Integrarea KSeF: cum trimiți automat facturi structurate în Polonia

Administrația fiscală poloneză nu mai preia factura ca fișier PDF. O preia ca document structurat, trimis către un sistem național care o validează, o înregistrează și îi atribuie un număr. easySales face această trimitere în locul tău: factura emisă de programul tău este transformată, trimisă, urmărită până la primirea unui verdict, iar confirmarea se salvează pe comanda de care aparține.

Un lucru merită clarificat din start: acest ghid este despre KSeF, sistemul polonez. Dacă facturezi în România, echivalentul este e-Factura ANAF — o conexiune separată în easySales, cu propriile reguli. Cele două nu se suprapun și nu se înlocuiesc reciproc.

Ce este KSeF și ce se schimbă pentru tine

KSeF — Krajowy System e-Faktur — este sistemul național polonez de facturare electronică, administrat de Ministerul Finanțelor. În loc să trimiți cumpărătorului un PDF, trimiți factura către KSeF ca document XML structurat. KSeF o validează după o schemă fixă, o înregistrează, îi atribuie un număr KSeF și returnează o confirmare oficială de primire numită UPO.

În practică se schimbă trei lucruri.

• Formatul. O factură structurată — faktura ustrukturyzowana — este date într-o schemă definită, nu un aspect de pagină. Fiecare câmp are locul lui, iar o valoare într-o formă greșită înseamnă respingere, nu o problemă cosmetică.
• Momentul în care factura devine oficială. Contează înregistrarea în KSeF, nu trimiterea pe e-mail.
• Dovada. Dovada că factura există este numărul KSeF și UPO, nu folderul de mesaje trimise.

PDF-ul nu dispare. Îl emiți în continuare, îl atașezi la comandă, îl printezi pentru pachet. Încetează doar să fie exemplarul decisiv din punct de vedere legal.

Ce face easySales cu facturile tale

easySales stă între programul care emite factura și KSeF. Nu înlocuiește facturarea ta — preia factura care există deja pe comandă și o trimite.

Odată ce factura este pe comandă, easySales construiește documentul structurat din ea, deschide o sesiune în KSeF, trimite documentul și urmărește trimiterea până când KSeF răspunde — ceea ce se întâmplă rar instantaneu. În timpul așteptării, trimiterea are statusul În curs de procesare. La acceptare, easySales salvează numărul KSeF și descarcă UPO. La respingere, salvează mesajul returnat de KSeF, cuvânt cu cuvânt, astfel încât citești motivul dat de administrația fiscală, nu o interpretare a lui.

O trimitere care nu primește niciodată un răspuns final nu rămâne suspendată la infinit: easySales verifică de cel mult cinci ori, apoi o marchează Eșuat, ca să apară drept ceva de rezolvat și să nu rămână discret „în lucru".

Înainte de conectare: ce ai nevoie

Patru lucruri, și niciunul nu vine din easySales:

• Un token de autorizare KSeF pentru firma ta.
• Numărul NIP — codul fiscal polonez pentru care a fost emis tokenul.
• Adresa și orașul din actele firmei. Ajung pe fiecare document trimis prin această conexiune ca date ale vânzătorului, deci folosește datele înregistrate ale firmei, nu adresa unui depozit.
• O sursă de facturi — unul dintre programele de facturare la care easySales se conectează, sau facturarea proprie easySales.

Merită rezolvat în același timp: contul bancar, dacă vrei să apară pe e-factură. Revenim mai jos, pentru că este cea mai frecventă surpriză din configurarea KSeF.

De unde vine tokenul

Tokenul îl generezi chiar în KSeF, pe partea Ministerului Finanțelor, pentru propriul tău număr NIP. easySales nu îl poate crea în locul tău și nicio credențială easySales nu îl înlocuiește.

Tokenul trebuie să aibă două drepturi pentru firma cu numărul NIP pe care îl introduci: emiterea facturilor și citirea statusului facturilor. Al doilea este necesar pentru că easySales interoghează KSeF pentru verdict după trimitere, deci un token care poate doar emite va trimite documentul și trimiterea nu se va finaliza niciodată.

Ce nu îți trebuie este un certificat. easySales descarcă singur certificatul cu cheia publică al KSeF și face singur autentificarea criptografică, deci nu există fișiere .crt sau .key de generat, de încărcat sau de ținut la zi — tokenul este tot ce trebuie.

Configurarea conexiunii cu KSeF

Din meniul lateral, deschide Alte servicii și alege cardul KSeF.

Câmpurile sunt puține:

• Alias — un nume pentru această conexiune. Este ceea ce alegi în automatizări și pe comandă, deci denumește-o după rolul ei („KSeF – facturi"), mai ales dacă vei avea mai multe.
• Token — lipit din KSeF.
• Numarul de identificare fiscal, Adresa, Oraș — datele vânzătorului descrise mai sus. Toate trei sunt obligatorii.
• Tip factură — Factură obișnuită sau Factură de corecție. Lasă conexiunea principală pe Factură obișnuită; secțiunea despre corecții explică la ce servește a doua setare.
• Cont bancar — opțional. Completează numărul de cont, iar dacă vrei să se tipărească și numele băncii și codul SWIFT/BIC.

Două lucruri despre secțiunea contului bancar merită spuse direct, pentru că îi costă timp pe vânzători. În primul rând, contul de pe e-facturi vine din această conexiune, nu din câmpul bancar general din setările contului — acel câmp nu este folosit aici, nici măcar ca rezervă. În al doilea rând, se aplică doar facturilor trimise după salvare: o factură deja înregistrată în KSeF nu mai poate fi completată.

Dacă marketplace-urile tale raportează metodele de plată în propriile denumiri, conexiunea are și o Mapare metodă de plată opțională, sub Arată opțiuni avansate, care traduce aceste denumiri în formele de plată recunoscute de KSeF. Regulile sunt verificate de sus în jos și pot fi reordonate.

Odată ce conexiunea există, o factură poate ajunge în KSeF pe trei căi independente — și tocmai asta îi surprinde pe oameni mai târziu:

1. O automatizare cu acțiunea Trimite comanda în care tipul conexiunii este eFactură și este selectată conexiunea ta KSeF. Aceasta este calea automată și merită configurată.
2. O trimitere manuală din comandă, din secțiunea Trimiteri de comandă de pe comanda respectivă.
3. Butonul Trimite la KSeF de pe o factură anume, în Documente de vânzare.

Fiecare funcționează independent. Oprirea unei automatizări oprește acea automatizare și nimic altceva.

Cu ce program de facturare funcționează

KSeF nu emite factura — o primește. Există deci întotdeauna două straturi, iar recunoașterea stratului pe care te afli scutește cea mai mare parte a muncii de diagnostic.

„Factura nu s-a emis" este o întrebare de stratul unu, despre programul de facturare. „S-a emis, dar KSeF a respins-o" este o întrebare de stratul doi, despre trimitere. Conexiunea KSeF funcționează automat cu programul care a emis documentul.

O regulă contează aici mai mult decât celelalte: o anumită factură ar trebui trimisă către KSeF de un singur instrument. Dacă programul tău de contabilitate trimite singur către KSeF și easySales trimite același document, KSeF vede un al doilea document cu un număr deja înregistrat pentru NIP-ul tău și îl respinge ca duplicat. Alege partea care trimite — easySales sau programul tău — și lasă-i celeilalte doar emiterea. Dacă ambele trebuie să funcționeze, restrânge partea easySales în automatizarea care trimite: o condiție Oprogramowanie księgujące (software de facturare) trimite doar facturile emise prin conexiunea aleasă și lasă restul programului tău.

Pentru vânzătorii din Polonia, easySales se conectează la Fakturownia, wFirma, iFirma, inFakt, Subiekt GT și Subiekt Nexo PRO. Dacă nu folosești niciun program extern, easySales emite facturile singur, cu seria și numerotarea tale, iar acestea ajung în KSeF în același mod.

După trimitere: numărul KSeF, UPO și codul QR pe PDF

Tot ce produce o trimitere se păstrează pe comandă, în secțiunea Trimiteri de comandă.

O trimitere reușită arată:

• Numărul KSeF — identificatorul atribuit facturii înregistrate.
• UPO XML — confirmarea oficială de primire, descărcată și salvată de easySales, ca să nu depinzi de posibilitatea de a o obține mai târziu.
• Număr referință sesiune și Număr referință factură — referințele sesiunii în care a fost trimis documentul; de ele are nevoie suportul dacă o trimitere trebuie urmărită.
• Data de procesare — momentul procesării în KSeF, care nu este obligatoriu momentul trimiterii.

Aceleași trei informații sunt și coloane la fiecare factură în Documente de vânzare — Status KSeF, Număr factură KSeF și KSeF UPO — și acesta este ecranul pentru a parcurge multe facturi deodată, fără să deschizi comandă după comandă.

O factură structurată înregistrată poate fi verificată și de oricine are PDF-ul, printr-un cod QR care duce la pagina de verificare a KSeF. easySales poate combina acest cod cu documentul facturii: în opțiunile avansate ale conexiunii de facturare easySales activează Combina factura cu codul de validare KSeF. De atunci, factura pe care o descarci, o printezi sau o atașezi conține codul și o scurtă explicație.

Cum se trimit corecțiile

O corecție nu este o copie corectată a originalului. În KSeF este un document propriu, care face referire la factura corectată, și așa trebuie și trimis.

În easySales acest lucru se exprimă prin Tip factură de pe conexiune. O conexiune setată pe Factură obișnuită preia de pe comandă facturile obișnuite; o conexiune setată pe Factură de corecție preia documentele de corecție. Vânzătorii care emit corecții au deci două conexiuni KSeF pe același token — una de fiecare tip. Ecranul conexiunilor are exact pentru asta acțiunea Clonează: dublează conexiunea funcțională, schimbă tipul facturii, redenumește aliasul, salvează.

Îndreaptă automatizarea pentru corecții către conexiunea de corecție, iar automatizarea pentru facturile originale către cea obișnuită. O singură conexiune setată pe Factură obișnuită nu va găsi niciodată documentul de corecție, iar trimiterea va raporta că nu există factură de trimis — ceea ce arată ca o eroare, dar este o lipsă de configurare.

Când o trimitere este respinsă

O respingere este răspunsul KSeF, nu al easySales — mesajul de pe trimitere este cel returnat de administrația fiscală și de obicei este suficient de concret pentru a acționa. Cele mai multe respingeri se reduc la identificarea cumpărătorului, la numerotarea facturilor sau la o valoare care nu se încadrează în schemă.

Corectarea datelor și retrimiterea

O singură regulă explică aproape orice „am corectat și eroarea a revenit":

Corectează datele pe documentul facturii, apoi apasă Retrimite.

Retrimiterea reconstruiește documentul din datele salvate pe factură. Corectarea codului de TVA al cumpărătorului pe comandă sau pe client nu schimbă niciunul dintre ele, deci următoarea trimitere va duce aceeași valoare greșită. Deschide factura, corectează acolo datele cumpărătorului, salvează — și abia apoi retrimite. O factură emisă în easySales poate fi editată până în momentul acceptării de către KSeF.

Nici așteptarea nu ajută. Fără o retrimitere, easySales întreabă KSeF care este statusul primei încercări, iar KSeF returnează în continuare verdictul inițial cu o dată proaspătă — aceeași eroare pare deci să se fi produs astăzi, deși nimic nu a fost retrimis. Acțiunea Retrimite de pe trimiterea eșuată este cea care forțează o trimitere realmente nouă.

Dacă două retrimiteri consecutive returnează un mesaj identic, datele salvate pe factură nu s-au schimbat efectiv. Deschide factura și verifică dacă corectura a ajuns pe document.

Ce nu schimbă KSeF

Merită trasate limitele clar:

• Bonul fiscal nu este factură. Un bon nu poate fi trimis în KSeF, iar easySales îl refuză în loc să trimită ceva ce KSeF ar respinge oricum.
• Numerotarea rămâne a ta. KSeF atribuie propriul număr pe lângă al tău; nu renumerotează facturile tale. Va refuza însă un al doilea document cu un număr deja înregistrat pe NIP-ul tău — deci dacă facturile pentru aceeași firmă sunt emise și de alt instrument, ține serii separate.
• Înregistrarea este definitivă. O factură înregistrată nu mai poate fi modificată sau înlocuită. Instrumentul pentru schimbare este corecția.
• Cumpărătorul primește în continuare documentul de la tine. Trimiterea în KSeF și trimiterea facturii către client sunt două lucruri diferite, iar easySales continuă să facă a doua.