Cum conectezi e-Factura (ANAF) cu easySales: trimite facturile automat
Trimite facturile în e-Factura ANAF din easySales: autorizarea cu certificatul digital, fluxul de automatizare care trimite fiecare factură, statusurile pe comandă, refuzurile ANAF și retrimiterea.
Ce îți aduce conectarea e-Factura
În România, facturile trebuie trimise în sistemul e-Factura al ANAF. Cu e-Factura conectat, easySales îți trimite facturile la ANAF, păstrează răspunsul pe care ANAF îl dă pentru fiecare și ți-l arată pe comandă: acceptată sau refuzată, cu motivele ANAF.
Trei lucruri de știut înainte să te apuci:
- Conectarea singură nu trimite nimic. O factură ajunge la ANAF când o trimite un flux de automatizare — de obicei fiecare factură, imediat ce este emisă — sau când o trimiți manual din comandă. Configurează fluxul de la pasul 4, altfel nu se depune nicio factură.
- Autorizezi easySales cu certificatul digital al firmei. Nu există parolă de introdus: ANAF cere certificatul digital calificat al unei firme înregistrate în Spațiul Privat Virtual (SPV), cu acces la e-Factura.
- Un singur program ar trebui să îți trimită facturile la ANAF. Dacă programul tău de facturare le trimite deja, nu trimite aceleași facturi și din easySales — ANAF refuză a doua copie.
Înainte să începi
O firmă înregistrată în SPV
Cu acces la e-Factura.
Un certificat digital calificat
Al firmei, instalat în browserul din care te conectezi.
Datele contului la zi
Numele firmei, strada și județul în Setări → Cont, așa cum sunt înregistrate la ANAF.
Pasul 1 — Deschide e-Factura în easySales
Mergi la Integrări → Alte servicii. La Sisteme e-Invoice, apasă Conectare pe cardul e-Factura — sau Editează, dacă l-ai conectat deja.
Pasul 2 — Autorizează easySales la ANAF
Apasă Conectează-te cu Anaf. Se deschide pagina de autentificare ANAF, care îți cere un certificat digital: alege certificatul calificat al firmei, instalat în browserul pe care îl folosești. ANAF te trimite apoi înapoi în easySales, iar conexiunea are acum încă două câmpuri.
Pasul 3 — Completează datele firmei
| Câmp | Ce completezi |
|---|---|
| Alias | Un nume pentru această conexiune, folosit doar în easySales. |
| CIF | Codul fiscal al firmei care emite facturile — firma certificatului digital. |
| Oraș | Orașul sediului social al firmei. |
Apasă Salvare.
Restul datelor tale ca vânzător pe factură — numele firmei, strada și județul — sunt preluate din Setări → Cont. Verifică să fie cele înregistrate la ANAF înainte să trimiți prima factură.
Pasul 4 — Trimite facturile automat
Creează un flux de automatizare în Fluxuri:
- Declanșator: Factura comanda creata.
- Acțiune: Trimite comanda, cu Tip conexiune eFactură și conexiunea ta e-Factura la Conexiune.
Fiecare factură emisă de atunci încolo este trimisă la ANAF imediat ce există. Adaugă un al doilea flux cu declanșatorul Factură de corecție creată și aceeași acțiune, ca să fie trimise și facturile storno.
Ca să trimiți manual o factură, deschide comanda și apasă Trimite comanda în secțiunea Trimiteri de comandă, apoi alege conexiunea e-Factura.
Pasul 5 — Urmărește fiecare factură pe comandă
Fiecare comandă trimisă la ANAF primește un rând în secțiunea Trimiteri de comandă, cu conexiunea și statusul:
| Status | Ce înseamnă |
|---|---|
| Ne trimisă | Factura așteaptă să fie trimisă. |
| În curs de procesare | ANAF a primit factura și o verifică. |
| Succes | ANAF a acceptat factura. |
| Eșuat | ANAF a refuzat-o; motivele sale apar pe rând. |
| Anulată | Documentul nu a fost trimis — de exemplu un bon fiscal, care nu este factură. |
Meniul ⋮ de pe rând are Informații suplimentare: data răspunsului ANAF, Index Încărcare pe care ANAF l-a dat facturii și Vezi document, care deschide arhiva ZIP trimisă înapoi de ANAF — XML-ul facturii cu semnătura ANAF, dacă a fost acceptată, sau mesajul de eroare ANAF, dacă nu. PDF-ul facturii rămâne cel emis de programul tău de facturare.
Când ANAF refuză o factură
ANAF verifică fiecare factură după regulile sale și dă motivul în propriile cuvinte. Cele mai frecvente:
| Ce spune ANAF | Ce faci |
|---|---|
| [BR-RO-110] … Subdiviziunea tarii Cumparatorului (BT-54) trebuie sa fie codificata … | Județul cumpărătorului lipsește sau nu este un județ din România. Corectează județul pe adresa de facturare — sau, pentru un cumpărător din străinătate, nu trimite factura în e-Factura. |
| [BR-RO-100] … Localitatea Cumparatorului (BT-52) trebuie sa fie codificata folosind lista de coduri SECTOR-RO … | Pentru un cumpărător din București, scrie la oraș sectorul — de exemplu Sector 3. |
| nu a fost identificat cui cumparator | ANAF nu cunoaște codul fiscal al cumpărătorului. Corectează CUI-ul sau tratează cumpărătorul ca persoană fizică. |
| CUI-ul identificat in factura … este radiat | Firma cumpărătorului a fost radiată. Verifică codul fiscal cu clientul. |
| Factura a mai fost transmisa anterior cu index=… | Factura este deja în e-Factura — trimisă mai devreme sau de programul tău de facturare. Nu mai ai nimic de făcut pentru ea. |
După ce corectezi datele pe comandă — sau pe factura însăși, dacă ai editat factura în easySales — apasă Retrimite în meniul ⋮ al rândului eșuat. Dacă retrimiți aceleași date, primești același refuz.