So laden Sie Ihre eigene Rechnung zu einer Bestellung in easySales hoch

Was das Hochladen eigener Rechnungen bewirkt

Wenn Sie Rechnungen außerhalb von easySales ausstellen — in einem Rechnungsprogramm, das Sie nicht verbunden haben, in Ihrem ERP-System oder von Hand —, können Sie trotzdem jede davon an ihre Bestellung anhängen. Sie laden das PDF hoch und geben die Rechnungsnummer ein. Danach gehört die Rechnung zur Bestellung wie jede andere: Sie wird an der Bestellung angezeigt, Sie können sie herunterladen und drucken, und easySales übermittelt sie an den Marktplatz, aus dem die Bestellung stammt.

Drei Dinge sollten Sie vorab wissen:

• Das Hochladen übermittelt die Rechnung sofort an den Marktplatz. Bei eMAG, Fashion Days, Allegro, Kaufland und den anderen Marktplätzen, die Rechnungen annehmen, geht das PDF in dem Moment an den Marktplatz, in dem Sie auf Rechnung hochladen klicken. Prüfen Sie vorher, ob es die richtige Datei für die richtige Bestellung ist: Bei eMAG lässt sich eine so übermittelte Rechnung nicht zurückziehen, und das Hochladen eines korrigierten PDFs fügt ein zweites Dokument neben dem ersten hinzu.
• Die Serie kommt aus der Bestellung, geben Sie also nur die Nummer ein. Das Upload-Fenster hat kein Feld für die Serie. easySales verwendet die Rechnungsserie der Bestellung, die aus der Rechnungsserie des Verkaufskanals stammt, aus dem die Bestellung kam. Eine Bestellung ohne Serie kann keine Rechnung erhalten.
• Eine Bestellung hat eine Rechnung. Sobald eine Bestellung eine Rechnung hat, wird ein zweiter Upload abgelehnt — es sei denn, Sie erlauben in den Einstellungen mehrere Rechnungen pro Bestellung.

Bevor Sie beginnen

Schritt 1 — Bestellung öffnen und Hochladen wählen

Öffnen Sie die Bestellung unter Bestellungen. Klicken Sie im Bereich Rechnungen auf Rechnung erstellen und wählen Sie Hochladen — ganz unten in der Liste, unter Ihren verbundenen Rechnungsprogrammen.

Dieselbe Option Hochladen finden Sie ganz unten in der Liste Schnell erstellen in der Rechnungsspalte der Bestellliste, für Bestellungen, die noch keine Rechnung haben.

Schritt 2 — Nummer eingeben und PDF auswählen

Klicken Sie auf Rechnung hochladen. Das Fenster schließt sich, und die Rechnung erscheint an der Bestellung.

Schritt 3 — Rechnung an der Bestellung prüfen

Die Rechnung steht im Bereich Rechnungen der Bestellung, mit Manual als Rechnungssoftware und der Serie der Bestellung vor der Nummer. Ihr Menü ⋮ enthält Rechnung herunterladen, Stornorechnung erstellen, Rechnung löschen und Rechnung an Drucker senden.

Das Hochladen zählt auch überall sonst in easySales als Ausstellen der Rechnung:

• Bestand: Wenn Bestand bei neuer Rechnung verringern unter Einstellungen → Bestelleinstellungen auf dem Tab Bestände aktiviert ist, werden die bestellten Produkte aus dem Bestand genommen, wie bei jeder anderen Rechnung.
• Ihr Kunde: Wenn Sie Ihren Kunden beim Ausstellen einer Rechnung eine Benachrichtigung senden, geht diese auch für eine hochgeladene Rechnung hinaus.

Der Status der Bestellung ändert sich nicht, wenn Sie eine Rechnung hochladen.

Welche Marktplätze die Rechnung erhalten

Jede Marktplatzverbindung hat die Option Rechnung nach dem Erstellen an den Marktplatz senden, die standardmäßig aktiviert ist. Deaktivieren Sie sie für eine Verbindung, bleiben die Rechnungen, die Sie für deren Bestellungen hochladen, nur in easySales.

Lehnt der Marktplatz die Rechnung ab, zeigt die Bestellung den Grund in ihren Fehlern an, beginnend mit „Unable to upload invoice:“. easySales versucht selbstständig, sie erneut zu senden, und der Fehler verschwindet, sobald der Marktplatz sie annimmt.

Storno, Löschen und eine korrigierte Rechnung

• Storno: Bei einer Bestellung, deren Rechnung Sie hochgeladen haben, öffnet Stornorechnung erstellen dasselbe Upload-Fenster. Laden Sie das PDF der von Ihnen ausgestellten Stornorechnung mit ihrer Nummer hoch. easySales setzt die Bestellung auf Zurückgesendet. Bei eMAG und Fashion Days wird das Storno an den Marktplatz übermittelt, der die Bestellung dort ebenfalls als zurückgesendet markiert.
• Rechnung löschen und Rechnung stornieren entfernen die Rechnung nur aus easySales. Vom Marktplatz wird nichts zurückgezogen.
• Eine falsche Rechnung: Löschen Sie sie an der Bestellung und laden Sie dann die richtige hoch. Bei Marktplätzen, die das falsche PDF bereits erhalten haben, kommt das neue als zusätzliches Dokument an — bei eMAG bitten Sie eMAG, das falsche zu entfernen.

Wenn ein Upload abgelehnt wird