Интеграция с KSeF: автоматично подаване на структурирани фактури в Полша

Полската данъчна администрация вече не приема фактурата като PDF файл. Приема я като структуриран документ, подаден към национална система, която го проверява, регистрира го и му дава номер. easySales извършва това подаване вместо вас: фактурата, издадена от вашата програма, се преобразува, подава се, следи се до получаване на решение, а потвърждението се записва към поръчката, към която принадлежи.

Едно нещо си струва да се уточни в началото: това ръководство е за KSeF, полската система. Ако фактурирате в България, там важи редът на НАП — отделно нещо със свои правила. Двете не се заместват взаимно.

Какво е KSeF и какво се променя за вас

KSeF — Krajowy System e-Faktur — е националната полска система за електронно фактуриране, управлявана от Министерството на финансите. Вместо да изпращате на купувача PDF, подавате фактурата към KSeF като структуриран XML документ. KSeF я проверява по фиксирана схема, регистрира я, дава ѝ номер KSeF и връща официално потвърждение за получаване, наречено UPO.

На практика се променят три неща.

• Форматът. Структурираната фактура — faktura ustrukturyzowana — е данни в определена схема, а не оформление на страница. Всяко поле има своето място, а стойност в грешен формат означава отказ, не козметичен проблем.
• Моментът, в който фактурата става официална. Значение има регистрацията в KSeF, а не изпращането по имейл.
• Доказателството. Доказателството, че фактурата съществува, е номерът KSeF и UPO, а не папката с изпратени съобщения.

PDF не изчезва. Продължавате да го издавате, да го прикачвате към поръчката, да го разпечатвате за пратката. Просто престава да бъде правно решаващият екземпляр.

Какво прави easySales с вашите фактури

easySales стои между програмата, която издава фактурата, и KSeF. Не замества вашето фактуриране — взема фактурата, която вече съществува към поръчката, и я подава.

След като фактурата е към поръчката, easySales изгражда от нея структурирания документ, отваря сесия в KSeF, подава документа и следи подаването, докато KSeF отговори — което рядко става веднага. По време на изчакването подаването е със статус В изчакване. При приемане easySales записва номера KSeF и изтегля UPO. При отказ записва съобщението, върнато от KSeF, дословно, така че четете причината, дадена от данъчната администрация, а не нейно тълкуване.

Подаване, което никога не получава окончателен отговор, не остава висящо безкрайно: easySales проверява най-много пет пъти, след което го отбелязва като Неуспешно, за да се появи като нещо за решаване, а не да остане тихо „в процес".

Преди да се свържете: какво ви трябва

Четири неща, и нито едно от тях не идва от easySales:

• Токен за оторизация в KSeF за вашата фирма.
• Номерът NIP — полският данъчен номер, за който е издаден токенът.
• Регистрираният адрес и град на фирмата. Попадат върху всеки документ, подаден през тази връзка, като данни на продавача, затова използвайте регистрираните данни на фирмата, а не адрес на склад.
• Източник на фактури — една от програмите за фактуриране, с които easySales се свързва, или собственото фактуриране на easySales.

Струва си да се уреди едновременно: банковата сметка, ако искате да се появява върху е-фактурата. Връщаме се към това по-долу, защото е най-честата изненада при настройката на KSeF.

Откъде идва токенът

Токенът генерирате самите вие в KSeF, от страната на Министерството на финансите, за собствения си номер NIP. easySales не може да го създаде вместо вас и никакви данни за вход в easySales не го заместват.

Токенът трябва да носи две права за фирмата с номера NIP, който въвеждате: издаване на фактури и четене на статуса на фактурите. Второто е необходимо, защото след подаване easySales пита KSeF за решението, така че токен, който може само да издава, ще подаде документа, но подаването никога няма да се доведе до край.

Това, което не ви трябва, е сертификат. easySales сам изтегля сертификата с публичния ключ на KSeF и сам извършва криптографското удостоверяване, така че няма файлове .crt или .key, които да генерирате, качвате или поддържате — токенът е всичко необходимо.

Настройка на връзката с KSeF

От страничното меню отворете Други услуги и изберете картата KSeF.

Полетата са малко:

• Псевдоним — име за тази връзка. Именно него избирате в автоматизациите и към поръчката, затова я наименувайте според предназначението ѝ („KSeF – фактури"), особено ако ще имате повече от една.
• Токен — поставен от KSeF.
• NIP номер, Адрес, Град — данните на продавача, описани по-горе. И трите са задължителни.
• Тип фактура — Стандартна фактура или Коригираща фактура. Оставете основната връзка на Стандартна фактура; разделът за корекциите обяснява за какво служи втората настройка.
• Банкова сметка — по избор. Попълнете номера на сметката, а ако искате да се отпечатват — и името на банката, и кода SWIFT/BIC.

Две неща за раздела с банковата сметка си струва да се кажат направо, защото струват време на търговците. Първо, сметката върху е-фактурите идва от тази връзка, а не от общото банково поле в настройките на профила — това поле не се използва тук, дори като резервно. Второ, важи само за фактури, подадени след записването: фактура, вече регистрирана в KSeF, не може да бъде допълнена.

Ако вашите marketplace платформи подават методите на плащане със свои наименования, връзката има и незадължително Персонализирано картографиране на метод на плащане под Покажи разширени опции, което превежда тези наименования във формите на плащане, разпознавани от KSeF. Правилата се проверяват отгоре надолу и могат да се пренареждат.

След като връзката съществува, фактура може да стигне до KSeF по три независими пътя — и точно това изненадва хората по-късно:

1. Автоматизация с действие Изпрати поръчката, в която типът на връзката е еФактура и е избрана вашата връзка с KSeF. Това е автоматичният път и той си струва да се настрои.
2. Ръчно изпращане от поръчката, от раздела Подавания на поръчки към съответната поръчка.
3. Бутонът Изпрати към KSeF към конкретна фактура в Документи за продажба.

Всеки работи самостоятелно. Спирането на една автоматизация спира тази автоматизация и нищо друго.

С коя програма за фактуриране работи

KSeF не издава фактурата — приема я. Затова винаги има два слоя, а разпознаването на слоя, в който сте, спестява по-голямата част от диагностичната работа.

„Фактурата не се издаде" е въпрос от първия слой, за програмата за фактуриране. „Издаде се, но KSeF я отказа" е въпрос от втория слой, за подаването. Връзката с KSeF работи автоматично с програмата, която е издала документа.

Едно правило тук е по-важно от останалите: дадена фактура трябва да се подава към KSeF само от един инструмент. Ако вашата счетоводна програма подава сама към KSeF и easySales подава същия документ, KSeF вижда втори документ с номер, вече регистриран за вашия NIP, и го отказва като дубликат. Изберете страната, която подава — easySales или вашата програма — а на другата оставете само издаването. Ако и двете трябва да работят, ограничете страната на easySales в автоматизацията, която подава: условие Oprogramowanie księgujące (програма за фактуриране) подава само фактурите, издадени през избраната връзка, а останалите оставя на вашата програма.

За търговците в Полша easySales се свързва с Fakturownia, wFirma, iFirma, inFakt, Subiekt GT и Subiekt Nexo PRO. Ако не използвате никаква външна програма, easySales сам издава фактурите с вашата серия и номерация и те стигат до KSeF по същия начин.

След подаването: номер KSeF, UPO и QR код върху PDF

Всичко, което създава едно подаване, се пази към поръчката, в раздела Подавания на поръчки.

Успешното подаване показва:

• KSeF номер — идентификаторът, присвоен на регистрираната фактура.
• UPO XML — официалното потвърждение за получаване, изтеглено и запазено от easySales, за да не зависите от възможността да го получите по-късно.
• Референтен номер на сесията и Референтен номер на фактурата — референциите на сесията, в която е подаден документът; те са нужни на поддръжката, ако едно подаване трябва да се проследи.
• Дата на обработка — моментът на обработката в KSeF, който не е задължително моментът на изпращането.

Същите три данни са и колони към всяка фактура в Документи за продажба — KSeF статус, KSeF номер на фактурата и KSeF UPO — и това е изгледът за преглед на много фактури наведнъж, без да отваряте поръчка след поръчка.

Регистрирана структурирана фактура може да бъде проверена и от всеки, който разполага с PDF, чрез QR код, който води до страницата за проверка на KSeF. easySales може да обедини този код с документа на фактурата: в разширените опции на връзката за фактуриране на easySales включете Обедини фактурата с KSeF валидационен QR код. От този момент фактурата, която изтегляте, разпечатвате или прикачвате, съдържа кода и кратко пояснение.

Как се подават корекциите

Корекцията не е поправено копие на оригинала. В KSeF тя е самостоятелен документ, който се позовава на коригираната фактура, и така трябва да бъде подадена.

В easySales това се изразява чрез Тип фактура към връзката. Връзка, настроена на Стандартна фактура, взема от поръчката стандартните фактури; връзка, настроена на Коригираща фактура, взема коригиращите документи. Затова търговците, които издават корекции, имат две връзки с KSeF на един и същ токен — по една от всеки тип. Екранът на връзките има точно за това действие Клонирай: дублирайте работещата връзка, сменете типа фактура, преименувайте псевдонима, запишете.

Насочете автоматизацията за корекции към коригиращата връзка, а автоматизацията за оригиналните фактури — към стандартната. Една единствена връзка, настроена на Стандартна фактура, никога няма да намери коригиращия документ и подаването ще съобщи, че няма фактура за подаване — което изглежда като грешка, а е пропуск в настройката.

Когато подаването бъде отказано

Отказът е отговор на KSeF, а не на easySales — съобщението към подаването е това, което е върнала данъчната администрация, и обикновено е достатъчно конкретно, за да действате. Повечето откази се свеждат до идентификацията на купувача, до номерацията на фактурите или до стойност, която не се вписва в схемата.

Поправяне на данните и повторно подаване

Едно правило обяснява почти всяко „поправих, а грешката се върна":

Поправете данните върху самия документ на фактурата, след което натиснете Изпратете отново.

Повторното подаване изгражда документа отново от данните, записани върху фактурата. Поправянето на номера по ДДС на купувача върху поръчката или върху клиента не променя нито едно от тях, така че следващото подаване ще носи същата грешна стойност. Отворете фактурата, поправете там данните на купувача, запишете — и едва тогава подайте отново. Фактура, издадена в easySales, може да се редактира до момента, в който KSeF я приеме.

Изчакването също не помага. Без повторно подаване easySales пита KSeF за статуса на първоначалния опит, а KSeF продължава да връща първоначалното решение с нова дата — същата грешка изглежда така, сякаш е възникнала днес, макар нищо да не е подадено отново. Действието Изпратете отново към неуспешното подаване е това, което налага наистина ново подаване.

Ако две последователни повторни подавания връщат едно и също съобщение, записаните данни на фактурата всъщност не са се променили. Отворете фактурата отново и проверете дали поправката е стигнала до документа.

Какво KSeF не променя

Струва си границите да се очертаят ясно:

• Касовата бележка не е фактура. Касова бележка не може да се подаде към KSeF и easySales я отказва, вместо да изпраща нещо, което KSeF така или иначе би отхвърлил.
• Вашата номерация остава ваша. KSeF присвоява свой номер наред с вашия; не преномерира вашите фактури. Ще откаже обаче втори документ с номер, вече регистриран под вашия NIP — така че ако фактури за същата фирма се издават и от друг инструмент, водете отделни серии.
• Регистрацията е окончателна. Регистрирана фактура вече не може да се променя или заменя. Инструментът за промяна е корекцията.
• Купувачът продължава да получава документа от вас. Подаването към KSeF и изпращането на фактурата към клиента са две различни неща и easySales продължава да върши второто.