Cum conectezi wFirma cu easySales: ghid complet de configurare
Emite facturi în wFirma din easySales și citește stocul dintr-un depozit wFirma: cheile API, tipul și seria documentului, produsele potrivite după SKU, opțiunile avansate și mesajele returnate de wFirma.
Ce îți aduce conectarea wFirma
Cu wFirma conectat ca program de facturare, easySales emite factura unei comenzi direct în contul tău wFirma — cu cumpărătorul, produsele, transportul și reducerile — și o leagă de comandă. Din comandă poți deschide PDF-ul facturii și îi poți înregistra plata. wFirma poate fi și sursa ta de stoc: easySales citește atunci stocul unui depozit wFirma în produsele tale.
Două lucruri de știut înainte să începi:
- Implicit, fiecare produs trebuie să existe în wFirma, cu codul egal cu SKU-ul. easySales înregistrează fiecare linie a facturii pe produsul corespunzător din wFirma, iar wFirma îl scade din stoc. Un produs pe care wFirma nu îl are oprește întreaga factură. Dacă nu îți ții produsele și stocul în wFirma, activează Emite factură fără diminuarea stocului — vezi pasul 4.
- wFirma numerotează factura. easySales nu trimite niciun număr: wFirma îi dă fiecărei facturi următorul număr din seria pe care o alegi în conexiune.
Înainte să începi
Un cont wFirma
Cu seria de facturi pe care vrei să o folosești.
O cheie de acces și o cheie secretă
Create în wFirma — vezi pasul 1.
Produsele tale în wFirma
Cu codul egal cu SKU-ul din easySales — dacă nu emiți facturi fără diminuarea stocului.
Pasul 1 — Creează cheile API în wFirma
- Autentifică-te în wFirma și deschide Ustawienia » Bezpieczeństwo » Aplikacje » Klucze API.
- Adaugă o cheie API nouă pentru easySales.
- Copiază cheia de acces și cheia secretă. wFirma îți arată cheia secretă o singură dată — păstreaz-o până salvezi conexiunea.
Pasul 2 — Conectează wFirma în easySales
Mergi la Integrări → Facturare, caută wfirma și apasă Conectează pe cardul WFirma — sau Editează, dacă l-ai conectat deja.
Completează formularul, alege Tip Document și apasă Obține detalii. Apare apoi câmpul Serie facturi, cu seriile tale wFirma de acel tip: alege una și apasă Salvare.
| Câmp | Ce completezi |
|---|---|
| Nume conexiune |
Un nume pe care îl recunoști, de exemplu wFirma – Faktura VAT.
|
| ID companie | ID-ul firmei tale în wFirma. |
| Cheie de acces | Cheia de acces de la pasul 1. |
| Cheia secreta | Cheia secretă de la pasul 1. |
| Tip Document | Documentul pe care îl emite easySales: Factură cu TVA, Chitanță la casa de marcat, Pro formă, Dovada vânzării / Chitanță nefiscală, variantele în regim de marjă și fără TVA, și altele. |
| Serie facturi | După Obține detalii: seria wFirma din care se numerotează facturile. |
Când redeschizi o conexiune salvată, apasă din nou Obține detalii ca să vezi și să schimbi seria.
Pasul 3 — O conexiune pentru fiecare tip de document
O conexiune emite un singur tip de document. Dacă emiți facturi pentru unele comenzi și bonuri sau proforme pentru altele, fă câte o conexiune pentru fiecare tip: deschide conexiunea, apasă Obține detalii, apoi Clonează, iar în copie alege celălalt Tip Document și seria lui. Denumește fiecare conexiune după documentul ei, de exemplu wFirma – Faktura VAT și wFirma – Paragon.
Sub serie se află șablonul — textul scris în descrierea facturii, construit din detalii ale comenzii, precum ID-ul comenzii sau numărul AWB.
Pasul 4 — Opțiuni avansate
Apasă Arată opțiuni avansate sub șablon. Pe cele mai multe le poți lăsa cum sunt, dar decide asupra primei înainte de prima factură.
| Opțiune | Ce face |
|---|---|
| Emite factură fără diminuarea stocului | Dezactivată: fiecare linie este înregistrată pe produsul wFirma al cărui cod este egal cu SKU-ul, iar wFirma îl scade din stoc. Activată: liniile sunt trimise ca text simplu și stocul din wFirma nu se schimbă — folosește-o dacă nu toate produsele tale sunt în wFirma. |
| Utilizați data comenzii ca dată de emitere a facturii | Emite factura cu data comenzii în loc de data de azi. |
| Invoice item display mode | Product name sau SKU ca text al fiecărei linii. |
| Shipping charge name source |
Static folosește numele pe care îl introduci la Shipping charge name — Transport dacă îl lași gol; Delivery notes folosește notele de livrare ale comenzii, iar numele static când o comandă nu are.
|
| Reducere pe factură | Linie separată adaugă fiecare reducere ca linie proprie; Proporțional o împarte pe produse. |
| Afișează produsele cadou ca discount separat | Afișează un produs cu prețul 0 pe două linii: prețul lui întreg, apoi o reducere egală. |
| Elimină caracterele speciale | Elimină caracterele speciale din numele și adresa cumpărătorului. |
| Generează garanție la facturare | Emite un certificat de garanție odată cu factura, din șablonul pe care îl alegi. |
Ce apare pe factură
- Cumpărătorul: codul fiscal al clientului decide tipul de cumpărător. Un NIP polonez sau un cod fără prefix de țară este trimis ca NIP; un cod cu prefix de țară din UE, ca cod de TVA UE; fără cod, cumpărătorul este persoană fizică. Un cumpărător care există deja în wFirma cu același NIP este refolosit.
- Liniile: fiecare produs cu prețul brut, cota de TVA și cantitatea, apoi transportul — când costă mai mult de 0 — și reducerile comenzii.
- Moneda: moneda comenzii.
- Comenzile plătite: o comandă deja plătită este facturată ca plătită. Dacă marchezi mai târziu o factură ca plătită, plata se înregistrează în wFirma.
- PDF-ul: când deschizi factura din comandă, aceasta se descarcă din wFirma.
wFirma ca sursă de stoc
Ca să citești stocul dintr-un depozit wFirma, salvează mai întâi conexiunea de facturare de mai sus. Apoi mergi la Integrări → Surse de stoc și apasă Conectează pe cardul WFirma.
- Introdu un Nume depozit pe care îl recunoști.
- La Contul software-ului de facturare, alege conexiunea ta de facturare wFirma — sursa de stoc folosește cheile ei.
- Apasă Obține detalii, alege la Gestiune depozitul wFirma din care se citește și apasă Salvare.
easySales citește stocul fiecărui produs din acel depozit wFirma cam la fiecare jumătate de oră și îl potrivește cu produsele tale după cod: un produs wFirma al cărui cod este egal cu SKU-ul unui produs îi dă acelui produs stocul său. Stocul este doar citit — easySales nu modifică niciodată stocul din wFirma. Ca să îl folosești, setează această sursă ca sursă de stoc a unei gestiuni avansate.
Când o factură este refuzată
Mesajele pe care le vei vedea cel mai des pe o comandă:
| Mesaj | Ce faci |
|---|---|
| No good id found for product: … | wFirma nu are niciun produs al cărui cod să fie egal cu SKU-ul produsului. Adaugă produsul în wFirma cu acel cod sau activează Emite factură fără diminuarea stocului. |
| WFirma Error: ERROR, Stan magazynowy nie może być ujemny. | wFirma nu are stoc suficient dintr-un produs de pe comandă. Recepționează stocul în wFirma sau activează Emite factură fără diminuarea stocului. |
| WFirma Error: ERROR, Nieprawidłowy NIP. … | Codul fiscal al clientului nu este un NIP polonez valid. Corectează-l pe comandă și emite din nou factura. |
| WFirma Error: Authentication error. Please check your access key, secret key, and app key. | Cheile sau ID-ul companiei sunt greșite. Creează chei noi în wFirma și introdu-le în conexiune. |
| The Invoice Series field is required. | Apasă Obține detalii, alege o Serie facturi și salvează. |