Automatizare magazin online: 6 fluxuri care îți procesează singure comenzile de sărbători

Automatizarea unui magazin online înseamnă că fiecare comandă trece singură prin pașii repetitivi: AWB, factură, e-Factura, mesajul către client și statusul.

Tu scrii regula o singură dată, iar sistemul o aplică la fiecare comandă nouă.

Orice regulă are trei părți: un declanșator (comanda a intrat, factura s-a emis), o condiție (plata e online, coletul are sub 10 kg) și o acțiune (creează AWB-ul, trimite SMS-ul).

Mai jos ai cele șase automatizări care economisesc cel mai mult timp între Black Friday și Crăciun.

Pentru fiecare găsești regula concretă, capcanele ei și ce e mai bine să rămână în mâna unui om.

Ce înseamnă automatizarea comenzilor într-un magazin online?

Gândește-te la ce face cineva din echipă la fiecare comandă. Deschide comanda, verifică plata, alege curierul, generează AWB-ul, emite factura, o încarcă pe marketplace și îi scrie clientului.

Sunt aceleași clicuri, de sute de ori pe zi.

Un program de procesare a comenzilor (pe scurt OMS, de la order management system) face acești pași în locul tău, după reguli. Omului îi rămân excepțiile.

Fiecare regulă se citește ca o propoziție: „Când se întâmplă ceva, dacă o condiție e adevărată, atunci fă asta”.

Regulile se înlănțuie. Factura emisă de prima regulă devine declanșatorul celei de-a doua, care o trimite în e-Factura. Așa construiești un traseu complet fără să apeși nimic.

De ce merită să automatizezi acum, între Black Friday și Crăciun?

Pentru că volumul crește mai repede decât echipa. Sameday estimează 10 milioane de colete între 6 și 20 noiembrie, cu 15% peste 2025.

FAN Courier se așteaptă la până la 800.000 de colete în ziua de vârf (HotNews).

Iar sezonul nu se termină cu eMAG. Trendyol are a doua etapă, „Black Friday Bestsellers”, între 27 noiembrie și 2 decembrie (Wall-Street.ro). Urmează Moș Nicolae și Crăciunul.

În același timp, ai mai puține zile lucrătoare. Cyber Monday cade luni, 30 noiembrie, de Sfântul Andrei, care e zi liberă legală. A doua zi e 1 Decembrie.

e-Factura adaugă presiune. Din 1 ianuarie 2026, o factură se transmite în sistemul RO e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere.

Termenul vine din OUG 120/2021, modificată prin OUG 89/2025 (textul publicat de ANAF).

Zilele libere nu se numără în termen, dar nici echipa ta nu lucrează în ele.

O factură emisă vineri, 27 noiembrie, are ca zile lucrătoare următoare 2, 3, 4, 7 și 8 decembrie.

O regulă care trimite factura în e-Factura imediat după emitere scoate termenul din grijile echipei.

Verifică totuși cu contabilul cum se aplică regula de calcul la tipul tău de facturi.

1. Cum generezi AWB-ul automat, fără să greșești curierul?

AWB-ul e cel mai ușor de automatizat complet. Întrebarea importantă nu e dacă îl generezi automat, ci când.

Trei momente posibile

Pentru cele mai multe magazine, combinația sigură e simplă. Plata online primește AWB la intrarea comenzii. Rambursul primește AWB după un status de confirmare.

Ce trebuie să fie corect înainte să plece AWB-ul

• Greutatea: din fișa produsului, nu un 1 kg pus din oficiu. Tariful și uneori chiar curierul depind de ea.
• Suma de ramburs: totalul comenzii, cu transportul inclus dacă îl plătește clientul.
• Adresa: județul, localitatea și codul poștal trebuie să se potrivească între ele.
• Locker sau domiciliu: o livrare în easybox sau alt locker are nevoie de punctul ales de client la checkout.

Dacă lipsește ceva, curierul refuză AWB-ul. Regula trebuie să pună atunci comanda într-un status de eroare, nu să o lase să aștepte nevăzută până sună clientul.

2. Cum emiți factura automat și o trimiți în e-Factura?

Factura se emite din programul de facturare sau din platforma de comenzi, dacă are facturare proprie. Automatizarea decide când se emite și ce se întâmplă apoi cu ea.

Când emiți factura

La plata online, factura la intrarea comenzii e cea mai simplă variantă. Banii sunt încasați, iar clientul primește documentul imediat.

La ramburs, ai de ales.

O factură emisă la intrarea comenzii trebuie stornată dacă coletul e refuzat. O factură emisă la livrare evită stornarea, dar clientul o primește după ce a plătit curierului.

Momentul emiterii facturii are reguli fiscale proprii, iar o regulă automată le aplică exact cum ai configurat-o. Stabilește varianta împreună cu contabilul înainte să o pornești.

Lanțul factură → e-Factura

Transmiterea în SPV e o regulă separată, pornită de evenimentul „factura a fost creată”. Nu o pune ca a doua acțiune lângă emitere.

Așa pleacă doar facturile care chiar există.

Multe programe de facturare pot trimite singure în e-Factura. Alege un singur drum: fie programul de facturare, fie platforma de comenzi. Două drumuri înseamnă dubluri sau goluri.

Răspunsul ANAF nu vine pe loc. Uită-te zilnic după facturile respinse: o factură respinsă trebuie corectată și retrimisă, iar cât timp nu e validată, termenul tău curge.

3. Cum încarci automat factura pe comanda din eMAG sau Trendyol?

Pe marketplace, clientul își caută factura în contul lui, pe pagina comenzii. Dacă nu o găsește, îți scrie, iar mesajele de felul ăsta se înmulțesc exact în decembrie.

Încărcarea poate pleca singură, imediat după emitere. În practică ai nevoie de trei lucruri:

1. Factura legată de comanda din marketplace, nu doar de un număr intern al tău.
2. O conexiune cu marketplace-ul care trimite documentul automat, fără descărcare și reîncărcare.
3. O verificare zilnică a comenzilor expediate care încă nu au factura încărcată.

La retururi, întreabă-te și unde ajunge factura de stornare. Unele marketplace-uri o primesc pe aceeași comandă, altele doar factura inițială.

Regulile se schimbă, așa că verifică documentația fiecărui marketplace pe care vinzi.

Pentru calendarul campaniilor de pe fiecare marketplace, vezi și ghidul nostru de Black Friday 2026 pentru selleri.

4. Ce mesaje trimiți automat clientului și când?

Un client care știe unde e coletul nu sună. Patru mesaje, trimise la momentul potrivit, acoperă aproape toate întrebările din decembrie.

SMS-ul costă, emailul nu. Folosește SMS-ul doar unde clientul chiar are nevoie de informație repede: AWB-ul și curierul aflat în drum spre el.

Pe marketplace, verifică ce mesaje trimite deja platforma și ce permit regulile ei privind contactul direct cu cumpărătorii. Nu-i trimite clientului aceeași informație de două ori.

Mesajele despre comandă sunt informări. Ofertele și reducerile sunt marketing și cer acordul clientului. Ține-le separate și verifică textele cu cine se ocupă de GDPR în firma ta.

5. Cum se schimbă statusurile comenzilor fără intervenția ta?

Statusul spune echipei ce urmează. Schimbat de mână, se uită. Schimbat de o regulă, transformă lista de comenzi într-o coadă de lucru.

Contează două tipuri de status: cel de pe marketplace, pe care îl vede clientul, și cel intern, pe care îl vede depozitul.

Statusul de pe marketplace

Când coletul pleacă, marketplace-ul trebuie să afle. O integrare bună trimite statusul automat la generarea AWB-ului, iar tu nu mai marchezi comenzile ca expediate una câte una.

Contează mai ales pe marketplace-urile care îți măsoară termenul de expediere. O comandă plecată la timp, dar marcată târziu, arată ca o întârziere.

Statusuri interne ca o coadă de lucru

Creează câteva statusuri proprii și dă fiecăruia o regulă care îl pune și un om care îl golește.

De exemplu, „are un produs fără stoc în depozit” mută comanda în „Așteaptă stoc”.

Dimineața, fiecare om din echipă își deschide statusul lui și lucrează de sus în jos. Nu mai caută prin toată lista ce comenzi au rămas în urmă.

6. Cum rutezi comenzile după județ, greutate sau metoda de plată?

Nu orice curier e cel mai bun pentru orice colet. Rutarea automată alege curierul sau contul de curier după câteva reguli simple, la fiecare comandă.

Criteriile cele mai folosite în România sunt:

• Județul sau localitatea: un curier poate fi mai rapid în București, altul în zonele rurale.
• Greutatea totală: tarifele pe kilogram diferă mult între contracte, mai ales peste 10–20 kg.
• Metoda de plată: rambursul mare merită un cont cu asigurare.
• Metoda de livrare: lockerul ales de client decide singur curierul.
• Canalul de vânzare: unele marketplace-uri au curieri proprii sau condiții de transport separate.

Ține regulile exclusive. Dacă o comandă se potrivește în două reguli, poate primi două AWB-uri.

Fiecare ramură trebuie să excludă explicit celelalte cazuri, de exemplu „peste 20 kg și nu locker”.

Păstrează și un plan B pentru zilele de vârf. Dacă un curier anunță întârzieri, schimbi contul într-o singură regulă, nu în 300 de comenzi.

Ce e mai bine să lași manual?

Automatizarea merge pe comanda obișnuită. Comenzile neobișnuite merită un om, iar regula trebuie doar să le recunoască și să le oprească la timp.

• Comenzile de valoare mare: un telefon de confirmare costă mai puțin decât un colet refuzat, mai ales la ramburs.
• Clienții cu refuzuri în trecut: o listă neagră oprește AWB-ul automat pentru ei.
• Firmele cu date incomplete: o factură pe firmă cu CUI greșit e greu de reparat după ce a plecat în e-Factura.
• Cererile de anulare: dacă clientul a cerut anularea, AWB-ul nu trebuie să mai plece.
• Stocul incert: ultimele bucăți sau produsele aduse de la furnizor la comandă.
• Adresele ciudate: fără număr, sau cu o localitate care nu se potrivește cu județul.

Rețeta e aceeași pentru toate. Regula pune o etichetă și statusul „De verificat”, iar cineva decide. După decizie, un singur clic rulează restul automatizărilor.

Cum pornești automatizările fără să strici ceva în vârf de sezon?

Nu porni toate cele șase reguli în aceeași zi. Fiecare are nevoie de câteva zile pe comenzi reale ca să-i vezi excepțiile.

1. Scrie pe o foaie traseul de azi al unei comenzi, pas cu pas, și cine face fiecare pas.
2. Alege o singură regulă, pe un singur canal. De exemplu, AWB pentru comenzile de pe site plătite online.
3. Testeaz-o pe 5–10 comenzi reale, rulând-o manual înainte să o lași să pornească singură.
4. Pornește-o și verifică istoricul ei în fiecare dimineață, timp de o săptămână.
5. Adaugă ce se întâmplă când eșuează: un status și o etichetă, ca eroarea să fie vizibilă.
6. Abia apoi adaugă următoarea regulă din lanț.
7. În săptămâna de vârf nu schimbi reguli decât dacă ceva e stricat.

Dacă citești articolul după 27 noiembrie, sari direct la regula care îți mănâncă cel mai mult timp azi. De obicei e AWB-ul sau factura.

Cum te ajută easySales să automatizezi procesarea comenzilor?

easySales adună comenzile de pe site și de pe marketplace-uri într-o singură listă și le procesează prin fluxuri: reguli cu declanșator, condiții și acțiuni, construite vizual, fără cod.

Declanșatoare pentru fiecare pas al comenzii

Un flux pornește la evenimentul ales: Comandă primită, Comandă modificată, factura creată, Expediere creată, Status livrare comandă modificat, schimbarea statusului custom sau Picking comandă finalizat.

Condițiile citesc datele comenzii: metoda de plată, județul de livrare, greutatea totală, valoarea, curierul, marketplace-ul, produsele, etichetele și statusul custom.

Fiecare condiție are două ieșiri, „da” și „nu”, deci o comandă poate merge la un curier și alta la altul.

AWB, factură și e-Factura din fluxuri

Acțiunile Creează AWB și Creează factură folosesc curierii și programul de facturare conectate: SmartBill, Oblio, FGO și altele, sau facturarea easySales.

Trimiterea în e-Factura merge prin conexiunea cu ANAF, cu acțiunea Trimite comanda, într-un flux pornit de factura creată.

Pe eMAG, Trendyol și celelalte marketplace-uri care primesc facturi, easySales încarcă factura pe comandă automat, după emitere.

Dacă ai oprit trimiterea automată pe o conexiune, acțiunea Trimite factura în marketplace o trimite când vrei tu.

Când AWB-ul e generat, easySales marchează comanda ca finalizată și trimite statusul către canalul de vânzare.

Pentru alte statusuri de pe marketplace există acțiunea Actualizează statusul comenzii pe marketplace.

Mesaje, statusuri custom și erori vizibile

Notificările către client pleacă din șabloanele tale, pe email sau SMS, inclusiv WhatsApp, la evenimente precum comanda primită, AWB-ul creat sau factura emisă.

Pentru un status anume, folosești în flux acțiunile de notificare prin email sau prin SMS.

Dacă AWB-ul sau factura nu se pot crea, secțiunea Dacă eșuează a acțiunii pune comanda într-un status custom și îi adaugă etichete.

O eroare de conexiune cu curierul se reîncearcă întâi automat.

Orice acțiune poate fi și amânată, cu până la o săptămână, sau programată într-un interval orar pe zilele alese.

De exemplu, AWB-uri doar în zilele lucrătoare, până la ora la care trece curierul.

Comenzile care cer un om

Pentru comenzile de verificat, fluxul pune o etichetă și un status.

După decizie, rulezi un flux manual pe comanda deschisă sau pe până la 50 de comenzi selectate, din meniu sau cu o scurtătură de tastatură.

Găsești fluxurile pe pagina fluxuri de automatizare, iar configurarea pas cu pas în ghidul Cum funcționează fluxurile.

Restul procesării comenzilor, de la import până la retur, e pe pagina gestionarea comenzilor.

Poți renunța oricând, iar primele 14 zile sunt gratuite. Încearcă easySales gratuit 14 zile, fără card bancar.