KSeF integráció: strukturált számlák automatikus beküldése Lengyelországban

A lengyel adóhatóság már nem PDF-ként veszi át a számlát. Strukturált dokumentumként veszi át, amelyet egy országos rendszerbe kell beküldeni: az validálja, nyilvántartásba veszi és számot ad neki. Az easySales elvégzi helyetted ezt a beküldést: a programod által kiállított számla átalakul, beküldésre kerül, a rendszer végigkíséri a döntésig, az igazolás pedig visszamentődik arra a rendelésre, amelyhez tartozik.

Egy dolgot érdemes az elején tisztázni: ez az útmutató a KSeF-ről, a lengyel rendszerről szól. Ha Magyarországon számlázol, ott a NAV online számla az érvényes rend — külön dolog, saját szabályokkal. A kettő nem helyettesíti egymást.

Mi a KSeF, és mi változik neked

A KSeF — Krajowy System e-Faktur — a lengyel Pénzügyminisztérium által működtetett országos elektronikus számlázási rendszer. Ahelyett, hogy PDF-et küldenél a vevőnek, strukturált XML dokumentumként küldöd be a számlát a KSeF-be. A KSeF egy fix séma szerint validálja, nyilvántartásba veszi, KSeF számot ad neki, és visszaküld egy hivatalos átvételi igazolást, amelynek neve UPO.

A gyakorlatban három dolog változik.

• A formátum. A strukturált számla — faktura ustrukturyzowana — meghatározott sémában lévő adat, nem oldalkép. Minden mezőnek megvan a helye, és egy rossz formában megadott érték elutasítást jelent, nem kozmetikai hibát.
• Az a pillanat, amikor a számla hivatalossá válik. A KSeF nyilvántartásba vétele számít, nem az, hogy elküldted e-mailben.
• A bizonyíték. Annak bizonyítéka, hogy a számla létezik, a KSeF szám és az UPO, nem az elküldött levelek mappája.

A PDF nem tűnik el. Továbbra is kiállítod, csatolod a rendeléshez, kinyomtatod a csomaghoz. Csak megszűnik jogilag döntő példánynak lenni.

Mit tesz az easySales a számláiddal

Az easySales a számlát kiállító program és a KSeF között áll. Nem váltja ki a számlázásod — a rendelésen már meglévő számlát veszi át és küldi be.

Amint a számla a rendelésen van, az easySales felépíti belőle a strukturált dokumentumot, munkamenetet nyit a KSeF-ben, beküldi a dokumentumot, majd követi a beküldést, amíg a KSeF nem válaszol — ami ritkán azonnali. A várakozás alatt a beküldés státusza Függőben. Elfogadás esetén az easySales elmenti a KSeF számot és letölti az UPO-t. Elutasítás esetén szó szerint elmenti a KSeF által visszaadott üzenetet, így az adóhatóság indoklását olvasod, nem annak értelmezését.

Az a beküldés, amely soha nem kap végleges választ, nem marad örökre bizonytalanságban: az easySales legfeljebb ötször ellenőrzi, majd Sikertelen jelzést kap, hogy elvégzendő feladatként jelenjen meg, ne pedig csendben „folyamatban" maradjon.

A kapcsolat előtt: mire lesz szükséged

Négy dologra, és egyik sem az easySalesből jön:

• KSeF felhatalmazási token a cégedhez.
• A NIP szám — az a lengyel adószám, amelyre a tokent kiállították.
• A cég bejegyzett címe és városa. Ezek kerülnek minden ezen a kapcsolaton beküldött dokumentumra eladói adatként, ezért a cég nyilvántartott adatait használd, ne egy raktár címét.
• Számlaforrás — az egyik számlázóprogram, amelyhez az easySales kapcsolódik, vagy az easySales saját számlázása.

Érdemes egyszerre elrendezni: a bankszámla, ha szeretnéd, hogy megjelenjen az e-számlán. Erre lentebb visszatérünk, mert ez a KSeF beállítás leggyakoribb meglepetése.

Honnan jön a token

A tokent magában a KSeF-ben generálod, a Pénzügyminisztérium oldalán, a saját NIP számodra. Az easySales nem tudja helyetted létrehozni, és semmilyen easySales belépési adat nem helyettesíti.

A tokennek két joggal kell rendelkeznie arra a cégre, amelynek NIP számát megadod: számlakiállítás és számlastátusz olvasása. A második azért kell, mert az easySales a beküldés után lekérdezi a KSeF-től a döntést, így egy csak kiállításra jogosult token beküldi a dokumentumot, de a beküldés soha nem záródik le.

Amire nincs szükséged, az a tanúsítvány. Az easySales maga töltí le a KSeF nyilvános kulcsú tanúsítványát és maga végzi el a kriptográfiai hitelesítést, így nincs .crt vagy .key fájl, amit generálni, feltölteni vagy naprakészen tartani kellene — a token minden, ami kell.

A KSeF kapcsolat beállítása

Az oldalsó menüben nyisd meg az Egyéb szolgáltatások menüpontot, és válaszd a KSeF kártyát.

Kevés mező van:

• Alias — név ehhez a kapcsolathoz. Ezt választod ki az automatizmusokban és a rendelésen, ezért a feladata szerint nevezd el („KSeF – számlák"), különösen ha többet fogsz használni.
• Token — a KSeF-ből beillesztve.
• NIP szám, Cím, Város — a fenti eladói adatok. Mindhárom kötelező.
• Számla típus — Normál számla vagy Helyesbítő számla. A fő kapcsolatot hagyd Normál számla értéken; a helyesbítésekről szóló rész elmagyarázza, mire szolgál a második beállítás.
• Bankszámla — nem kötelező. Add meg a számlaszámot, és ha szeretnéd, hogy megjelenjen, a bank nevét és a SWIFT/BIC kódot is.

Két dolgot érdemes kimondani a bankszámla részről, mert időbe kerül az eladóknak. Egyrészt az e-számlákon szereplő számlaszám ebből a kapcsolatból származik, nem a fiókbeállítások általános bankszámla mezőjéből — azt a mezőt itt egyáltalán nem használjuk, tartaléknak sem. Másrészt csak a mentés után beküldött számlákra érvényes: egy a KSeF-ben már nyilvántartásba vett számla utólag nem pótolható.

Ha a marketplace-eid a saját szavaikkal adják meg a fizetési módokat, a kapcsolaton van egy opcionális Egyéni fizetési mód leképezés is, a Speciális beállítások megjelenítése alatt, amely ezeket a neveket a KSeF által ismert fizetési formákra fordítja. A szabályok felülről lefelé kerülnek ellenőrzésre, és átrendezhetők.

Ha a kapcsolat létrejött, egy számla három egymástól független úton juthat el a KSeF-be — és pont ez az, ami később megzavarja az embereket:

1. Egy automatizmus Rendelés küldése művelettel, amelyben a kapcsolat típusa eSzámla, és a KSeF kapcsolatod van kiválasztva. Ez az automatikus út, és ezt érdemes beállítani.
2. Kézi küldés a rendelésről, az adott rendelés Rendelés küldések szakaszából.
3. A Küldés KSeF-re gomb egy adott számlán, az Értékesítési dokumentumok között.

Mindegyik önállóan működik. Egy automatizmus leállítása azt az automatizmust állítja le, semmi mást.

Melyik számlázóprogrammal működik

A KSeF nem állítja ki a számlát — átveszi. Ezért mindig két réteg van, és annak felismerése, hogy melyiken vagy, a hibakeresés nagy részét megspórolja.

„A számla nem állt ki" az első réteg kérdése, a számlázóprogramról. „Kiállt, de a KSeF elutasította" a második réteg kérdése, a beküldésről. A KSeF kapcsolat automatikusan azzal a programmal működik együtt, amely a dokumentumot kiállította.

Egy szabály itt többet ér a többinél: egy adott számlát csak egy eszköz küldjön be a KSeF-be. Ha a könyvelőprogramod magától beküld a KSeF-be, és az easySales is beküldi ugyanazt a dokumentumot, a KSeF egy második dokumentumot lát a NIP számodon már nyilvántartott számmal, és duplikátumként elutasítja. Válaszd ki, melyik oldal küld be — az easySales vagy a programod —, a másikra pedig hagyd csak a kiállítást. Ha mindkettőnek működnie kell, szűkítsd az easySales oldalt a beküldő automatizmusban: egy Oprogramowanie księgujące (számlázóprogram) feltétel csak a kiválasztott kapcsolaton kiállított számlákat küldi be, a többit a programodra hagyja.

A lengyelországi eladóknak az easySales a következőkhöz kapcsolódik: Fakturownia, wFirma, iFirma, inFakt, Subiekt GT és Subiekt Nexo PRO. Ha egyáltalán nem használsz külső programot, az easySales maga állítja ki a számlákat a saját sorozatoddal és számozásoddal, és ezek ugyanígy kerülnek a KSeF-be.

Beküldés után: KSeF szám, UPO és QR kód a PDF-en

Minden, amit egy beküldés létrehoz, a rendelésen marad, a Rendelés küldések szakaszban.

Egy sikeres beküldés a következőket mutatja:

• KSeF szám — a nyilvántartásba vett számlához rendelt azonosító.
• UPO XML — a hivatalos átvételi igazolás, amelyet az easySales letölt és eltárol, hogy ne függj attól, később újra meg tudod-e szerezni.
• Munkamenet referencia szám és Számla referencia szám — annak a munkamenetnek a referenciái, amelyben a dokumentum beküldésre került; ezekre van szüksége a támogatásnak, ha egy beküldést vissza kell követni.
• Feldolgozás dátuma — a KSeF-ben történt feldolgozás időpontja, ami nem feltétlenül a beküldés időpontja.

Ugyanez a három adat számlánként oszlopként is megjelenik az Értékesítési dokumentumok között — KSeF státusz, KSeF számlaszám és KSeF UPO —, és ez az a nézet, ahol sok számlát tudsz egyszerre átfutni, anélkül hogy rendelést rendelés után nyitnál meg.

Egy nyilvántartásba vett strukturált számlát bárki ellenőrizhet, akinek megvan a PDF, egy QR kóddal, amely a KSeF ellenőrző oldalára vezet. Az easySales egyesítheti ezt a kódot a számla dokumentumával: az easySales számlázási kapcsolat speciális beállításai között kapcsold be a Számla egyesítése a KSeF validációs QR kóddal opciót. Ettől kezdve a letöltött, kinyomtatott vagy csatolt számla tartalmazza a kódot és egy rövid magyarázatot.

Hogyan kerülnek beküldésre a helyesbítések

A helyesbítés nem az eredeti javított másolata. A KSeF-ben önálló dokumentum, amely hivatkozik a helyesbített számlára, és így is kell beküldeni.

Az easySalesben ezt a kapcsolat Számla típus beállítása fejezi ki. A Normál számla értékre állított kapcsolat a rendelésről a normál számlákat veszi; a Helyesbítő számla értékre állított a helyesbítő dokumentumokat. A helyesbítést kiállító eladóknak tehát két KSeF kapcsolatuk van ugyanazon a tokenen — egy mindegyik típusból. A kapcsolatok képernyőjén pontosan ezért van Klónozás művelet: kettőzd meg a működő kapcsolatot, változtasd meg a számla típusát, nevezd át az aliast, ments.

A helyesbítések automatizmusát a helyesbítő kapcsolatra állítsd, az eredeti számlák automatizmusát pedig a normálra. Egyetlen Normál számla értékre állított kapcsolat soha nem találja meg a helyesbítő dokumentumot, és a beküldés azt jelzi, hogy nincs beküldendő számla — ami hibának tűnik, valójában beállítási hiányosság.

Amikor egy beküldést elutasítanak

Az elutasítás a KSeF válasza, nem az easySalesé — a beküldésen szereplő üzenet az, amit az adóhatóság visszaadott, és általában elég konkrét ahhoz, hogy lépni tudj. A legtöbb elutasítás a vevő azonosítására, a számlaszámozásra vagy egy sémába nem illő értékre vezethető vissza.

Adatjavítás és újraküldés

Egyetlen szabály megmagyarázza szinte minden „kijavítottam, és a hiba visszajött" esetet:

Javítsd az adatot magán a számladokumentumon, majd nyomd meg az Újraküldés gombot.

Az újraküldés a számlán elmentett adatokból építi újra a dokumentumot. A vevő adószámának javítása a rendelésen vagy a vevő adatlapján egyiket sem változtatja meg, így a következő beküldés ugyanazt a hibás értéket viszi. Nyisd meg a számlát, ott javítsd a vevő adatait, ments — és csak ezután küldd újra. Egy easySalesben kiállított számla addig szerkeszthető, amíg a KSeF el nem fogadja.

A várakozás sem segít. Újraküldés nélkül az easySales az eredeti kísérlet státuszát kérdezi a KSeF-től, a KSeF pedig továbbra is az eredeti döntést adja vissza friss dátummal — ugyanaz a hiba tehát úgy tűnik, mintha ma történt volna, holott semmi nem került újra beküldésre. A sikertelen beküldésen lévő Újraküldés művelet az, ami valóban új beküldést kényszerít ki.

Ha két egymást követő újraküldés azonos üzenetet ad vissza, a számlán elmentett adat valójában nem változott. Nyisd meg újra a számlát, és ellenőrizd, hogy a javítás a dokumentumra került.

Amit a KSeF nem változtat meg

Érdemes tisztán meghúzni a határokat:

• A nyugta nem számla. Nyugtát nem lehet beküldeni a KSeF-be, és az easySales elutasítja, ahelyett hogy olyat küldene, amit a KSeF amúgy is visszautasítana.
• A számozásod a tiéd marad. A KSeF a sajátját adja a tiéd mellé; nem számozza újra a számláidat. Egy második dokumentumot azonban, amelynek száma már nyilvántartásba került a NIP számodon, elutasít — ha tehát ugyanannak a cégnek más eszköz is állít ki számlát, tartsd külön sorozatban.
• A nyilvántartásba vétel végleges. Egy nyilvántartásba vett számla már nem módosítható és nem cserélhető. A változtatás eszköze a helyesbítés.
• A vevő továbbra is tőled kapja a dokumentumot. A KSeF-be beküldés és a számla vevőnek elküldése két különböző dolog, és a másodikat továbbra is az easySales végzi.