuercode und Speichern angezeigt werden.

Schritt 3 — Produkte in QuickBooks vorbereiten

Legen Sie in QuickBooks unter Sales → Products and services jedes Produkt, das Sie verkaufen, mit genau dem Namen an, den es in Ihren easySales-Bestellungen trägt, und hinterlegen Sie seine Umsatzsteuer (Sales Tax). Stellen Sie dann aus einer Bestellung eine Testrechnung aus, um zu prüfen, ob jede Position gefunden wird.

Rechnungen ausstellen

• Aus der Bestellung: Klicken Sie im Bereich Rechnungen der Bestellung auf Rechnung erstellen und wählen Sie QuickBooks.
• Als Sammelaktion: Markieren Sie Bestellungen in der Bestellliste, öffnen Sie Aktionen, wählen Sie Rechnung erstellen und dann QuickBooks.
• Automatisch: Fügen Sie unter Flows die Aktion Rechnung erstellen mit Ihrer QuickBooks-Verbindung hinzu.

Was QuickBooks erhält:

• Kunde: der Kunde der Bestellung, anhand des Namens gesucht. Gibt es ihn nicht, legt easySales ihn mit Name, E-Mail, Telefon, Rechnungsadresse und der Währung der Bestellung an.
• Positionen: jedes Produkt zu seinem Preis ohne MwSt., dazu der Versand als eigene Position. Der Steuercode der Verbindung gilt für jede Position, und QuickBooks schlägt die Steuer auf den Preis auf.
• Währung: die Währung der Bestellung.
• Nummer: easySales sendet keine Rechnungsnummer, Ihre Rechnungsserien in easySales gelten hier also nicht.

Zahlung, Storno und Löschen

• Als bezahlt markieren in der Bestellung erfasst die Zahlung zur Rechnung in QuickBooks. Bis dahin bleibt eine neue Rechnung unbezahlt.
• Rechnung stornieren setzt die Rechnung in QuickBooks auf ungültig (void); Rechnung löschen löscht sie dort.
• Stornorechnungen werden nicht über QuickBooks ausgestellt: Korrigieren Sie eine Rechnung direkt in QuickBooks.

Wenn QuickBooks eine Rechnung ablehnt

Der Grund wird an der Bestellung angezeigt, im Wortlaut von QuickBooks: