Hogyan kezeled a csapatod az easySales-ben: szerepek, engedélyek és tagok meghívása

Egy fiók egyedül kezelve jól működik, amíg valaki másnak is be nem kell jutnia — egy kolléga, aki a rendeléseket intézi, egy könyvelő, aki csak a számlákhoz nyúl, egy raktáros, aki csak címkéket nyomtat. A valódi kérdés sosem az, „hogyan adom hozzá"; hanem az, „mennyit engedek látni és tenni neki". Pontosan erre való a Csapatom: egyetlen bejelentkezést csapattagok szabályozott halmazává alakít, mindegyiküknél pontosan azzal a hozzáféréssel, amit te döntesz el.

Ez az útmutató ezt a gondolatot követi. Lefedjük, hol található a Csapatom és ki nyithatja meg, a csomaglimiteket arról, hány embert adhatsz hozzá, hogyan hívsz meg valakit, a szerepeket és a részletes engedélyeket, amelyek a valódi munkát végzik, hogyan korlátozhatsz egy tagot bizonyos rendelésstátuszokra, a tagonkénti alapértelmezett nyomtatót, az engedély-előbeállítások mentését újrafelhasználásra, és hogyan vonod vissza vagy aktiválod újra a hozzáférést később.

A Csapatom az alfiókok funkció. Az oldalsávban lépj a Felhasználói fiók → Csapatom menüpontra. Az oldal csak a fióktulajdonos számára látható — a csapattagjaid sosem látják, épp ezért az ő hozzáférésük csak a tiéd szabályozni.

Mit tesz lehetővé a „Csapatom"

Egy csapattag egy alfiók a fő fiókod alatt. A saját hitelesítő adataival jelentkezik be, és ugyanazokban az adatokban dolgozik, mint te — a rendeléseidben, termékeidben és ajánlataidban —, de csak azokban a részekben, amelyeket megadtál. Egyetlen fióktulajdonos van: te, az előfizető és az egyetlen, aki megnyithatja a Csapatom-ot, embereket hívhat meg és megváltoztathatja, mit tehet meg mindenki más.

A funkció valójában nem a „kolléga meghívásáról" szól — hanem hozzáférés-szabályozásról. Ugyanazon a fiókon két tagnak teljesen eltérő élménye lehet: az egyik teljes menüt lát és szinte bármit megtehet, a másik három menüpontot lát és csak nézelődhet. Ezt tagonként te döntöd el, és bármikor megváltoztathatod.

Mielőtt belekezdesz: a csomaglimitek

A legfontosabb, amit tudni kell, mielőtt bárkit meghívnál: a csapattagokat az előfizetési csomagod szabályozza. A legtöbb meglepetés innen ered.

Ha a meghívás gomb szürke, vagy egy meghívó nem küldhető el, szinte mindig ez az ok — elérted a csomagod által engedélyezett csapattagok számát. A magasabb csomagra váltás megemeli a limitet.

Csapattag meghívása

A csapatoldalról adsz hozzá embereket. Nyisd meg a Felhasználói fiók → Csapatom oldalt, majd válaszd a Hozzáadás lehetőséget egy új tag indításához.

Meghívó küldése

Az űrlap az új tag E-mail-címét kéri — azt a címet, amellyel be fog jelentkezni. Állítsd be a hozzáférését (szerepek és engedélyek, amelyek a következőkben szerepelnek; itt egy mentett előbeállítást is alkalmazhatsz), és válaszd a Küldje el a meghívót lehetőséget. Az easySales meghívót küld e-mailben arra a címre. Amíg az illető el nem fogadja, a tag a csapatlistádon „Függőben lévő meghívás" jelvénnyel jelenik meg.

Mit lát a meghívott személy

A kolléga egy linket tartalmazó e-mailt kap. Megnyitja, beállítja a saját jelszavát, és onnantól a saját hitelesítő adataival jelentkezik be egy különálló csapat-bejelentkezésnél — nem a te fő bejelentkezésednél vagy jelszavaddal. Sosem látja a számlázásodat vagy a Csapatom oldaladat; csak az easySales azon részeit, amelyeket megadtál neki.

Újraküldés

Ha az e-mail elveszik, vagy az illető nem cselekszik időben, nem kell elölről kezdened. Amíg egy tag még függőben van, válaszd a Meghívó újraküldése lehetőséget a csapatlista-bejegyzésében, hogy újra elküldd ugyanarra a címre.

Szerepek és engedélyek

A hozzáférés két rétegből épül fel: egy Szerepből és egy Engedélyek halmazból. A szerep többnyire csak címke; az engedélyek döntik el, mit láthat és tehet meg ténylegesen egy tag.

Adminisztrátor vs Felhasználó

Egy tagnak a két szerep egyikét rendelheted: Adminisztrátor vagy Felhasználó. Eltérően viselkednek. Az Adminisztrátor a teljes hozzáférésű gyorsút: bepipálod, és minden engedély bekapcsol, az engedély-jelölőnégyzetek pedig lezárulnak — egy Adminisztrátor tag bármit megtehet. A Felhasználó a normál szerep, ahol az általad bepipált engedélyek szabályozzák a tag hozzáférését. Tehát bárkinek, akinek nem kéne szabad keze legyen az egész fiók felett, hagyd Felhasználó-n, és csak a szükséges engedélyeket add meg.

Engedélycsoportok

Az easySales-nek körülbelül 120 egyedi engedélye van — sokkal túl sok ahhoz, hogy egyenként állítsd be őket —, ezért csoportokba vannak rendezve. Minden csoport a platform egy területét fedi le, és azon belül kapcsolod, mit tehet meg egy tag: megtekintés, létrehozás, szerkesztés, törlés, exportálás stb. Íme a fő csoportok, amelyekkel dolgozni fogsz.

Nem kell minden csoporthoz hozzányúlnod. Gyakori minta, hogy a legtöbbet kikapcsolva hagyod, és csak azt a területet kapcsolod be, amelyre egy tagnak szüksége van — egy könyvelő a számlákat kapja és alig mást; egy csomagoló a rendeléseket, futárokat és nyomtatókat.

Hogyan rejtik az engedélyek a menüket és tiltják a műveleteket

Ez az a viselkedés, amit érdemes megérteni, mert erről kérdeznek a legtöbbet. Egy engedély egyszerre két dolgot tesz. Ha egy tagnak hiányzik egy terület engedélye, a megfelelő menüpont egyszerűen nincs ott — nem szürke, csak hiányzik. És még ha más úton el is jut az oldalra, maga a művelet is tiltva van. Tehát „a kollégám nem látja a Számlák menüt" és „a kollégám nem tud számlát létrehozni" ugyanaz a dolog két nézőpontból: hiányzik az engedély.

A másik oldal ugyanolyan hasznos: add meg az engedélyt, és megjelenik a menüpont és a művelet is. Így építesz mindenkinek személyre szabott, rendezett munkaterületet ahelyett, hogy mindenkinek odaadnád a teljes platformot.

Hozzáférés korlátozása bizonyos rendelésstátuszokra

Egy tagot bizonyos rendelésstátuszokra is leszűkíthetsz. Ezek az Egyéni státuszok csoportként jelennek meg az engedélypanelen, közvetlenül a Rendelések után: pipáld be a Hozzáférés minden egyéni státuszhoz lehetőséget, hogy minden státuszt engedélyezz, vagy hagyd kikapcsolva, és csak azokat tedd fehérlistára, amelyekkel dolgoznia kéne. Egy így korlátozott tag csak az engedélyezett státuszokban lévő rendeléseket látja és kezeli — hasznos, amikor egy futárasztali kollégának csak a szállításra kész rendelésekhez kéne nyúlnia, nem az újakhoz vagy a töröltekhez.

Tagonkénti alapértelmezett nyomtató beállítása

Minden tagnak lehet saját Alapértelmezett nyomtatója. Állítsd be a konfigurációjában, és az a nyomtató lesz előre kiválasztva, valahányszor nyomtat — címkék, számlák, bármi, amit nyomtathat. A raktáros az egyik gépen és az iroda a másikon mind a megfelelő eszközre nyomtat anélkül, hogy minden alkalommal beállítást módosítana.

Engedély-előbeállítások

Ha már néhánynál több tagot kezelsz, ugyanazoknak a négyzeteknek az újra és újra bepipálása fárasztóvá válik. Az easySales lehetővé teszi, hogy egy szerep-és-engedély kombinációt elnevezett előbeállításként ments. Építsd fel egyszer a hozzáférést — egy „Raktár" előbeállítást, egy „Könyvelő" előbeállítást —, és alkalmazd egyetlen kattintással, amikor meghívsz vagy szerkesztesz egy tagot. Az előbeállítás egy gyorsút, nem olyasmi, amit a tag lát: alkalmazása csak kitölti a szerepeket és engedélyeket, amelyeket egyébként kézzel állítanál be, és utána még módosíthatod őket.

Tagok kezelése: visszavonás és újraaktiválás

Az emberek elmennek, szerepet váltanak, vagy egyszerűen szünetre van szükségük. A csapatlistáról anélkül kezeled minden tag hozzáférését, hogy bármit törölnél.

Valaki hozzáférésének leállításához használd a Hozzáférés visszavonása lehetőséget a bejegyzésén. Többé nem tud bejelentkezni, és a tag „Visszavonva" jelvényt jelenít meg. Ez visszafordítható — amikor készen állsz visszaengedni, az Aktiválás visszaállítja a hozzáférését ugyanazokkal az engedélyekkel, amelyei voltak. Vedd figyelembe, hogy az újraaktiválás újraellenőrzi a csomaglimitet: ha a csapatod már a csomag által engedélyezett szinten van, szükséged lesz egy szabad helyre (vagy magasabb csomagra), mielőtt egy visszavont tag visszatérhet.

A „Függőben lévő meghívás" (aki még nem fogadta el) és a „Visszavonva" (akit kikapcsoltál) között a csapatlista egy pillantással megmondja minden tag állapotát.