iFirma mit easySales verbinden: eine vollständige Einrichtungsanleitung
Stellen Sie die Rechnungen Ihrer Bestellungen in iFirma aus: API-Schlüssel faktura, Zugangsdaten, Rechnungsbemerkungen, Rechnungsstellung, KSeF, Buchungsmonat und häufige Ablehnungen.
Was Ihnen die Verbindung mit iFirma bringt
iFirma (ifirma.pl) ist eine polnische Online-Software für Buchhaltung und Rechnungsstellung. Mit easySales verbunden, stellt sie die Rechnungen zu Ihren Bestellungen aus: easySales übermittelt den Käufer und jede Position der Bestellung, iFirma erstellt und nummeriert eine Inlandsrechnung mit USt. (faktura krajowa), und das Rechnungs-PDF bleibt an der Bestellung. Auf Marktplätzen, die Rechnungen annehmen, etwa Allegro, wird die Rechnung auch an den Marktplatz gesendet.
Drei Dinge sollten Sie vorab wissen:
- easySales benötigt den API-Schlüssel „faktura“ zusammen mit Ihren iFirma-Zugangsdaten. iFirma hat vier API-Schlüssel; verwendet wird nur der mit dem Namen faktura. Sie erzeugen ihn in iFirma und fügen ihn in easySales ein, zusammen mit der E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei iFirma anmelden.
- Speichern prüft den Schlüssel nicht. Ein falscher Benutzername oder Schlüssel zeigt sich erst, wenn die erste Rechnung ausgestellt wird. Stellen Sie deshalb direkt nach dem Verbinden eine Testrechnung aus.
- Korrekturen erfolgen in iFirma. Wenn Sie eine Rechnung in easySales annullieren oder löschen, wird sie nur von der Bestellung entfernt; die Rechnung bleibt in iFirma, wo Sie sie korrigieren oder stornieren.
Bevor Sie beginnen
Ein iFirma-Konto
Für Ihr in Polen registriertes Unternehmen.
Ihre iFirma-Zugangsdaten
Die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich anmelden.
Der API-Schlüssel „faktura“
In iFirma erzeugt, unter Konfiguracja → Rozszerzenia i integracje → API.
Schritt 1 — Den API-Schlüssel „faktura“ in iFirma erzeugen
- Melden Sie sich bei ifirma.pl an und öffnen Sie Konfiguracja → Rozszerzenia i integracje → API (Konfiguration → Erweiterungen und Integrationen → API).
- Klicken Sie auf Aktywuj dostęp podstawowy (Basiszugang aktivieren).
- Klicken Sie neben dem Schlüssel faktura auf wygeneruj (erzeugen) und kopieren Sie den Schlüssel.
Schritt 2 — iFirma in easySales verbinden
Gehen Sie zu Integrationen → Rechnungssoftware, suchen Sie nach ifirma und klicken Sie auf der iFirma-Karte auf Verbinden — oder auf Bearbeiten, wenn Sie sie bereits verbunden haben.
| Feld | Was Sie eintragen |
|---|---|
| Verbindungsname | Ein Name, an dem Sie die Verbindung erkennen; er wird nur in easySales verwendet. |
| Benutzername (E-Mail) | Die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei iFirma anmelden. |
| Token | Der API-Schlüssel faktura aus Schritt 1. |
| USt.-befreit | Nein für ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen. |
| Vorlage | Der Text der Rechnungsbemerkungen — siehe Schritt 3. |
Schritt 3 — Die Rechnungsbemerkungen
Vorlage ist der Text, der in die Bemerkungen (Uwagi) jeder Rechnung geschrieben wird. Fügen Sie über die Schaltflächen Bestelldaten hinzu — die Bestell-ID, die Plattform, die Nummer des Versandetiketts, die Zahlungsmethode — oder geben Sie einen eigenen Text ein.
Erweiterte Optionen anzeigen öffnet einige weitere Einstellungen: Geschenkprodukte als separater Rabatt, das Entfernen von Sonderzeichen aus den Käuferdaten, eine mit jeder Rechnung ausgestellte Garantie und Rechnungen ohne Rabatte.
Klicken Sie auf Speichern und stellen Sie dann aus einer Bestellung eine Testrechnung aus.
Rechnungen ausstellen
- Aus der Bestellung: Klicken Sie im Bereich Rechnungen der Bestellung auf Rechnung erstellen und wählen Sie iFirma.
- Als Sammelaktion: Markieren Sie Bestellungen in der Bestellliste, öffnen Sie Aktionen, wählen Sie Rechnung erstellen und dann iFirma. Jede Bestellung erhält ihre eigene Rechnung.
- Automatisch: Fügen Sie unter Flows die Aktion Rechnung erstellen mit Ihrer iFirma-Verbindung hinzu.
Was iFirma erhält:
- Käufer: den Firmen- oder Kundennamen, die Rechnungsadresse, E-Mail und Telefon.
- Positionen: jedes Produkt mit Menge, Bruttopreis und USt.-Satz aus der Bestellung, dazu den Versand als eigene Position.
- Daten: Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen, das Verkaufsdatum ist das Bestelldatum.
- Nummer: iFirma nummeriert die Rechnung.
KSeF
easySales sendet für iFirma-Rechnungen nichts an KSeF: Das übernimmt iFirma gemäß seinen eigenen KSeF-Einstellungen. In iFirma legen Sie unter KSeF → Konfiguracja KSeF (KSeF-Konfiguration) fest, ob über die API ausgestellte Rechnungen automatisch oder auf Anforderung an KSeF gesendet werden.
Wenn iFirma eine Rechnung ablehnt
Der Grund wird an der Bestellung angezeigt:
| Meldung | Was zu tun ist |
|---|---|
| Pole 'Data wystawienia' musi być zgodna z miesiącem i rokiem księgowym | Der Buchungsmonat in iFirma ist nicht der aktuelle. Stellen Sie ihn in iFirma auf den aktuellen Monat um und stellen Sie die Rechnung erneut aus. |
| The invoice issue date cannot be later than the 15th day of the month following the month of sale. | Nach polnischen Regeln ist eine Rechnung bis zum 15. Tag des Monats nach dem Verkauf möglich. Stellen Sie Rechnungen für ältere Bestellungen direkt in iFirma aus. |
| IFirma Error: Pole 'Cena jedn. brutto' musi być większe od 0 | Eine Position der Bestellung hat den Preis 0, etwa ein kostenloses Geschenk. iFirma nimmt keine Positionen ohne Preis an. |