Hogyan generálj garancialeveleket az easySales-ben: sablonok, rendelésenként és tömegesen
Építs fel egyszer egy újrafelhasználható garanciasablont, majd generálj garancialevél PDF-et bármely számlázott rendeléshez — egyenként vagy tömegesen egy egész feldolgozási csoporthoz.
A garancialevél az a dokumentum, amelyet a vásárló megőriz, hogy igazolja, mennyi ideig fedezett a vásárlása. Az easySales egy újrafelhasználható sablonból generálja neked — egyszer megtervezed az elrendezést, és minden rendelés egy letisztult levelet készít, amely felsorolja a termékeket, a sorozatszámokat és a garanciaidőt.
Ez az útmutató bemutatja, mire van először szükséged, hogyan építsz garanciasablont, és hogyan generálod a levelet egyetlen rendelésen vagy egy egész tételhez.
Mik a garancialevelek
A garancialevél az easySales-ben egy garanciasablonból generált és egy rendeléshez csatolt PDF. A sablon szabályozza a megjelenést — egy fejléc, egy terméktáblázat és egy lábléc —, míg a rendelésspecifikus adatok (termékek, sorozatszámok, garanciahónapok) automatikusan kitöltődnek a generáláskor.
Mielőtt elkezded
Két dolognak kell a helyén lennie, mielőtt levelet generálhatsz:
Maga a garanciaidő nincs a levélre beírva — az minden termék garanciaidejéből (hónapokban) származik, amely a terméken van beállítva. A garanciaidő nélküli termékek egyszerűen kimaradnak a levélből.
Garanciasablon beállítása
Nyisd meg a Rendelések Feldolgozása → Garancia sablonok menüt, és hozz létre egyet. Egy sablon minden rendelésen újrafelhasználható, így általában egyszer állítod be.
Te szabályozod, mit mutat a levél:
Fejléc és lábléc
A saját formázott szöveged — garanciafeltételek, ügyfélszolgálati elérhetőség, cégadatok. Beilleszthetsz dinamikus értékeket, mint a rendelés száma vagy a mai dátum.
Termékoszlopok
Kiválasztod, mely oszlopokat mutatja a terméktáblázat: terméknév, sorozatszám, SKU, EAN, mennyiség és a garanciaidő hónapokban.
Csatolt dokumentumok
Csatolj további PDF-eket (például a teljes általános feltételeidet) — ezek minden, a sablonból generált levél végéhez fűződnek.
Egy újrafelhasználható név
Nevezd el a sablont, hogy könnyű legyen kiválasztani, amikor levelet generálsz, egy rendelésen vagy egy egész csoporthoz.
Ha te magad nem hozol létre egyet, az easySales egy alapértelmezett sablonnal indít, hogy azonnal generálhass leveleket.
Garancialevél generálása egy rendelésen
Nyisd meg a rendelést, és használd a Garancia létrehozása vezérlőt (a számlaszekció mellett). Két lehetőséged van:
- Generálás sablonból — kiválasztasz egy garanciasablont, és az easySales a rendelés termékeiből, azok sorozatszámaiból és minden termék garanciahónapjaiból építi fel a levelet.
- Saját feltöltése — csatolsz egy máshol elkészített garancia-PDF-et, ha inkább nem generálnál egyet.
A levél a rendelésen PDF-ként mentődik, amelyet letölthetsz vagy megoszthatsz. Ha a sablonhoz további PDF-dokumentumok vannak csatolva, azok a levél végéhez fűződnek.
Levelek generálása tömegesen
Amikor egy tétel rendelést dolgozol fel, nem kell mindegyiket megnyitnod. Egy feldolgozási csoportból egyszerre generálhatsz garancialeveleket minden jogosult rendeléshez — kiválasztod a sablont, és az easySales végigmegy a csoporton, kihagyva a nem számlázott vagy már garanciával rendelkező rendeléseket. Van újragenerálási lehetőség is, ha újra kell építened őket.
Mi van a levélen
A levél a sablonodból és a rendelés adataiból épül fel:
- Fejléc és lábléc — a saját szöveged (feltételek, ügyfélszolgálati elérhetőség, cégadatok), automatikusan kitöltött dinamikus értékekkel, mint a rendelés száma és dátuma.
- Egy terméktáblázat — egy sor minden garanciával rendelkező termékhez, a kiválasztott oszlopokkal: terméknév, sorozatszám, SKU, EAN, mennyiség és a garanciaidő hónapokban.
- Csatolt dokumentumok — bármely, a sablonhoz hozzáadott PDF (pl. általános feltételek), a levél után fűzve.
Mivel a levél a rendelésből olvassa a sorozatszámokat és minden termékből a garanciaidőt, minél teljesebbek ezek az adatok, annál hasznosabb a levél — ezért tartsd kitöltve a termékek garanciahónapjait, és rögzítsd a sorozatszámokat ott, ahol nyomon követed őket.